為什麼工作援助可能是黎明馬奧尼最需要的東西

工作援助可以成為幫助您的業務的學習解決方案嗎？

為您的員工提供升級所需的信息是管理員工和經營成功企業不可或缺的一部分。 當您發現問題領域或知識空白時，只需快速搜索一下 Google 即可發現可用於培訓員工的各種選項。

在線課程和電子學習是流行的培訓方式。 但它們是否最適合教授您需要員工了解的信息？

培訓課程和電子學習解決方案並不總是靈丹妙藥。 這些通常是對問題的昂貴且耗時的答案，並且根據您的員工需要知道的內容，這可能是浪費時間和金錢。

在您投資任何學習解決方案之前，請考慮您的員工需要了解的內容。 可以用一些說明性​​的材料來教嗎？ 用戶是否需要經常訪問易於閱讀的材料而不是他們需要記住的東西？

如果其中任何一個的答案是肯定的，那麼您可能需要的是工作援助。

工作輔助工具可以幫助人們學習如何完成任務。 在這篇文章中，Dawn Mahoney 分享了她關於創建最適合您的業務的工作輔助工具的建議。

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Dawn 是 Learning In The White Space 的創始人，也是培訓促進和教學設計的主要權威之一。 她非常了解工作輔助工具，她創建了一個課程來幫助您將它們用於您的業務，“並非一切都需要成為一門課程：工作輔助工具”。

什麼是工作援助？

工作幫助，也稱為“備忘單”，是任何可以幫助您完成任務的材料。

Dawn 認為，工作輔助工具是使人們獲得可用信息以獨立執行任務的重要工具。 它們不必是正式的或在任何特殊軟件上創建的。 他們只需要以最簡單的方式成功地幫助用戶完成一個過程。

您可能已經在使用工作輔助工具，甚至不知道。 工作幫助可以在您的計算機屏幕上以虛擬便籤的形式出現，提醒您計算機登錄密碼是什麼。 它可能是詳細說明如何為您的家庭辦公室建造新辦公桌的紙質組裝說明。 它可以是清單、信息圖表、應用程序、打印輸出、在紙上潦草地寫的便條——所有這些都有可能成為有效的工作輔助工具。

工作輔助工具被反複使用，為回頭客提供價值。 設計為易於理解和快速使用。 Dawn 強調，最重要的是，工作輔助工具應在需要時方便取用。

當您需要工作幫助時（不是培訓課程）

您需要的學習材料類型完全取決於您希望用戶知道什麼。

工作輔助更適合：

• 難以記憶或不需要記憶的過程
• 獨立的信息
• 您不經常需要的信息

人們通常認為課程可以彌補員工知識的差距，但在尋求解決方案之前，您應該考慮信息的應用。 如果您需要幫助用戶按照流程登錄計算機程序，是否有必要讓他們完成耗時的培訓課程？ 或者帶有相關標籤屏幕截圖的說明書就足夠了？

工作幫助並不總是必須獨立於培訓課程——它們可以是有用的補充。 但是，Dawn 的建議是，在課程之外也應該可以使用工作輔助工具。 它們應該是可下載的文檔或外賣單，用戶可以在需要時參考。

什麼是有效的工作援助？

Dawn 強調，成功的工作援助應該清晰、簡潔，並優先考慮信息的質量而不是數量。

雖然你的工作援助有多長並不一定重要（例如，一些手冊超過一千頁），但它的結構卻很重要。 工作助手的主要要求是快速傳遞信息，因此索引較長的材料並將文本分解成易於查找的塊。

文本應該簡單地呈現，例如，在項目符號點、編號列表或一目了然的簡短句子中。

有效的工作輔助工具通常包括相關圖像，以幫助明確說明。 Dawn 建議在您的工作輔助工具中盡可能包含高質量的照片或屏幕截圖。

Dawn 還建議使用以視覺為主導的格式，如 PDF 或 PowerPoint，作為工作輔助的基礎，因為它們可以顯示文本和視覺元素。 她建議不要使用 Excel 等格式，這可能會使演示變得過於復雜，並使信息更難吸收。

您可以將視頻用作工作輔助工具，但請注意使用它們可能很耗時。 用戶可能需要觀看更多視頻而不是查找相關信息，因此，將來可能不會依賴工作幫助。

如何創建成功的工作援助

創造就業援助不一定很複雜，但它確實需要一個徹底的方法。 Dawn 分享了她在這四個步驟中創建有效工作援助的過程。

1.了解用戶需要知道什麼

Dawn 建議通過與執行相關任務的人員交談來開始創建工作援助的過程。 他們遵循什麼程序？ 他們已經使用了哪些工作輔助工具（如果有的話）？ 問題出在哪裡，他們的知識差距在哪裡？

熟悉工作援助將關注的問題，您將更好地了解要包含哪些信息。 另一方面，通過找出用戶已經擁有的知識，您將知道要排除什麼。

發現知識差距的其他方法包括查找需要更新的過時信息或查看培訓材料以了解現有流程中缺少的內容。

2. 決定創建什麼類型的工作援助

一旦您知道要包含哪些信息，您就需要決定要創建哪種類型的工作援助。

有許多不同的類型，您需要確定最適合用戶的類型。 Dawn 創建了她的“工作輔助選擇”工具作為起點，突出了一些典型的業務需求和可能是合適解決方案的工作輔助。

如果這份清單讓您不知所措，為什麼不從考慮您在組織中已有的工作幫助類型開始，並且最適合您的團隊。

你總是可以嘗試新的類型，但堅持你知道你的用戶已經很好地使用的類型將有助於工作幫助更快地取得成功。

3. 準備材料並創建工作幫助

在您選擇了一種工作援助類型後，您可以開始收集創建它所需的材料。 這可能包括準備圖像，例如屏幕截圖或拍照。

寫作時，請記住保持文本簡潔明了，如果您使用專業材料，請確保您有 SME 定義流程步驟或術語。

有許多數字工具可幫助您創建出色的工作援助。 Dawn 稱讚 Snagit 的免費工作幫助模板是她的最愛之一，但重要的是要注意，您幾乎可以使用任何內容創建軟件來製作工作幫助，從 Word 文檔到更複雜的文件。

4. 讓工作幫助更容易找到

最後，您需要確保完成的工作輔助工具易於訪問。 Dawn 認為，使學習材料難以找到是成功的最重要障礙之一。

想想你的用戶何時何地需要這種工作幫助，並相應地放置它。 如果您的用戶是辦公室工作人員，他們在使用計算機時需要這些信息，那麼您可能希望給他們一個可以下載到桌面的文檔。 但是，如果您的用戶是銷售助理，需要幫助處理收銀機上較少使用的流程，那麼粘貼在櫃檯上的打印輸出可能更合適。

使工作輔助工具易於訪問的一種好方法是為它們創建一個空間（以數字方式或其他方式），並讓每個人都知道它們在哪裡。 Dawn 的首要提示是只有一個鏈接可以將用戶帶到您的內部系統頁面或 Google 文檔，其中包含指向您所有工作輔助工具的鏈接，因此它們始終可用。

在您的員工有一些時間使用工作輔助工具後，請花一些時間檢查它們的有效性。 它們被使用了嗎？ 是否有任何您遺漏或需要改進的信息或步驟？ 您創建了工作幫助來提供幫助，因此請檢查它是否正在發揮作用。

Dawn 認為，監控工作輔助工具是否有效的最佳方法是確定它們是否有用並在使用中。 如果不是，找出原因並相應地調整它們。 但是，如果是這樣，您可能會發現自己創造了更多的東西來幫助您的業務受益。

如果您想了解更多關於 Dawn 創建有效工作輔助工具的過程，請訪問她在 TechSmith 學院的課程，“並非一切都需要成為課程：工作輔助工具”。

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