您應該在電子郵件簽名中輸入什麼信息？

您可能見過一個電子郵件簽名，它只是一個名字，另一個包括詳細信息行、鏈接和圖像。 哪個更好？ 哪個更有效？ 我們將幫助您決定應將哪些信息放入電子郵件簽名中。

這取決於您將簽名用於什麼

首先，問問自己您將使用簽名做什麼。 它是貴公司的專業簽名還是個人簽名？ 默認情況下，您會為每封電子郵件還是僅對某些電子郵件使用簽名？ 您打算在內部和外部電子郵件中都包含簽名嗎？

相關你應該為電子郵件簽名而煩惱嗎？

大多數創建和使用電子郵件簽名的人出於職業原因這樣做。 如果您是學生或求職者，也可以使用簽名。 考慮到這一點，您包含的詳細信息可能取決於您的行業、職業或意圖。

此外，如果您計劃對發送的所有電子郵件使用簽名，則您包含的外部郵件和內部郵件（在您的組織內）的詳細信息可能會有​​所不同。 在這種情況下，您可以考慮設置多個簽名並使用您當時需要的一個。

讓我們來看看每個簽名應包含的基礎知識、您可以添加的可選項目以及您應該從電子郵件簽名中刪除的詳細信息。

簽名中應包含的內容

這些是您應該包含在簽名中的基本細節。

全名：至少，您應該在電子郵件簽名中包含您的全名（名字和姓氏）。 雖然您可能只在個人電子郵件中使用您的名字，但您應該在專業電子郵件中使用您的全名。

職位或職位：當您向新人發送電子郵件時，假設他們對您一無所知。 他們有你的名字和你的公司（如下），但可能想知道你在公司的職位。

公司名稱：同樣，由於大多數簽名用於商業目的，您應該在下方或與您的頭銜或職位相同的行中包含您的公司名稱。

提示：如果您是學生，您可以包括您的專業，例如“計算機科學學生”和您的學校名稱。

電話號碼：雖然電子郵件是一種可靠的通信方式，但通常需要打電話。 如果您的電子郵件收件人想要口頭討論該主題，您應該向他們提供您的電話號碼，如果適用，還應提供您的國家代碼和分機號。

如果您為內部和外部通信創建單獨的電子郵件簽名，您可以只包含您的分機號而不是完整的電話號碼。 如果所有呼叫都通過同一條主線路由，這尤其可以接受。

您可以在簽名中包含什麼

根據您的職業、組織或您簽名的意圖，這裡有幾個您可能想要包含的詳細信息。

公司網站：許多人可能認為這是所有簽名都應包含的基本內容。 但是，這只是您可能想要添加的一個選項。 如果是這樣，請鏈接 URL，以便您的收件人可以通過單擊訪問。

公司郵寄地址或實際地址：如果您所在的組織工作地點不同，例如在多個州、地區或國家/地區，您可能希望包含公司地址以供收件人參考。

電子郵件地址：許多人建議簽名中不需要您的電子郵件地址，因為它位於電子郵件的標題中。 但是，有些電子郵件應用程序僅顯示名稱，尤其是在回复時。

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照片：如果您想添加個人風格，您可以附上一張您自己的照片。 如果您決定包含一張照片，請確保它是一張專業的頭像，而不是簡單的自拍或漫畫。

公司徽標：為了代表您的公司品牌，請考慮將您的徽標添加到簽名中。 讓您的收件人看到設計使其一目了然就很容易記住，這對您的收件人來說可能是有益的。 想一想一些最知名的標誌，這些標誌使這些品牌可以快速識別。

顏色：如果您決定不包括您公司的標誌，請考慮使用您公司的顏色來代替一點點顏色。 你可以簡單地為重音、鏈接或線條使用顏色，但至少要使用一種或兩種顏色。

社交媒體鏈接：為了讓您的收件人快速建立聯繫，您可以包含指向社交媒體網站（如 Facebook、Twitter 或 Instagram）的鏈接或鏈接圖標。 如果您作為自由職業者、承包商或求職者而不是公司使用簽名，這將特別有用。

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免責聲明：許多公司要求在外部消息的電子郵件簽名底部提供有關機密性和共享的免責聲明。 如果您認為可能是這種情況，請諮詢您的主管或經理以了解措辭。

簽名中不應包含的內容

如果您不確定是否應在電子郵件簽名中包含上面未列出的內容，請避免以下幾項。

個人信息：不要在公司簽名中包含個人詳細信息。 例如，避免添加您的個人手機號碼或家庭住址，除非您希望您的收件人擁有並可能使用它。

鼓舞人心的名言：雖然名言可能適合個人電子郵件簽名，但在專業人士中，它們是不必要的干擾，只會佔用空間。

圖像簽名：您可能會發現有吸引力的電子郵件簽名實際上是圖像而不是文本。 這些通常看起來很可愛，但對於那些使用屏幕閱讀器或使用大聲朗讀功能的人來說是不切實際的。 如果您決定使用圖像作為簽名，請務必包含替代文本。

其他電子郵件簽名技巧

在電子郵件簽名設計方面，您可以找到大量示例、簽名生成器和模板來提供幫助。 此外，請查看我們的 Outlook 電子郵件簽名模板操作方法。

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保持簡短。 建議您的電子郵件簽名不要超過四到五行。 如果細節太多，您的收件人需要時間才能找到他們需要的信息。 另外，它在移動設備上可能會佔用空間，如下所示。

此外，使用易於閱讀的字體，不要過度使用太多不同的字體樣式或大小、顏色、圖像或社交媒體鏈接。 請參閱上面“不包含的內容”部分中的第一個屏幕截圖。

無論您是為不同類型的消息創建單個電子郵件簽名還是多個電子郵件簽名，請確保首先包含最重要的信息，然後從那裡開始提供有用的詳細信息。

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