用這 4 個簡單的技巧在會議上浪費更少的時間

已發表: 2022-01-29

這些會議的成本很高，不僅在人們的薪水方面，而且在認知負荷、精力和士氣方面。會議具有乾擾性，將人們的注意力從通常需要高度集中的核心工作上轉移開。除了電子郵件之外，會議一直被員工評為幾十年來最嚴重的痛點。

在大流行期間遠程工作的背景下，當很多人的壓力和焦慮已經很高時，積極減少我們在會議上花費的時間是有道理的。

根據您的工作角色，您可能可以簡單地退出某些會議，無論是取消還是放棄它們。還有“這個會議應該是電子郵件嗎？”的問題。如果可以以不同的方式更有效地傳達會議內容，請不要，我再說一遍，不要召開會議。

那些你不能跳過的會議呢？畢竟，有些會議確實是有價值和重要的。會議讓人們相互了解，從而產生友情。特別是在遠程工作中，會議有助於建立信任。當手頭有緊急事項且速度成為問題時，會議通常是人們發現問題和做出決策的最快方式。一些會議以其他溝通方法無法提供的方式提供清晰度。

大多數人都知道，當你絕對必須開會時，會議應該有一個有目標的議程，議程應該提前分發，或者你可以使用應用程序來幫助你舉行更好的會議，等等，等等。很少有人會為這些步驟而煩惱。為什麼不尋找其他方法來提高會議效率並減少您在會議上花費的時間？以下是如何做到這一點的四種策略。

1. 開會前開半場會議

與其召開一小時的會議，不如安排一次 30 分鐘（或更好，20 分鐘）的會議，並在實際會議開始前讓所有與會者有機會參與內容或目的。這種策略不僅有助於減少會議時間，還可以讓內向者和其他人以比在會議上發言更容易、更舒服的方式參與

你怎麼做呢？使用異步協作工具，例如共享文檔或在線白板，人們可以在其中閱讀議程、寫下問題、集思廣益，或者做任何你想讓他們“參與”會議的事情。當你給人們一個閱讀、消化、評論、集思廣益和異步思考的地方時，當他們不在現場時，他們可以花時間去做。他們也可以在最適合他們的時間做這件事，並且不會打斷他們的核心工作。

協作白板應用程序（例如概念板）允許人們在實際會議之前進行頭腦風暴、提問以及以其他方式參與會議。

您可能會考慮使用的一些應用程序包括 Miro、Mural、Conceptboard（如圖所示）、Google Workspace 應用程序（例如 Google Docs），甚至是協作式筆記應用程序（例如 Microsoft OneNote）。

通過在實際會議之前為人們提供一個記錄他們想法的地方，您將獲得任何可能不會發言的人更好的參與。更重要的是，您應該能夠將實際會議時間顯著縮短，可能減半，因為已經提前完成了很多工作。

此策略不適用於所有類型的會議，但它非常適合所有參與者都應參與的會議，例如頭腦風暴會議或新產品啟動會議。

2. 指定計時員

指定一名計時員，並確保介紹該人作為會議計時員。計時員負責確保會議準時開始和結束，以及任何應保持時間限制的部分。

為了準時開始，簡單地介紹計時器是一個很好的方法。 “菲爾將在今天的會議上擔任計時員。讓菲爾的工作輕鬆一點，馬上開始。”

為了準時結束，計時員可以根據會議的氣氛和重要性宣布還剩五分鐘、兩分鐘或一分鐘。

對於管理細分市場，舉個例子是最簡單的。假設您正在計劃一個人們需要自我介紹的會議。你可能會說：“請在大約 15 秒後介紹你自己並解釋你參加這次會議的原因。Jill 是我們今天的計時員。Jill，請將你的計時器設置為 15 秒後響鈴，以便我們按照日程安排進行。” 這樣一來，吉爾就不必因為切斷某人並告訴他們把它包起來而感到難過。鐘聲完成了工作。