通信的未來是視覺的。 以下是您的團隊可以創新的 6 種方式。

當信息以視覺方式呈現時，大多數人可以更快更好地理解信息。

這就是為什麼表情符號、GIF、屏幕截圖和視頻充斥著我們的日常交流。 在工作中也是如此。

當我們大多數人在傳統的辦公室環境中工作時確實如此，現在我們中的許多人遠程工作並且可能缺少與同事的真正聯繫也是如此。

這意味著對於公司來說，擁抱圖像和視頻更為重要。

那麼，為什麼這麼多公司依賴冗長的電子郵件和無休止的 Zoom 電話進行遠程通信呢？

對於大多數組織、CEO 和經理來說，答案很簡單，“我們一直都是這樣做的，而且效果很好！”

但事情是這樣的：昨天奏效的方法並不一定保證今天的成功——尤其是當有更有效的選擇時。

創新或更新程序緩慢的公司將被遺忘。

[網絡研討會] 視覺效果的價值以及您現在可以開始使用它們的 6 種方法

遠程工作需要尋找新的、更好的方式與同事在線聯繫——視覺和視頻是有效工作場所溝通（無論是遠程還是面對面）的關鍵。

我們懂了。 改變是艱難的。 你很忙。 你的團隊很忙。 學習製作圖像和視頻的想法令人生畏（尤其是如果您以前從未這樣做過）。

但是，如果創建專業品質的視覺效果和視頻進行交流——在許多情況下——實際上比輸入冗長乏味的電子郵件更容易呢？

它是！

而且，最重要的是，遠程通信不僅對您的員工更好，而且對您的業務也更好。 您將提高生產力、減少錯誤並消除反饋循環。

此外，您的員工將比以往任何時候都更加投入。

不用擔心，我們並不是要您完全放棄電子郵件。 我們只是建議一種更好的方法。

而且上手非常容易。

我們會告訴你怎麼做。

以下是您將學到的內容：

• 為什麼只使用純文本通信（例如電子郵件）實際上會花費您的時間和金錢。
• 視覺效果和視頻如何提高生產力和員工敬業度。
• 您和您的團隊可以通過六種方式輕鬆開始使用視覺效果和視頻進行工作場所溝通——無需專業技能。
• 視覺傳達的三個神話以及為什麼它們是不真實的。

視覺效果如何更適合遠程通信（和您的業務）

我們都去過那裡。 您會從電子郵件收件箱中聽到小小的“叮”聲。 你點擊查看它，然後盯著你的是一堵巨大的文字牆。 五段，每段六句。 沒有個性。 沒有休息。 沒有圖像。

不用了，謝謝。

劇透警報：您的電子郵件沒有找到我。

但是讓我們明確一點。 我們並不是說電子郵件已經過時。 電子郵件現在並將繼續成為業務通信的支柱之一。

正確使用時很棒。 不幸的是，我們已經開始依賴電子郵件作為工作場所通信的最終目的。

電子郵件非常適合快速更新或註釋幾句話。 需要跟進請求或檢查項目狀態？ 電子郵件是您的首選。

需要一次給出指示或傳遞大量信息？ 這並不是電子郵件的真正強項。

Slack 和 Microsoft Teams 等聊天應用程序變得如此流行，至少部分原因是我們一直在濫用電子郵件。

當談到基於文本的通信時，人們希望它們簡短而甜美。

但不要相信我們的話。 我們做了研究！

視覺的真正價值是什麼？

幾年前，我們做了一個非常重要的研究項目，叫做視覺的價值。 我們想知道用視覺和視頻進行交流是否真的比純文本更好，但我們也想知道視覺交流是否有經濟利益。

我們測試了 125 名執行真實辦公任務的人，例如更新網頁、填寫費用報告以及下載和安裝新軟件。 對於每個人，每項任務的說明以純文本、帶有標記的屏幕截圖/圖像的文本或視頻的形式隨機給出。

然後，我們在他們完成任務時衡量他們的表現。

結果令人震驚。

總的來說，當以圖像或視頻的形式提供說明時，67% 的測試者能更好地完成任務。 平均而言，他們吸收信息的速度快了 7%，而且當後來被問及任務時，他們能更好地記住信息並且記憶時間更長。

事實上，我們的研究估計，當公司在工作場所交流中使用更多圖像和視頻時，每位員工每天可以提高近 7 分鐘的工作效率。

對於每位員工來說，每週工作五天，每個月工作近 34 分鐘，每月工作 2.25 小時。

這意味著如果您的公司有 100 名員工，您每月可以恢復 225 小時的工作效率。 如果您的公司有 500 名員工，那就是提高了 1,100 小時的生產力。

以金錢計算，這意味著每位員工每年可以提高 1,200 美元的生產力——僅通過在工作場所通信中使用更多的視覺效果。

員工想要更多視覺效果

如果純粹的經濟利益還不夠，您的員工在工作中渴望更多的視覺交流。

我們的研究發現，48% 的員工認為視頻是最吸引人的交流方式。 37% 的人認為帶有圖像的文字最吸引人。

只有 15% 的人表示電子郵件是最吸引人的。

然而，近 50% 的企業實際上正在增​​加對電子郵件的使用。

敬業度較低的員工感覺與他們的工作、公司和同事的聯繫較少。 遠程工作已經出現的斷開連接的感覺加劇了這種情況。

但真正敬業的員工會覺得他們是比自己更重要的事情的一部分。 他們有動力去做更好的工作。

當他們覺得他們的公司關心他們時，他們會更加關心他們的公司。

現在就可以開始在工作中使用視覺效果的六種簡單方法——無需專業技能

1.用視頻代替會議

純粹的信息會議不應該要求每個人同時在同一個地方——即使那個地方是虛擬的。

如果您有不需要立即反饋或頭腦風暴的信息要與您的團隊分享，請嘗試用視頻替換該會議。

您可以準確地寫出您想說的內容並分享信息，而不會被打斷，也不會出現離題或瘋狂跑題的對話。

如果您有幻燈片要顯示，請使用 Snagit 在您敘述時錄製您的屏幕。 沒有幻燈片？ 沒問題。 Snagit 可以錄製您的網絡攝像頭，讓您的視頻更加個性化。

這種交付方式更尊重您團隊的時間。 如果他們這一秒知道信息不緊急，他們可以在自己的時間觀看視頻。 而且，如果他們需要復習，他們總是可以回去再看一遍。

另外，如果您確實需要反饋或他們有問題，他們可以單獨來找您。

根據我們的經驗，通常安排一個小時的會議可以減少到 20 分鐘（或更短）的視頻。 這節省了大量時間！

2. 提供視覺反饋

這是開始在工作場所和遠程通信中使用視覺效果的最佳方法之一，因為您可能已經在做類似的事情。

幾乎我們所有人都必須校對和編輯其他人創建的文檔。 我們將其打印出來，拿起我們的紅筆，並在打印頁面上記下進行請求更改的位置。

不幸的是，除非您隨後想掃描您的頁面並通過電子郵件發送它們，否則這在遠程環境中實際上是行不通的。

斯納吉特可以提供幫助！

在此示例中，我使用 Snagit 抓取電子書中特定頁面的屏幕截圖，並記錄需要更改的地方。 就像傳統的文檔編輯一樣，收件人可以準確地看到我想要的內容以及我想要的位置。

這幾乎不需要任何時間。

此外，它適用於幾乎任何類型的類似反饋。 需要對網站進行更改？ 只需抓取您的屏幕截圖，記下必要的更改，然後將它們發送給您的網絡團隊。

您也可以通過組合圖像和視頻來做到這一點。 Snagit 的客戶 Referral Rock——他的團隊從第一天起就一直處於遠程狀態——告訴我們他會定期抓取他需要的屏幕截圖並添加標記。 然後，他將製作一個快速截屏視頻，引導他的團隊完成更改，以便在必要時添加上下文。

現在，他們了解需要更改的內容以及原因。

它比寫作和電子郵件更快——而且更具吸引力和風度。

3. 製作常青樹的入職培訓內容和重點突出的培訓內容

出色的入職培訓為新員工提供了在新角色中取得成功所需的工具和信息。 在遠程環境中，獲得面對面的培訓時間並不是一個很好的選擇，但創建視頻和視覺培訓內容可以大大幫助他們走上成功之路。

無論是第一天的培訓內容還是持續的員工改進培訓，視覺和視頻內容都非常有意義。

它非常適合如何使用 HR 系統或登錄網絡。 您甚至可以製作一個簡短的視頻來回答新員工的四個（或六個或 10 個）最常見問題。

而且，它很容易擴展。 您的操作指南、工作幫助或簡短的培訓視頻適用於 1 人、100 人或 1,000 人或更多人。

即使對於較小的組織，這也更有意義。 即使您在做其他事情，您的培訓內容也可以為您服務。 你會花更少的時間離開你的工作，而有更多的時間做其他工作。

無論您需要創建工作輔助、軟件培訓微視頻、分步指南還是更多，Snagit 都是創建內部培訓內容的完美工具。

4. 有更高效的軟件推出

幾乎每個組織都必須在某個時候推出新軟件。 這可能會讓您的員工感到非常沮喪和混亂——尤其是如果溝通不暢的話。

使用屏幕截圖和截屏視頻展示如何在內部推出期間展示軟件功能。 錄製可輕鬆與團隊成員或整個公司共享的快速截屏視頻。

短期培訓課程可以幫助用戶在學習新功能的同時保持他們的技能。 讓員工接受軟件部署培訓有助於防止生產力損失。

我們最近在 TechSmith 進行了一次重要的軟件推廣。 我們的 IT 團隊結合使用屏幕截圖、短視頻甚至電子郵件來幫助我們為即將發生的事情做好準備，指導我們完成部署過程，並在安裝軟件後與我們聯繫。

與其通過文本段落（大多數人只會略讀），我們能夠看到即將發生的事情，我們需要做的事情，並根據要求提供反饋。

5. 提供點對點培訓/幫助（又稱社交學習或非正式培訓）

我們中的大多數人可能不認為自己是培訓師，但是如果您與其他人一起工作，您可能不得不在某個時間或另一個時間向某人展示如何做某事。

它可以是任何東西，從向同事展示如何將外出消息添加到他們的電子郵件中，到如何在他們的虛擬會議應用程序中調整麥克風設置。

與其每次有人需要幫助時都參加會議，不如創建一個快速截屏視頻來展示該過程。 或者，抓取一些屏幕截圖並使用 Snagit 的分步工具製作分步指南。

您將節省一天的時間，並在您的同事需要復習時為他們提供很好的參考。

6. 更快地回答技術問題

您的 IT 員工可以通過為他們最常見的問題創建操作方法和工作幫助來節省大量時間和精力。 然後，當一個請求進來時，他們就準備好了答案。

更複雜或更不常見的問題也將受益於視覺和視頻。 當您的一位用戶遇到問題或提出請求時，您的 IT 團隊可以截取屏幕截圖，準確了解該去哪里以及如何解決該問題。 或者，製作一個截屏視頻，瀏覽各種選項或潛在的修復。

這也適用於您的用戶！ 有人突然收到一條奇怪的新錯誤信息嗎？ 獲取屏幕截圖並將其發送給您的 IT 團隊。 他們可以診斷問題並讓您重返工作崗位。

或者，如果軟件應用程序反复崩潰，請截取崩潰前您採取的步驟的屏幕記錄，以幫助您的 IT 員工識別和糾正問題。

關於創建視覺內容的三個神話（以及為什麼它們不真實）

所以，你知道你應該在工作場所交流中使用更多的視覺內容，但這不是更難嗎？ 寫電子郵件要容易得多，對吧？

讓我們看看。

誤區 1. 創建視覺效果和視頻花費的時間太長

視頻和視覺效果可能需要很長時間。 但他們不必這樣做。

請記住，完美是善的敵人。 雖然我們中的許多人對於發送一封快速電子郵件而無需校對或確保我們所有的語法和標點符號都完美無缺，但出於某種原因，我們認為視覺效果和視頻在分享之前必須是完美的。

不是這樣。

擁抱斜坡。 支持一次性截屏視頻。 慶祝並使用帶有標記的快速屏幕截圖。

如果您發現自己處於完美的循環中，請退後一步，想想目標和受眾。 這兩個因素將幫助您確定您的視頻需要達到何種程度。

作為經理或首席執行官，通過明確概述哪些內容優先級更高且需要更多潤色來增強團隊的信心。 大多數內部溝通可能不需要完美才能有效。

誤區二：你需要特殊技能

切換到任何新事物會讓一些人感到不安。 無論是首次創作者的緊張情緒還是執行過程中的不確定性，許多人都不知道創建視覺效果有多麼容易。

技術帶來了許多方法來輕鬆創建真正令人難以置信的視覺效果和視頻，而無需專業技能。

像 TechSmith Snagit 這樣的視覺通信軟件可以輕鬆創建和共享高質量的圖像和視頻，這些圖像和視頻傳遞信息的速度比單獨使用文本更快。

在許多情況下，它比寫一封冗長而復雜的電子郵件更容易、更快捷。

誤區三：你不知道從哪裡開始

尋找將視覺內容整合到您的組織中的新方法不必過於復雜或複雜——它旨在簡化。 有很多方法可以使用視覺效果來簡化溝通並幫助理解重點。

首先，確定您要實現的目標以及視覺效果如何幫​​助實現這一目標。 然後，授權您的員工並指導他們確保實際完成。

擺脫電子郵件習慣可能需要一些時間，但是當您這樣做時，您和您的員工會更快樂。

就像寫一封電子郵件或整理會議議程一樣，想想視頻或圖像的目的，然後你想用它來完成什麼。 然後，創建一些可以做到這一點的東西。

如果您仍然需要幫助，Snagit 提供了專業設計、易於使用的模板，適合那些從頭開始看起來太多的時代。 而且，通過訂閱 TechSmith Assets for Snagit，您將可以訪問更多內容。

通過視覺和視頻將您的遠程通信提升到一個新的水平

使用更多視覺和視頻內容進行內部溝通的公司可以提高生產力、減少錯誤、消除反饋循環，並擁有更快樂、更敬業的員工。

而且，使用 TechSmith Snagit 等軟件工具，只需單擊幾下即可創建專業品質、高效的內容從未如此簡單——即使您從未製作過圖像或視頻。

消滅不必要的電子郵件怪物，走上引人入勝、有效溝通的道路。