如何創建可視化流程文檔和指南

您可能不認為自己是一名培訓師，但幾乎我們所有人在某些時候都必須解釋一個過程或培訓某人做一些新的事情。 如果很多人可能需要知道它，您可能想要創建某種可以共享的文檔。 這樣你就不必一遍又一遍地解釋它。

當談到解釋一個過程或做某事所需的步驟時，沒有什麼比視覺效果更好的了。 圖像和視頻可以讓您實際展示完成任務所需的步驟，而不僅僅是用文字解釋。

這就是可視化過程文檔派上用場的地方。

可視化流程文檔只是說明如何使用、教程或培訓內容（包括圖像或視頻）的一種奇特方式。

我們都聽過一句古老的格言“一張照片勝過千言萬語”。 原來這是真的！

事實上，TechSmith 的研究發現，人們不僅更喜歡以視覺方式呈現指令，而且他們實際上學得更快，表現更好，並且保留信息的時間更長。

這意味著很少有人需要一次又一次地向您詢問相同的指示！

但是您如何創建可視化流程文檔——尤其是如果您不是平面設計師的話？

幸運的是，使用正確的工具和一些專業知識，創建具有專業外觀的視覺和視頻內容非常容易。

以下是您將學到的內容：

• 什麼是流程文檔，為什麼它很重要？
• 常見類型的過程文檔。
• 用於創建可視化過程文檔的工具。
• 如何輕鬆創建視覺內容（包括視頻）以創建高效的視覺文檔。
• 確保文檔高效的最佳實踐。
• 如何確保您的文檔具有更長的保質期。

什麼是過程文檔？

流程文檔是顯示完成任務或項目所需步驟的任何文檔。 它們可以是正式的或非正式的，具體取決於您的受眾和目的。

流程文檔有什麼用？

從上面的定義可以看出，流程文檔是一個相當寬泛的術語。 它可以像顯示登錄電子郵件客戶端的步驟的快速屏幕截圖一樣簡單，也可以像多頁文檔一樣複雜。

如果您考慮一下，配方就是一個流程文檔。 因此，將流程文檔視為完成任務的秘訣會很有幫助。 有些食譜很複雜，需要大量的步驟和材料，而另一些很簡單，可能只有很少的成分。

以下是流程文檔可以提供幫助的幾種方式：

培訓新員工

當您需要培訓新員工時，流程文檔非常有用。 將它提供給您的新隊友可以讓他們在入職過程中幫助自己，而不是完全依賴他們的培訓師來教他們需要知道的一切。

通常，當新員工加入團隊時，他們正在填補空缺。 而當團隊出現空缺時，每個成員的工作量往往會更大。

因此，在您覺得需要之前記錄流程意味著在員工可能已經筋疲力盡的情況下減少壓力和壓力。 當然，當您確實需要培訓同事時，您仍然可以創建流程文檔！

流程文檔使人們能夠在需要時自行訪問信息，從而提高自助能力。

為意外做好準備

即使沒有立即需要，它也有助於記錄組織內的流程。

這樣做可以建立一個未來的成功同事。 與新員工培訓的使用類似，您可以按需提供信息，如果通常執行特定任務的人員生病或意外無法工作，其他人可以輕鬆接管。

提供流程透明度

此外，記錄流程有助於提高組織內的透明度。 它允許不接近特定業務領域的員工深入了解其直接團隊和/或部門之外的任務。

反過來，這可以導致工作流程改進，例如擺脫重複的步驟或任務。 它還可以突出痛點，從而產生行動項目。 意識到流程中的關鍵點可能是分配資源以進行漸進式改進所需的全部內容。

一些常見的流程文件類型包括：

• 入職材料，例如登錄 HR 軟件的說明。
• 軟件操作方法。
• 產品使用說明書。
• 食物食譜。
• 操作方法視頻。

可視化流程文檔有哪些優勢？

可視化流程文檔有助於更輕鬆地理解流程。 當人們能夠看到他們應該做什麼時，他們就更有可能理解並取得成功。

上圖顯示了在 TechSmith Knowmia 中導入 YouTube 鏈接的過程。 只需一眼，用戶就知道在哪裡點擊以及在哪裡輸入他們的鏈接以添加他們的 YouTube 視頻。

對此的書面說明將需要更多時間來理解，並且會迫使用戶直觀地搜索每個步驟的點擊位置。 這樣一來，下邊看就沒事了。

提供對過程結果的期望的參考指南

可視化過程文檔有助於顯示預期結果。 該文檔顯示了實現這些目標的一種可能路徑。 儘管如此，這並不意味著記錄的過程是我們想要的結果的唯一途徑。

列出流程程序的可視化流程文檔可以更輕鬆地查看將來可以更有效地使用我們的時間或工具的領域。

為項目和流程提供上下文

一個過程可能包括僅適用於單個項目的步驟和程序。 雖然未來的項目可以共享許多相同的程序，但許多事情也可能以不同的方式應用。 其中一些差異甚至可能很難從外部觀察到。

可視化流程文檔可以更輕鬆地比較進入一個流程與另一個流程的情況。 這樣做有助於避免由於將一個程序應用於不適合的過程而可能導致的錯誤。

為流程中的新參與者提供更輕鬆的培訓

可視化流程文檔有助於消除流程中的新參與者可能遇到的許多問題，因為這些程序中的大部分將在文檔中直接解決。 這允許額外的時間用於培訓其他人專注於可能需要關注的其他領域。 這都是關於更聰明的工作，而不是更努力的工作。

此外，如果項目的原始參與者擔任另一個角色會怎樣？ 可視化流程文檔確保即使原始流程文檔的人不在場，項目仍然可以完成。

聽起來不錯，不是嗎？ 可視化過程文檔的這些和許多其他優點展示了它如何成為以多種動態方式使用的強大工具。 考慮到這些優勢，現在是介紹一些有助於您充分利用文檔的最佳實踐的好時機。

用於創建可視化過程文檔的工具

創建可視化文檔的主要障礙之一是認為您沒有正確完成它的技能、時間或知識。

我在這裡告訴您，您不需要專業技能即可獲得專業質量的結果。 事實上，在很多情況下，您只需點擊幾下即可獲得所需的內容！

斯納吉特

Snagit 是您創建內容豐富、外觀專業的流程文檔、操作指南、教程等的最佳選擇。

Snagit 遠不止是一個簡單的屏幕截圖和標記工具，它還包含許多使文檔變得像單擊和拖動一樣簡單的功能。

模板

無論您需要創建一個還是 1,000 個流程文檔，Snagit 模板都已成為您最好的新朋友。 Snagit 附帶許多免費的專業設計模板，或者您可以訂閱 TechSmith Assets for Snagit 以獲得更多的訪問權限。

使用模板，您可以截取屏幕截圖，將它們放入模板中，添加任何必要的文本描述，然後您就完成了。 真的就是這麼簡單。

你也可以超越屏幕截圖。 有您需要分享的產品照片或插圖嗎？ Snagit 也可以處理它們。 只需在適當的地方添加它們，然後讓 Snagit 完成剩下的工作。

步進工具

Snagit 實際上有一個工具可以幫助您顯示完成任務所需的步驟。 簡而言之，這就是流程文檔！

簡化工具

簡化工具允許您刪除多餘或不相關的信息以突出顯示最重要的信息。 當然，使用 Snagit，您只需單擊幾下即可完成！

另外，通過刪除不必要的文本和其他元素，您的內容不太容易受到用戶界面、措辭等方面的微小變化的影響。這意味著您的內容可以有更長的寶貴保質期——這意味著更少的更新和更多的時間專注於其他事情！

圖片中的視頻

有時最好的流程文檔根本不是真正的文檔，而是視頻！ 輕鬆抓取您的屏幕截圖或其他圖像，並將它們轉換為顯示確切過程的視頻。 您可以根據需要添加註釋和旁白。

帆布

Canva 是創建自定義圖形的最簡單方法之一。 事實上，您在本博客中看到的許多圖形都是在 Canva 中創建的。

Snagit 的 TechSmith 資產

我在上面提到了 TechSmith Assets for Snagit 中可用的所有模板，但它並沒有就此結束。 有數以千計的圖像、插圖、圖標、圖章等免費供您在項目中使用。 Snagit 免費提供許多資產，但您可以訂閱以訪問更多資產。

最佳實踐

• 請具體說明您如何在文檔中表述這些程序，以便準確地傳達您的信息。
• 記錄完成一個過程所需的每一步。包括不多也不少。
• 確保包括在此過程中必須遵循的任何政策或規則。
• 確保以一致的方式排列文檔的文本和視覺部分，以便您的流程順序易於遵循。
• 請務必記錄原始文檔的創建日期以及任何更新。
• 使用 Snagit 或其他屏幕捕獲工具創建強大的視覺效果（屏幕截圖、視頻、流程圖等）。這將使您的程序文本清晰地組織。
• 出於安全目的，將文檔存儲在可以控制誰可以訪問它的位置。
• 備份您的可視化流程文檔附帶的所有文件。

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常問問題

注意：這篇文章最初於 2017 年發布，但在 2020 年 9 月更新了新信息。