如何用視頻代替會議

您是否在一天或一周的工作會議上度過了令人震驚的部分？

我們感受到了那種痛苦！

當今工作場所的溝通方式多種多樣。 一些最常見的方法包括：

• 面對面會議
• 虛擬會議
• 電子郵件
• 聊天工具

雖然每個都有一個目的，但取決於您需要分享的內容，每個都有缺點。

我們的研究發現，大多數員工認為他們的公司溝通沒有傳達明確的信息，領導者也沒有以最適合員工的方式進行溝通。 這會對生產力、員工敬業度甚至工作績效產生巨大影響。

一個大罪魁禍首？ 會議太多。

會議如何擾亂工作

這並不是說會議天生就不好或沒有效率。 有時面對面的會議是最好的溝通方式。 坐下來討論想法和做出決定在許多情況下都很有效。

不幸的是，因為它在某些時候有效，所以許多公司傾向於一直使用它。

這種方法並不總是可行的。 即使使用虛擬會議選項，由於時區限制和人們已經很忙的日曆上的可用性有限，也可能難以安排。

有時，安排與一群忙碌的利益相關者的會議甚至需要比會議本身更長的時間。

會議還提出了其他一些不太明顯的挑戰，例如：

• 人們互相交談
• 安靜的人並不總是說出來
• 人們多任務處理或不參與
• 聽到，“對不起，我必須跑去另一個會議”

您參加過多少次會議，其中兩三個人主導了談話，而其他人都必須努力爭取讓他們的聲音被聽到？ 不是每個人的性格都適合打斷和發言，尤其是在團體環境中或在領導下。

有些人在提出想法或反駁之前還需要更多時間來處理信息。 他們可能有很棒的事情要分享，但會議可能不是他們分享的最佳場所。

此外，我們都參加過會議，至少有一些與會者正在檢查他們的手機或處理其他事情。

也許他們真的不需要參加會議。 或者也許只有一小部分長達一小時的會議實際上與他們有關。 無論哪種方式，這可能都沒有有效地利用他們的時間。

具有諷刺意味的是，會議進展順利時會出現另一個缺點。 您是否曾經進行過一次很好的討論，卻因為時間到了而將其打斷？ 你可能只需要多花 10 到 20 分鐘，但相反，因為人們還有其他承諾，所以你必須停下來，試著在另一個時間從你離開的地方繼續。

在嘗試再次在每個人的日曆上找到時間並讓他們都回到同一頁面之間，幾乎不可能回到流程中。 許多偉大的想法可能在會議之間的時間裡丟失了。

用視頻拋棄不必要的會議

儘管存在所有這些缺點，但大多數組織仍會繼續安排不必要的會議。

它不必是這樣的。 您和您的團隊可以通過視頻放棄這些會議。 您將提高參與度和生產力，並減少浪費的時間。 研究證實了這一點。 事實上，我們發現48% 的員工認為視頻是最吸引人的交流方式。

但是視頻不是很多工作嗎？

我知道您可能在想什麼……如果我從未製作過視頻，那麼學習製作視頻會比實際開會節省更多時間嗎？ 這是正常反應，你並不孤單。 這些恐懼可能源於以下信念：

• 視頻需要看起來完美才能有效
• 製作視頻總是需要很多時間
• 隨著時間的推移，視頻將難以監控和保持最新
• 視頻需要大量準備，例如腳本和故事板

雖然在某些情況下上述所有情況都是正確的，但在大多數工作場所的交流情況下，您無需為製作視頻做更多的準備，就像開會一樣。

Snagit 是一款出色的一體化捕捉工具，可幫助您輕鬆捕捉或錄製屏幕並進行簡單的編輯。

此外，Snagit 為您提供了一種同時錄製語音和屏幕（或網絡攝像頭）的簡單方法，讓創建精美的信息視頻變得輕而易舉。

請記住，您不會製作下一部好萊塢大片。 它不一定是完美的。這些類型的視頻通常適用於一小群人，並且保質期相對較短。

通常，它可以像打開幻燈片或電子表格一樣簡單，並在錄製時簡單地談論它。 如果您犯了錯誤，請繼續前進。 完成後，您可以輕鬆刪除真正令人震驚的內容。

使用視頻代替會議的好處

讓我們看一個簡單的例子來說明這個概念是如何工作的。

很簡單，對吧？ 我們也這麼認為。 這就是為什麼我們在 TechSmith 的團隊依賴這種模式並消除了大量使我們的日曆變得混亂的會議的原因。

有時，在最初的基於網絡的討論之後，您可能仍想開會。 如果是這種情況，您現在可以直接進入決策模式，而不是在會議的前半部分讓某人提供信息或數據並回答問題。

當這種情況發生時，你猜怎麼著？ 你剛剛做了一個“翻轉會議”。 這是另一種提高會議效率的好方法，這意味著提前分享信息，以便每個人都更有準備地參加會議。

但是，您經常會發現，您可以通過基於網絡的視頻討論來完成您需要的一切，並且可以一起跳過會議！

基於視頻的討論的 7 個好處

在 TechSmith 越來越多地將這種技術用於狀態更新、研究結果和戰略建議等方面之後，以下是我們看到的七大好處：

1. 每個人都有平等的發言權

進行基於視頻的討論可以讓即使是最輕聲細語的同事也可以在他們有貢獻的時候加入。 由於沒有其他人可以實時滿足，所有觀眾都可以根據需要發表評論。

2. 每個人都可以在他們方便的時間和地點查看內容

無需再為尋找會議室或為尋找適合所有人的日曆時段而苦苦掙扎。 借助視頻，每個團隊成員都可以在他們最方便的時候觀看信息，而且如果他們的日程安排很忙，他們也不必為面對面的會議做好準備。

3. 它讓人們有時間在回應之前消化內容

有時，在會議期間很難立即給出反饋。 您可能需要時間讓內容深入人心，並可能在發表您的意見之前對其進行審查。 異步視頻解決了這個問題！

4. 它在一個地方記錄和歸檔對話

您是否有時不希望您可以回去查看在面對面會議中所說的所有內容的錄音？ 相反，當您共享視頻時，信息會以易於訪問的格式永久存在。

5.它允許每個人都有共享的上下文進入

如果您確實計劃召開後續會議，視頻是一種很好的方式，可以讓所有各方獲得所需的時間和信息，讓他們做好準備。 另外，該信息將被統一傳達。

6. 我們可以更好地利用面對面的時間（如果仍然需要）

當同事有一個包含大量信息的視頻時，我們都可以更好地利用我們的面對面會議，而不是浪費時間第一次傳遞統計數據。 也就是說，如果在視頻分享後甚至需要面對面的會議！

7. 我們有時可以替換整個會議

如果一個很棒的視頻可以傳達面對面會議所擁有的所有信息，那為什麼還要見面呢？ 視頻可以節省每個人的時間並提高工作效率。

概括

不必要的會議會對生產力和士氣造成嚴重破壞。 電子郵件和其他形式的通信也提出了自己的一系列挑戰。

然而，視頻為傳統會議提供了一個很好的選擇。