如何在沒有互聯網的情況下使用 Google Docs？

已發表: 2021-06-29

就文字處理程序而言，Google Docs 非常棒。 假設您不介意使用瀏覽器創建文檔，它是 Microsoft Word 的一個有價值的替代品。 畢竟，由於 Google 文檔是基於網絡的，因此您可以隨時跨多個設備訪問您的文件。 此外，您可以與其他用戶協作處理文檔。 但是，當您需要快速編輯文檔並註意到您的 Wi-Fi 網絡已關閉時會發生什麼？ 所以，你無法連接到互聯網——太糟糕了，對吧？

如果我告訴您有一種方法可以離線訪問您的文檔怎麼辦？ 是的，這是正確的。 但是，首先，您必須在連接到 Internet 時進行設置。 在您真正發現自己處於前面描述的假設情況之前，現在就完成它是一個好主意。

如何離線處理 Google Docs 文件

本指南中的說明不僅適用於 Google 文檔。 他們還使用 Google 幻燈片和 Google 表格。

當您在 Google Drive 設置中打開離線訪問時，其他平台也會發生同樣的情況，包括 Google Docs、Google Sheets 和 Google Slides。 請注意，Google 表單尚未授予離線使用權限。

如何在 Windows 10 計算機上離線編輯 Google 文檔：

在您的 PC 上沒有互聯網連接的情況下使用 Google Docs 之前，您必須有一個 Google Chrome 瀏覽器。

  1. 打開您的谷歌 Chrome 瀏覽器。 如果您沒有瀏覽器，請下載它。 然後，使用您的 Google 帳戶登錄您的 Chrome 個人資料。

    啟動您的 Google Chrome 瀏覽器。

  2. 使用 Chrome 後，請確保您沒有啟用隱私瀏覽或隱身模式。
  3. 訪問 https://drive.google.com/drive/settings。

    轉到 https://drive.google.com/drive/settings。

注意：如果您想了解如何在不使用地址欄的情況下訪問 Google 雲端硬盤設置頁面，請點擊此處：

  • 訪問 drive.google.com 以打開 Google Drive。
  • 進入 Google 雲端硬盤後，您會看到最近的文檔、新文檔模板以及創建空白文檔的選項。 在該界面上，單擊左上角的菜單圖標（漢堡：三個水平堆疊的線）。
  • 單擊菜單中的設置。
  1. 找到離線並標記“離線時在此設備上創建、打開和編輯您最近使用的 Google 文檔、表格和幻燈片文件”選項的複選框。
  2. 如果您有任何打開的文檔，請刷新它們。
  3. 為了幫助您管理本地存儲空間，Google 文檔只會將最近的文件自動保存到您的計算機以供離線使用。 如果您還想保存其他文件，那麼：
  • 打開谷歌文檔。

    打開谷歌文檔。

  • 打開您要處理的文件。
  • 單擊文件選項卡，然後單擊脫機可用。

    選擇脫機可用。

  • 或者，打開 Google 文檔，然後在您希望離線訪問的文件上單擊“更多”（漢堡圖標）。
  • 單擊可用脫機。 完成後，左下角將出現一個指示，以確認該文件現在可以脫機使用。
  1. 要查看所有可供離線使用的文檔，請打開 Google 雲端硬盤並單擊頁面右上角的“可供離線使用”選項。 然後，單擊離線預覽以查看無需連接到 Internet 即可處理的文件。

請記住，當您離線編輯 Google 文檔文件時，所做的更改不會反映在文件的在線副本上，並且有權訪問該文件的其他用戶將看不到您所做的更改。 您也不會看到其他用戶所做的更改——直到您下次連接到 Internet 時才會看到。 然後這些文件將同步到 Google 的服務器。

此外，拼寫檢查功能和其他附加組件將不可用。

如何在您的移動設備上離線使用 Google Docs：

  1. 前往 iOS 或 Android 商店並下載 Google Drive 和 Google Docs。 如果需要，您還可以下載 Google 表格和 Google 幻燈片。
  2. 打開 Google Drive，然後點擊屏幕左上角的漢堡圖標。
  3. 點擊菜單中的設置。
  4. 單擊切換以啟用“使最近的文件可脫機使用”選項。 您還可以打開 Google Docs 應用程序並啟用相同的選項。 打開該選項後，應用程序會將您最近訪問的文檔的副本保存到本地存儲中，以便您可以離線處理它們。 如果您希望下載特定文件以供離線訪問，請在在線時找到該文件並打開它。 Google Docs 應用程序將自動保存文件以供離線使用。 但是，為了確保它已被保存，您必須執行以下操作：
  • 找到文件並點擊“更多”。
  • 然後單擊切換開關以啟用“離線可用”選項。 對需要離線處理的每個文件執行此操作。
  1. 保存文件以供離線使用時，會出現一個帶有復選標記的灰色圓圈。 離線編輯文件時，圓圈上會出現閃電，並顯示在文檔標題旁邊。

概述：

讓我們再次回顧一下事實：

  • 即使您沒有互聯網連接，您也可以在 Google 文檔上查看、編輯和創建文件。
  • 在啟用離線訪問之前，您必須：
  • 連接到互聯網
  • 使用谷歌 Chrome 瀏覽器
  • 在本地存儲上有足夠的空間來保存文件
  • 在您的 Google Chrome 瀏覽器上安裝並激活 Google Docs Offline 擴展程序
  • 不使用隱私瀏覽

如果您在使用 Google 文檔離線訪問時遇到問題該怎麼辦

現在，您知道如何在沒有互聯網連接的情況下使用 Google 文檔了。 但是，一些用戶可能會遇到一些障礙。 我們將向您展示如何克服它們。

問題 1：“另一個用戶已經在這台計算機上啟用了脫機訪問。”

用戶遇到的最常見問題是當他們在 Chrome 上打開 Google 文檔並嘗試使用其他帳戶登錄時。 當他們為他們的文件啟用離線訪問時，他們會收到一條錯誤消息，上面寫著“另一個用戶已經在這台計算機上啟用了離線訪問”。

這個問題的解決方法很簡單。 出現此問題的原因是您的 Google Chrome 用戶配置文件。 Google Docs、Google Drive、Google Sheets 和其他工具可以識別您瀏覽器的用戶配置文件。 此外，您只能在 Chrome 上擁有的每個用戶個人資料上為一個帳戶啟用離線訪問。

那麼，您想為所有 Google 文檔帳戶中的文件啟用離線訪問嗎？ 如果是這樣，您需要為要使用的每個 Google 文檔帳戶創建單獨的 Google Chrome 用戶配置文件。

如果您不知道如何在 Chrome 上創建新的用戶配置文件，請按照以下步驟操作：

  1. 打開您的 Google Chrome 瀏覽器，然後單擊右上角的個人資料圖標。

    打開谷歌瀏覽器並點擊個人資料圖標。

  2. 單擊其他配置文件下的 + 添加選項。

    單擊 + 添加選項。

  3. 輸入新配置文件的名稱，然後根據您的偏好禁用或啟用“創建桌面快捷方式”選項。
  4. 單擊完成按鈕。
  5. 新配置文件將打開一個新的 Chrome 窗口。 單擊開始按鈕繼續。
  6. 單擊下一步，然後再次單擊下一步。
  7. 進入“登錄並開啟同步以在所有設備上獲取您的書籤、密碼等”頁面後，點擊繼續。
  8. 如果您想使用現有的 Google 帳戶，請輸入帳戶詳細信息以繼續。 否則，單擊創建帳戶並按照屏幕上的說明進行操作。
  9. 為新配置文件啟用同步後，您就可以為您的 Google 文檔文件啟用離線訪問了。

問題 2：離線設置失敗

如果您收到此消息，請執行以下操作：

  1. 在您的 Chrome 瀏覽器上，打開 Google 文檔並轉到菜單（漢堡圖標）。

    打開 Google 文檔並轉到菜單。

  2. 然後，單擊設置。

    單擊 Google 文檔中的設置。

  3. 禁用離線。

    將離線切換為關閉。

  4. 關閉瀏覽器上的 Google 文檔選項卡。
  5. 重新打開 Google 文檔並轉到菜單中的設置。
  6. 啟用離線。

    將離線切換為開啟。

  7. 現在，您必須清除瀏覽器中保存的文檔站點數據。 為此，請將 chrome://settings/cookies/detail?site=docs.google.com' 複製到您的 Chrome 瀏覽器地址欄中，然後單擊菜單中的“過去並轉到”。
  8. 單擊全部刪除按鈕。

如果您遇到“檢查離線狀態，請稍候”消息，上述過程也會有所幫助。

問題 3：管理員禁用了離線同步

如果您遇到此消息，請聯繫管理員並讓他們授予您訪問權限。

問題 4：無法同步文檔

如果您在離線修改文件後無法同步文件，可能是由於您的網絡連接問題。 您可以確認是否是這種情況。 之後，禁用並重新啟用文件的離線訪問，然後再次嘗試同步它。 就是這樣：

  1. 在您的 Google Chrome 瀏覽器上打開 Google 文檔。
  2. 打開您遇到問題的文件的舊版本。 然後，單擊“文件”選項卡。
  3. 單擊使脫機可用以禁用該選項。
  4. 再次單擊脫機可用以啟用它。

完成上述步驟後，刷新您的網絡連接並查看文件是否會同步。 如果問題仍然存在，則文件可能太大。 您應該嘗試縮小尺寸。 這可能需要將文件的原始版本分成單獨的文檔。

問題 5：多個用戶處理同一個文件

如果您正在與其他用戶協作處理文檔，那麼可能會出現每個人同時處理文件的時間。 如果您在離線時完成您的工作，您所做的更改將在您上線時自動同步。 但是，這種情況可能並不總是很方便，因為您可能會發現在離線時很難跟上其他用戶所做的更改。

但是，有一種解決方法。 您可以查看文件的修訂歷史。 就是這樣：

  1. 打開您的互聯網連接並在您的 Chrome 瀏覽器上打開 Google 文檔。
  2. 打開有問題的文檔。 當然，您在離線時所做的更改將被同步。
  3. 單擊文件選項卡。
  4. 單擊查看修訂歷史記錄。 處理文件的用戶以及修改的時間和日期將顯示給您。 如果願意，您可以回滾到文件的舊版本。

額外提示：如何在 Microsoft Office 中處理您的 Google Docs 文件

如果您的 PC 上有 Microsoft Office，則可以使用它離線修改您的 Google Docs 文件。 但是，文件的編輯版本不會像離線使用 Google Docs 時那樣同步。 相反，您必須將其作為新文件上傳到 Google 文檔。 這意味著該文件將與舊版本一起作為單獨的文件存在。 因此，您可能有兩個具有相同名稱的文檔。

如果您想在 Microsoft Word 上編輯您的 Google Docs 文件，您必須執行以下操作：

  1. 打開您的 Google Chrome 瀏覽器並訪問 Google Drive。

    打開谷歌瀏覽器並選擇雲端硬盤。

  2. 打開要下載的文件，然後單擊“文件”選項卡。

    單擊文件選項卡。

  3. 將光標放在菜單中的“下載”上。

    點擊下載。

  4. 然後，單擊子菜單中的 Microsoft Word (.docx)。

    選擇 Microsoft Word (.docx)。

  5. 之後，您可以使用 MS Word 處理該文件。
  6. 要上傳編輯後的文件，請打開 Google 文檔並單擊文件。
  7. 點擊打開。
  8. 單擊上傳。
  9. 轉到您在計算機上保存已編輯文件的位置。 將文件拖放到 Docs 上的打開文件頁面。 另一方面，您可以單擊“從設備中選擇文件”按鈕。
  10. 單擊打開。 該文件將被轉換回 Google Docs 格式。
  11. 保存文件。

結論

Google Docs 是許多用戶喜愛的基於網絡的文本編輯器。 在本指南中，我們討論瞭如何在桌面和移動設備上離線編輯 Google 文檔文件。 當您無法訪問互聯網時，您不必被邊緣化。 即使您失去了網絡連接，您仍然可以編輯您的文檔並創建新文檔。

但是，離線模式的唯一缺點是您可能沒有幾個功能。 即便如此，它並沒有真正從你身上帶走太多。 重要的是您可以繼續您的任務並節省時間。 想像一下，如果靈感來襲，並且您想在文檔中添加一些內容。 但是，您不能這樣做，因為您的 Wi-Fi 已關閉。

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