時間跟踪軟件的主要功能是什麼？

時間跟踪應用程序使用自動化來監控工作場所和個人環境中的時間。 當談到使用專用軟件監控時間時，您想問的第一個問題可能是：“我如何知道一個好的時間跟踪工具的基本特徵，以及哪些軟件具有這些基本特徵？”

在本文中，我們將向您展示可靠時間跟踪器的所有重要組成部分，然後我們將建議您可以使用的理想工具。

時間跟踪軟件有什麼好處？

首先，您應該了解使用時間跟踪軟件將極大地服務於您的業務。 其中一些好處包括：

1. 提高生產力

通過跟踪員工的活動，您將迅速遏制可能影響工作場所生產力的消極態度。 此外，您會發現更容易讓您的員工專注於發揮他們的真正潛力。 當人們可以衡量他們的活動並監控他們的工作時間時，他們可以輕鬆地識別出拖累他們的工作效率的因素並加以解決。

2.無縫時間記錄

儘管您希望密切關注員工的活動，但還有其他重要的事情需要您注意。 此外，試圖捕捉時間、記錄計費時間、計算工人的工資以及手動起草客戶的發票會讓你筋疲力盡。

如果您使用時間跟踪器，您只需一次性配置您的時間捕獲設置並顯示您的計費條款。 之後，該工具會自動處理其他所有事情。

3. 增加透明度

如果您的員工在您指出他們的工作鬆懈時感到受騙，那麼時間跟踪器的準確記錄將提供一個和平的解決方案。 您可以使用這些信息來評估員工的工作效率並確定需要解決的灰色區域——這樣做不會顯得不合理。

4.更好的截止日期意識和時間管理

通過實時觀察員工活動，很容易預測任務和分配的完成時間。 此外，您可以快速識別關鍵延遲因素。 短期或長期調整的負面影響不會很明顯，因為您已經擁有強大的時間管理系統。

5. 紮實的工作場所文化

通過嚴格強調有效的時間跟踪，您將逐漸建立一種紀律和問責制的工作場所文化。 也就是說，您的員工將變得以目標為導向。 此外，他們將學會更多地信任您，並且總是有動力根據公司的 KPI 執行任務。

好的時間跟踪器的基本特徵是什麼？

時間跟踪軟件通常收集與員工完成分配給他們的任務所用時間相關的數據。 它比傳統的時間表（如 Excel）更方便、更高效，後者需要手動輸入每一秒或每分鐘的工作時間。

大多數企業主開始意識到需要利用此類工作時間分析來獲得洞察力並簡化其運營的不同方面。 例如，要準確計算員工的工作小時數並管理員工的每週或每月付款，您可以使用具有集成發票功能的時間跟踪解決方案。

需要注意的是，除了監控項目所用時間的基本功能外，一個好的時間跟踪器還應具有以下主要功能：

1. 整體時間追踪

僅時間監控是不夠的。 非常重要的是，用於呈現結果的格式可以使信息更有意義。 如今，一些最好的時間跟踪器以一種方式呈現記錄的信息，使管理人員可以輕鬆地根據項目、客戶、單位和個人任務過濾時間數據。 此外，如果該軟件有一個簡單的界面，使其適用於多種用途，那將是一個額外的好處。

2. 自動化時間表

時間表有助於監控員工的缺勤情況、休息時間、假期和工作小時數。 該功能使用這些信息來計算計費時間，並通過擴展計算每個員工的每月/每週應付金額，使其可用於工資單和發票處理。

一些時間跟踪器缺少此功能。 然而，那些擁有它的人有一個內置的模板來生成 PDF、CSV 或 DOC 格式的時間表。 此外，您可以將結果導出到電子郵件。

3. 用於報告和分析的內置工具

可靠的時間跟踪軟件將允許您創建每個員工工作的摘要。 這些通常包括以下內容：

• 與活動相關的詳細信息，例如您的員工投入的總小時數、總體空閒時間、總體生產時間以及每個時間段的用戶活動級別。
• 員工績效詳細信息，尤其是與團隊項目相關的信息，以便您衡量每個成員的貢獻。
• 每個團隊成員的任務相關報告，以查看所承擔工作的性質。 一些員工可能會在不從事與工作相關的活動的情況下完成大筆交易。

時間跟踪器的報告和分析功能應該讓您通過幾個步驟生成此數據。

如果摘要以類似圖表的格式或圖形顯示以便於查找，這也是理想的。 但是，可定制的模板將更加有用。

4. 一刀切的項目管理能力

時間跟踪軟件在項目管理中非常有用。 然而，雖然市場上的大多數時間跟踪應用程序往往包含簡單的模塊，使其適合大多數小型項目，但您可能會發現許多流行的時間跟踪器缺少以下項目管理功能：

• 團隊子部門之間的任務分組
• 項目和個別任務的截止日期設置
• 正在進行的工作的進度監控
• 預算管理

關鍵是，對於小型企業來說，上述內容可能不是必需的。 儘管如此，如果您想確保項目按時、在預算範圍內並以所需的質量完成，您也不能忽視這些功能。

5. 及時提醒的提醒功能

時間跟踪器可以區分延遲和及時響應問題。 例如，一些員工可能會忘記退出，在這種情況下，軟件會在他們完全離開辦公場所之前向他們發送通知。 此外，該應用程序應該能夠在截止日期快到並且您落後於計劃時向您發出警告。 同樣，應該可以授予您的團隊成員接收待處理任務的此類警報的權限。 一些時間管理應用程序會自動通過電子郵件、短信和聊天室（如果集成）發送此類通知。

6. 發票管理

雖然時間表有助於簡化計費時間的記錄方式，但您可能必須自己手動整理開票流程。 但是，如果您按小時或每天向客戶收費，這並不理想。 此外，隨著業務的擴展，事情會變得更加複雜。

因此，時間跟踪器中必須提供單獨的發票管理功能來跟踪工作時間並根據商定的條款自動生成開票文件。 除了減輕您的工作量外，該工具還確保您可以始終如一地向客戶發送準確的帳單詳細信息。 從長遠來看，這將建立信任。

7. 與其他軟件的集成

跨各種第三方平台和應用程序改組是當今大多數項目不可避免的方面。 此外，這些工具可能會提供使它們成為跨職能團隊不可或缺的服務。

一些例子如下：

• 體式
• 銷售隊伍
• 貝寶
• 語法
• 特雷羅
• 鬆弛

可以與第三方應用程序無縫集成的時間跟踪軟件將簡化您管理項目的方式。 也就是說，在您簡化工作場所運營之前，對這種多功能時間跟踪器的需求可能不會很明顯。 通過將項目的有用應用程序集中在一個地方，您可以有效地實施長期和短期績效策略。 只需選擇一個值得使用的付費或免費時間跟踪器。

8. 移動應用

擁有可在智能手機上訪問的時間跟踪軟件有助於業務連續性。 一些品牌擁有移動應用程序，用戶可以在其中訪問其時間跟踪器桌面版本的幾乎所有功能。

使用時間跟踪應用程序的移動版本，您可以保持業務 24/7 全天候運行。 此外，您還可以收到有關未完成項目的實時更新。 此外，您還可以查看員工的績效水平。 最重要的是，能夠在手機上使用時間跟踪器可以讓您提前完成。

如果應用程序與雲存儲集成，這是一個額外的好處。

什麼時間跟踪器具有所有必要的功能？

那裡有一些很好的選擇。 也就是說，雖然有些可能擅長讓您全面了解員工的活動，但它們可能不適合有效的任務分組，並且一些評價最高的任務相當有限。

幸運的是，有一個功能強大的時間跟踪器，它具有所有所需的功能。 這個工具被命名為 Traqq 時間跟踪器。 它帶有這些和其他一些令人興奮的功能，並且可以完全免費訪問。

如果您想要一個具有全套功能的時間跟踪器來監控團隊的活動和績效，我們建議您使用 Traqq。

結論

時間跟踪器的使用不僅僅是一種趨勢。 但是，並非所有時間跟踪器都值得您花時間。 本文介紹了選擇時間跟踪軟件時要考慮的關鍵點。

您覺得該指南有幫助嗎？ 請通過評論部分告訴我們。