從 BI 投資中獲得最大收益的 3 種必備技術
已發表: 2022-01-29十年前，如果你問一個典型的業務經理他們最緊迫的挑戰，他們可能會告訴你這是缺乏信息。 許多公司本質上是憑直覺經營的，因為他們對自己的業務運作方式缺乏深刻的洞察力。
如今，我們面臨著相反的問題。 雲服務應用程序甚至會向小型企業拋出大量數據。 從您的虛擬服務器場到您的電子郵件營銷活動的成功，甚至到您倉庫中的所有庫存，數字正從各個角度流入您的業務。 幸運的是，可訪問的商業智能 (BI) 工具甚至可以讓中小型企業 (SMB) 將這些數據解析為分析成功的獨角獸，即可操作的洞察力。 困難在於讓你的手臂圍繞數字。
這就是業務分析的用武之地。正如我們將在本文中解釋的那樣，業務分析技術並不是您的 BI 工具最終允許您構建的彩色儀表板。 它們使您可以獲取原始數據並使用它來構建直接導致實際行動的地圖。 BI 工具是幫助您實現目標的包騾。
許多小型企業經理迴避 BI 工具，因為他們認為它們太難使用，但實際上，一旦你知道你想讓它們告訴你什麼，它們並沒有那麼難。 下面的技巧將讓您了解這些問題需要是什麼以及您希望如何回答這些問題。
是什麼讓分析變得重要
業務分析需要在您啟動 BI 工具之前開始。 BI 服務本身價值不高。 要從中受益，您需要授權它告訴您、您的經理和您的員工他們需要知道的信息。 數據將使他們能夠更好地完成工作，並為其他業務帶來相應的好處。
這應該包括他們經常需要的數據，並且它也應該比他們以前使用的任何方法更容易找到它。 最重要的是能夠增加新的洞察力。 他們之前可能沒有的想法有望使他們的工作更輕鬆、更有效。 這對長期和可重複的業務問題有好處，但對於短期挑戰也很有用。
一個很好的例子是流行病。 COVID-19 迫使公司將一切從運營轉向財務戰略，以便一切都在新常態下運作。 這意味著對當前數據的新洞察現在至關重要。 根據 Freshbooks 傳播與研究團隊進行的一項調查，只有 21% 的企業表示他們有足夠的員工或資源來應對大流行帶來的挑戰。
雖然它們都是強大的平台，但 Tableau 和 Microsoft Power BI 都無法為您管理資源重新分配。 業務分析是您之前需要做的，因此您可以將這些工具指向您需要解決的確切問題。
三大頂級 BI 技術
對於初學者來說，它可能看起來很奇怪，但大多數流行的 BI 技術都是用首字母縮略詞來指代的。 這些通常縮寫該技術用於執行其功能的步驟。 下面描述的三個當然不是唯一可用的技術，但它們都可以應用於任何規模的企業，因此它們是一個很好的起點。
1. SWOT
SWOT 分析可能是最著名的技術，這就是為什麼它在我們的列表中排名第一。 SWOT 代表力量、弱點、機會和威脅。 因為它的應用範圍如此廣泛，所以它可以說是當今最流行的技術。 這是因為 SWOT 分析可以而且應該在整個組織中執行，而不僅僅是一個部門或工作量。
這樣做可以揭示很多關於不同團隊如何看待您公司的位置以及您可以獲得的機會的信息。 通過將這些響應匯總在一起，您將能夠更全面地了解您的業務運作方式和運作方式。
這方面的一個例子可能是您的團隊成員對新技術的態度。 根據您的市場部門，您的營銷團隊可能對物聯網非常興奮，或者您的客戶服務團隊看到了人工智能驅動的聊天機器人的機會。 相反，您的 IT 團隊可能恰恰將這些技術視為您面臨的最大威脅。 應用 SWOT 將根據您的 IT 使命優先考慮營銷或服務台需求。 它還將通過提供與該決定相關的數據來準確涵蓋如何做出這些決定。
這可能涵蓋諸如您的客戶對 AI 聊天機器人的看法，這些內容來自您向他們提供的調查，或者來自您的幫助台技術人員在他們的客戶關係管理 (CRM) 或工單管理應用程序中輸入的回复。 然後，這些數據將與相關的 IT 數據相關聯，例如安裝、管理和排除故障的 AI 聊天機器人系統的成本，以及最重要的是在實際購買之前如何測試這種新技術。
因為它專注於四個明確定義的領域，所以 SWOT 分析的初始問題和最終結果通常顯示在基本的四點網格中。 對於一個過於簡單的示例，假設您正在經營一家管道業務並且您正在尋求擴展。 您最初的 SWOT 問題可能如下所示：
解決這些問題將涉及業務的不同部分，包括營銷、銷售、財務和運營。 每個領域都需要解決這些問題，即需要哪些信息才能獲得答案並製定前進計劃。
SWOT 分析允許您平衡所有團隊的競爭觀點和需求，並確保您不會錯過圖片的重要部分。 關於 SWOT（和其他幾種 BI 技術）的一個常見誤解是它們是“即插即用”的，這意味著您只需構建一組查詢，然後定期運行它們以繪製隨時間推移的增長/下降或成功/失敗的圖表。
您可以為此使用 SWOT 元素，但 SWOT 概念是關於如何戰略性地實施 BI 計劃。 您的查詢方法是在您的 SWOT 過程之後出現的，而不是在此過程中。 您可以而且應該盡可能多地將 SWOT 流程應用於業務的盡可能多的方面，尤其是那些不斷變化的方面。
如需深入了解如何在現實世界中使用 SWOT，請查看 Udemy 提供的在線入門指南。
2. 大多數
雖然您可以將 SWOT 應用於特定問題，但它實際上旨在對您的整個組織或部門進行更全面的分析。 為了找出較小或單一的問題，一種更好的方法稱為 MOST，它代表 Mission、Objective、Strategy 和 Tactics。 在某些方面，這種技術類似於 SWOT，但這裡的區別在於 MOST 分析更分層。
您將從最高級別的單個問題開始。 然後，下面的每個步驟都設計得更具體。 如果您對 MOST 進行了廣泛的了解，您可能會根據您的執行級別來定義您的業務。 然後，您可以使用該層次結構來收集和衡量您可用的最廣泛的指標。 例如，原始銷售或市場份額增長。 然後，高級管理人員使用這些數據來建立目標，這意味著他們想要實現的目標。 具體來說，他們認為他們可以增加多少銷售額。 或者他們期望他們的市場份額增長多少，非常重要的是，他們將如何衡量這一點。 策略是您實現這些目標的計劃，而策略是單個員工將如何為此做出貢獻。
MOST 的最後兩個步驟在您設計持續度量以及如何使用 BI 平台分析它們時最適用。 但在你到達那里之前，你還需要弄清楚你將如何收集這些數據。
如果您的目標是在兩個季度內將您的社區受眾數量增加 15%，那麼如果您成功了，您需要了解哪些指標？ 絕對是整體社交媒體網站訪問者，還有網絡研討會參與者、活動響應或來自社區和電子郵件外展的網站訪問。 有了所有這些可用的渠道，您必須在進入查詢設計之前建立數據收集方法，因為您可以提出的問題將由您獲得的數據決定。
在上面的示例中，這將是站點訪問計數器、電子郵件傳遞、打開和點擊統計等措施，以及針對多個活動的網絡研討會參與者的準確計數器。 一旦該數據具有指定的收集工具和已建立的 BI 系統路徑，您就可以開始找出跟踪所有內容所需的查詢。
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MOST 在這兩個步驟中都可以提供很大幫助，因為它是一種組織您的需求、可用數據和目標的簡單直觀的方式，因此整個團隊（而不僅僅是數據科學家）都可以輕鬆消化和理解。
如果您想更深入地了解 MOST 可以做什麼，英國的社交和行為創業公司 Texavi 在其 Texavi AnalystZone 頻道的這個 Youtube 視頻中做了很好的解釋。
3. 工藝設計
任何規模的企業都可以使用 SWOT，尤其是 MOST，並取得良好的效果。 但對於中小型企業來說，保持持續的競爭力、高效和盈利是最大的挑戰。 為此，更直接、更實際的商業智能方法可能更有效。 這就是流程設計的用武之地。中心思想是，一些通常用於計劃和管理項目的工具也可以應用於正在進行的業務流程。
訣竅是了解您的業務是如何運作的。 如果您正在運營電子商務履行倉庫，您就會知道您正在通過存儲客戶的商品、衡量他們的庫存、履行和運送他們的訂單以及收集他們保持運營運行所需的數據來賺錢。 考慮到這些流程，您可能可以計算出您在這些服務上花費了多少錢與他們帶來了多少。或者你可以嗎？
您的倉庫究竟是如何管理的？ 要回答這個問題，您需要查看管理新產品到貨、存儲組織和運輸特徵的流程。 您還應該準確了解訂單是如何進入的、如何處理的，以及資金和數據交換是如何運作的。 您正在鑽研流程設計的細節。 您可以獲得的粒度越細，它的效果就越好。
這意味著識別這些任務鏈中的每一個，對它們進行分類，並繪製出流程中的每個步驟。 這些信息可以讓您調整流程以獲得新的效率、更好的成本/利潤數字或任何對您最重要的優化。 因此，這種分析方法沒有一套既定的步驟。 每個企業都將決定其方法。 可能最流行的方法是竊取遞減粒度的 MOST 方法並將其應用於您的業務機制。
從最廣泛的業務定義開始。 將其分解為各個部分，這些部分可能與您將其組織成的部門相同。 與這些部門負責人、他們的二級經理，甚至是前線的人會面，是您最終建立一份關於您的業務運作方式的詳細綱要的方式。 你想要這一切，包括聰明的成功、長期的障礙和令人尷尬的缺點。 您的第一次將是一個漫長而乏味的過程，但信息是黃金。
一旦你掌握了現實，現在就可以將其與假設性問題進行比較——要求管理者設想“在完美世界中”流程將如何運作。 您將這些響應與正在發生的事情進行匹配，然後您就可以弄清楚為什麼會這樣，以及您需要做些什麼來改進。 沒有組織運行完美，這意味著您可以定期運行流程設計項目並始終找到新的見解。 對於中小型企業來說，這是一種絕妙的方式，不僅可以更好地運營，還可以讓高級管理層（即使只是一小部分所有者或合作夥伴）與他們業務運作的各個方面保持密切聯繫。
如果您定期執行流程設計，則將 BI 工具應用於此流程效果最好。 一次性方法確實不會從 Tableau 之類的工具中受益匪淺。 但無論如何，一次性流程設計項目的成功潛力有限。 但是，例如，每年進行一次，您可以花一整年時間收集與推動業務發展的每個流程相關的數據。 每次啟動流程設計會話時可視化這些數據，可以讓您非常詳細地了解您在市場中的表現以及與競爭對手的競爭情況。
一種尺寸不適合所有人
沒有明確目的的數據收集是對磁盤空間的浪費。 只有當您使用它來計劃和實現變革時，它才值得，無論是戰略性的還是戰術性的。
一個好的商業智能工具使您能夠使用數據來進行這些更改。 這個目標也應該決定您最終使用哪種 BI 工具。 這可能是一項昂貴的投資，因此將您所擁有的數據和您將要針對 BI 平台的功能提出的問題進行匹配應該構成任何特定工具是否適合您的基準。
對於任何 SMB，應用上述技術中的至少一種是做到這一點的方法。