技術交流中的文本、圖像或視頻？

你工作的公司正在努力為它的觀眾提供世界上最好的產品體驗。 作為一名技術作家，您希望通過為該產品創建出色的用戶幫助來為此做出貢獻。

有許多很棒的工具可以幫助您實現這一目標。 這些工具包括文本編輯器以及圖形和視頻工具。 但是，您如何決定何時使用文本、圖像或視頻來提供產品幫助？

在這篇文章中，我將向您提出 15 個問題，您可以提出這些問題來指導您選擇正確的媒介。

15 個問題要問自己以幫助選擇正確的媒介

1. 法律禁止使用圖片或視頻嗎？

大多數法規都沒有說明使用視頻和/或圖像是否合法，但有時使用這些媒體可能會很困難，因為適用的法律可能會導致問題。

根據您正在開發的產品類型以及在哪個國家/地區銷售，有時必須提供該產品的印刷說明。 這使得使用視頻作為主要媒體非常困難，但使用圖像也可能並不總是最好的解決方案。

根據美國產品安全法，有義務警告與使用產品相關的可能風險。 警告缺陷（由不充分、不明確或不完整的警告引起）可能要求製造商根據嚴格的產品責任索賠對由缺陷產品造成的損害承擔責任。

同樣在歐盟內部，產品安全指令規定也需要明確的說明。 例如，低電壓指令 2014/35/EU 規定“此類說明和安全信息以及任何標籤都應清晰、易懂和易懂。”

作為製造商，如果未能警告購買者，您將承擔責任。

並非所有的說明或警告都能以圖像的形式清楚地說明，因此有時需要打印說明。

即使您以黑白打印，照片也可以優雅地降級，但視頻信息會完全丟失。 這意味著您需要採用不會降級的格式的萬無一失的說明。 當可能產生任何法律後果時，您應該使用文本。 僅使用圖像或視頻來支持文本。

2. 您的用戶可以訪問互聯網嗎？

播放視頻通常需要高速互聯網。 用戶在查找特定產品信息時並不總是可以訪問互聯網。

當他或她有時間並且互聯網可用時，用戶將在 YouTube 上查看“操作方法”視頻。 在這種情況下，對信息的需求不如火車卡在隧道中的情況那麼緊迫。 在這種情況下，您肯定希望離線獲得信息！ 當信息離線可用時，最好使用文本（由圖像支持）。

3. 內容是否定期更新？

正在修訂、更新或正在開發的產品可能不太適合視頻文檔。 更新視頻以進行新修訂比更新圖像和文本更不方便和昂貴。 當您期望用戶界面或物理產品設計經常更改時，請使用文本（如有必要）與圖像結合使用。

4. 圖像可以支持、替換或增強文本嗎？

用戶幫助中的圖像可以包括照片、插圖、表格、屏幕截圖、圖表和示意圖。 插圖和圖表是讓您的聽眾大致了解設備、零件和組件的好方法。

通過插圖可以很容易地解釋產品的安裝。 插圖可以支持文本，甚至可以完全替換文本。

在表格中使用時，技術規格或數據更清晰易讀。 在某些情況下，表格可以替換文本。

通過添加屏幕截圖可以更好地解釋如何使用軟件工具的描述。

您包含的圖像越多，您必須使用的單詞就越少。 但是，圖像不能總是替換文本。 例如，警告可能很難從視覺上解釋，這可能會導致危險情況。

僅當圖像以比單獨使用文本更好的方式支持、替換或擴充文本時才使用圖像。

5. 使用圖片或視頻可以節省本地化成本嗎？

儘管使用視覺效果的主要原因應該是為用戶創造更好的理解，但在某些情況下，使用圖像的決定可能是基於成本。 例如宜家的安裝手冊大多不使用文字。 這節省了大量翻譯成本，因為宜家在 28 個國家/地區銷售其產品（使用 17 種不同的語言）。

為全球觀眾創建幾張圖片可能需要幾個小時，但將相同的文本翻譯成 17 種不同的語言會更加昂貴。 如果您正在為全球受眾創建用戶幫助，請考慮使用沒有文字的插圖或視頻，這樣可以節省本地化成本。

6. 你們的用戶輔助本地化過程是怎樣的？

這又可以是一個基於成本的決定，但我們需要切合實際。 儘管它正在迅速變化，但在大多數情況下，技術交流還不是花錢的地方。

因此，在開始創建用戶幫助之前，請保持圖像和視頻的本地化過程。

您需要插圖中的文字嗎？ 你們送貨到 28 個國家嗎？

翻譯圖像可能是一個昂貴的過程，這是一種傳統觀念。

儘管有一些高級功能/工具可以本地化圖像中的文本（例如通過 Snagit 中的翻譯功能），但您不想將所有 Illustrator 文件編輯成 28 種不同的語言。

根據經驗，僅使用文本比結合文本和圖像更容易翻譯。

當本地化成本超出您的預算或不值得額外費用時，請勿使用視覺文檔。

在尋找可以在本地化過程中為您提供支持的工具時，請確保它們還發送數據，例如圖像中的文本、變量、元數據、ToC 和圖像（層）中的文本以進行翻譯。

7. 你有資源製作圖片或視頻嗎？

創建視頻和圖像需要比技術寫作更多的技能。

許多技術作家可以創建很棒的文字說明，但這並不一定意味著他們是經驗豐富的圖像或視頻製作者。

製作不佳的圖像或視頻很可能會錯過目標。

照片可以作為插圖的廉價替代品。 但通常它們的信息量不夠大，因為它們包含的信息太多。 自己添加箭頭並不總是讓照片更容易理解。

當您想使用高質量的視覺文檔時，您應該學習製作清晰且有用的視覺所需的技能。 有很多很棒的工具可以幫助非專家進行視覺交流。

通過這種方式，技術傳播者可以在他們的工作中加入引人入勝的視覺元素，而無需經歷陡峭的學習曲線。

8. 我需要證明什麼嗎？

學習任務的程序信息應包含執行任務所需的一般步驟。

研究表明，在程序信息中添加演示，展示如何執行任務，支持學習的有效性。

視頻可用於通過演示關鍵功能和工作流程來補充程序信息。

確定是否需要演示的經驗法則是從程序描述開始（如果需要用照片增強）。 如果您發現僅用文字或圖片難以清楚解釋的具體程序，那麼視頻可能具有附加價值。

9. 我需要展示動作嗎？

用戶幫助通常包括移動。

這可以是使用 Photoshop 多邊形套索工具時鼠標的移動、偏僻閥門的旋轉、縫紉機的穿線或撬鎖。

僅用文字或照片很難解釋運動。

當你想展示動作時使用視頻。

10. 我需要展示一個狀態嗎？

事物的狀態很難用圖像、照片或文字本身來翻譯。

LED 燈的視覺信號，識別引擎發出的聲音，確定混合混凝土是否足夠液體，甚至測試你正在製作的蛋奶糊是否足夠“搖晃”，這些都是我們所說的“狀態”的好例子“ 東西。

添加視頻可以幫助您解釋某物的狀態需要是什麼樣子。

11. 我需要展示力量嗎？

此外，如何施力也很難用照片或文字來解釋。

有關在擰緊螺栓時如何在扳手上使用正確的力、如何“小心地”將組件轉動到“用手擰緊”的狀態，或者在 iMac 外殼實際彈出之前您必須多用力拉動外殼的說明，請參見都是很好的例子。

當您需要展示使用多少力量時，視頻是您的解決方案。

12. 我想接觸多少人？

人們唯一比圖片更喜歡的是動態圖片。

人們被教學視頻所吸引。

在 YouTube 上搜索“操作方法”時，您將獲得 4.39 億次點擊！ 關於如何折疊 T 恤的 YouTube 教程已被觀看近 900 萬次！

某人觀看視頻的機會比閱讀文本高 75%（來源）。 觀看視頻教程； 文本被跳過。

當您想確保您的用戶幫助能夠覆蓋盡可能多的受眾時，視頻應該是您的選擇。

13. 我的用戶需要非常具體的信息嗎？

如果您的觀眾正在尋找非常具體的信息，視頻可能會非常令人沮喪。

當您只對定位特定螺釘感興趣時，您不想觀看 20 分鐘的視頻。 翻閱用戶手冊的頁面或在電子版中簡單地使用 ctrl +f 效果更好。

掃描視頻以獲取此類特定信息比掃描文本或圖像更困難。

您可以通過縮短視頻、添加字幕或副標題以及使文本可搜索來使視頻更易於掃描。

否則，當您的用戶經常需要參考特定信息時，不要使用視頻。 改用文字。

14. 我的預算是多少？

錢！ 專業製作的視頻和圖像可能很昂貴。 當它們不是專業製作時，它們看起來很糟糕。

根據您的目標群體（例如內部使用與外部使用）以及您在創建優質視頻方面所做的努力，業餘視頻可能只是可以接受的。

大多數軟件都可以通過廉價的截屏視頻來解釋。

15. 用戶需要記住

後期信息？

用戶可能需要一次性的參考信息，或者他們可能需要學習信息以便經常或很久以後才能回憶。

精心製作的視頻是一種更高效、更有效的媒體，可用於學習和培訓目的（來源），這意味著更容易記住在後期學習的內容。

當用戶需要在後期記住和重現信息時，視頻將是合適的媒介。

結論

圖像和視頻可以幫助您創建更好的文檔。 但是，有幾點需要記住：

• 僅由於法律條件，對插圖和視頻的使用可能會有一些限制
• 視頻的使用大多需要互聯網接入
• 更新視頻可能是一個昂貴的過程
• 根據您的本地化過程，翻譯插圖或視頻可能會很昂貴

大多數情況下，用圖像增強的文本足以創建更清晰的文檔。 考慮在以下情況下使用視頻：

• 當你需要展示一些東西時
• 當學習的有效性發揮重要作用時
• 當您僅針對移動設備用戶並且您的受眾始終可以訪問互聯網時
• 當您擁有創建高質量視頻的資源時
• 當您想吸引大量受眾時

就像編寫清晰明確的說明一樣，創建專業的圖像和視頻需要特定的技能。 工具和教程可以在這方面為您提供支持。

最重要的是，您的用戶希望在客戶旅程的每個階段都獲得出色的用戶體驗。

交付這個是你的責任！

在將所有時間都花在了出色的產品上之後，您還希望在諮詢用戶幫助時為您的用戶提供良好的體驗。

想像一下，用戶能夠在沒有客戶支持幫助的情況下安裝或使用您的產品。

想像一下有助於改善用戶體驗的用戶幫助。

你可以做到這一點！

為此，請自問這篇文章中的問題，您的用戶會在安裝、使用或解決您的產品問題時感到興奮。