高績效團隊如何在現代工作場所取得成功

已發表: 2022-06-27

在混合工作的世界裡，關於員工應該在何時何地工作的爭論非常激烈。然而，關於“如何”的關注要少得多。問題就在於此。如何正確是最難的部分，但也是最重要的。

組織仍然對他們的傳統思維感到困惑。即使他們被迫將辦公室搬到網上，他們也會養成在他們的工作場所灌輸的壞習慣：太多的會議、糟糕的技術基礎設施、陳舊的領導方式等等。雖然工作世界正在迅速變化，但組織不情願地轉移了人們工作的地方，在某些情況下，甚至在他們工作的時候。變化緩慢的是意識到工作方式需要反映快速變化的工作場所的現實。

領導者必須改進員工的工作方式。對於希望在充滿挑戰的新工作世界中茁壯成長的組織和領導者來說，異步優先的通信方法是必須的，無論他們的工作場所是完全遠程的、混合的還是面對面的。

是時候停止躲在熟悉的同步優先工作方法的安全毯後面了，告訴自己讓我們的團隊成員同時在同一個（虛擬）房間裡是保持團隊正常運作的原因。因為不是！請注意，我是一個 A 型性格外向的人，在面對面的社交互動中茁壯成長，但我將第一個承認，長時間的無意識會議（無論是否面對面）並不是讓我富有成效的原因。

看，我並不是說同步通信不重要。但是，當它成為默認值時，它會為持續的高反應創造一個環境和期望。每一次互動都變成了一場消防演習。相反，當領導者深思熟慮地計劃和執行時，異步溝通的大門就會打開。

在過去的十年中，我看到一些最成功的領導者徹底重新平衡了同步和異步通信的組合，為他們的團隊創造了一個充滿活力和健康的環境。我也照做了，在這個過程中我學到了很多東西。

但在深入探討之前，讓我們就異步通信的定義和重要性達成一致。

什麼是異步通信？

同步溝通是實時發生的溝通，各方同時參與（例如，Zoom call），異步是一種讓員工根據自己的時間表組織和執行工作的溝通方式，為製定戰略和完善工作提供空間-調整可交付成果。

為什麼異步優先？

簡而言之，異步工作可以讓員工更快樂、更健康、更高效。同步繁重的工作會降低任何團隊的生產力並造成不必要的焦慮。儘管在大流行期間消除了通勤時間，但在家工作增加了工作時間，導致工作與生活的平衡失衡。與此同時，94% 的美國工人報告說他們在工作場所經歷過壓力。

選擇類型的同步工作（例如會議）始終佔據員工的日程表並無濟於事。巴圖比定律推測，會議為 80% 的與會者浪費了 80% 的時間。普通人將 35% 到 50% 的時間花在會議上，高管們認為 67% 的會議效率低下。鑑於這些統計數據，我堅信領導者必須支持異步溝通，以騰出人們的時間來提高效率並優先考慮員工的心理健康。

減少會議時間並更加強調異步溝通將使領導者能夠打破過度反應的循環，為專注的工作時間和深思熟慮的參與創造空間，從而提高效率和協作，同時顯著減少壓力和焦慮。此外，這將加深包容性，因為不是每個人都能在同步的環境中一時衝動地把最好的自己帶到桌面上。

如何領導異步優先工作

高績效團隊採用異步優先的方法進行領導。他們利用創造力和技術通過異步通信創建協作和包容的環境。領先的組織甚至會修改其文化規範以適應其員工的需求。

以下是我建議您開始的五件事。

設立“無會議”日

我曾在兩家實行“週五不開會”的公司工作過。只有一個成功地在文化上全面實施，因為它來自高層，高管以身作則。對我和我的隊友來說，這是一周中效率最高的一天。此外，同一家公司在夏季的幾個月裡每隔一個週五就給員工放假。兩者都有助於提高同事之間的生產力和友情。這也促使我們優先考慮異步協作。

考慮並尊重時區和個性

我花了將近三年的時間與來自世界各地的人們一起工作。你知道我發現什麼最有效嗎？異步優先的工作方法！

對於全球團隊，協作在非實時時效果最佳。與其召集一些人在早上 6 點和其他人在晚上 10 點開會，不如創造一個環境，讓每個人都可以做出貢獻，同時成為最有生產力的自己。

這不僅僅是時差問題。你必須考慮人們的工作偏好。例如，我的團隊中有一個表現出色的人是夜貓子；儘管他住在美國，但他在下午 5 點到 11 點之間完成了他最好的工作。此外，他不是那種喜歡實時（在電話中）提供想法的人。他需要時間來處理、研究並形成自己的觀點。知道這一切後，我 90% 的時間都在和他一起使用異步工作方法。結果？出色的工作。

我最喜歡的一些供應商和代理商位於亞洲和非洲。由於時差如此巨大，我們使用各種通信工具（包括 WhatsApp）進行協作。大約 98% 的這種通信是異步完成的並且可以無縫工作。

用視頻更新代替會議

許多會議可以通過簡單地創建視頻並將其發送給同事、利益相關者或合作夥伴來代替。它不僅減少了浪費的時間，而且還增加了參與度。 TechSmith 的研究表明，48% 的員工認為視頻是最吸引人的交流方式。

適合這種方法的會議類型是：

“通知”會議：狀態更新、指標報告、項目演示、新員工介紹、“幕後”項目信息、每月領導更新等。
“拍肩”培訓：回答“操作方法”問題、展示新工具、概述新流程等。
反饋會議：利益相關者審查、報告缺陷、祝賀團隊成員出色地完成工作等。

作為十多年來 TechSmith 產品的粉絲，我使用 Snagit 的一體化捕獲工具輕鬆記錄我的屏幕並在需要時進行簡單的實時編輯。 Snagit 為我提供了一種簡單的方法來同時錄製我的聲音和屏幕（或網絡攝像頭），從而製作出精美的信息視頻，創建起來絕對輕而易舉。通常，它可以像打開幻燈片或電子表格並在錄製時談論它一樣簡單。然後，我可以輕鬆地剪掉我不喜歡的任何部分，創建一個拋光的成品與團隊分享。

通過共享文檔和可視化協作平台進行頭腦風暴和協作

諸如用於設計協作的 SnagIt 或 InVision、用於網站開發協作的 Pastel 以及用於視覺頭腦風暴的 Miro 和 Mural 等工具可讓您有效地進行協作。除了 Google Docs、OneDrive 和 DropBox，這些只是工具箱中的一些寶貴工具，它們同時實現了高生產力和極大的靈活性。

設定界限並使用工具減少干擾

《經濟學人》的一項調查發現，34% 的員工會因為同事的面對面打斷而在工作中失去注意力。我懷疑這種注意力的喪失在虛擬環境中更加嚴重，因為 Slack、Microsoft Teams 和文本消息平台等工具會分散注意力。高績效團隊會相互尊重並尊重彼此喜歡的工作模式。他們創建“辦公時間”並使用插件來減少干擾並最大化專注時間。他們依靠周密的計劃和異步的溝通來發揮自己最好的一面，同時為同事提供工作空間，讓每個團隊成員都能發揮最大的生產力和參與度。

總之，在“人才大戰”和“大辭職”運動中，人們的工作方式將塑造您組織的未來。在不犧牲員工心理健康的情況下最大限度地提高生產力現在是企業的當務之急。異步優先的工作方法需要成為一種規則，而不是例外。