同步與異步通信：如何使用兩者來主導遠程工作

當 COVID-19 大流行來襲時，我們中的許多人突然面臨在家工作和學習的問題。 雖然遠程工作和教育並不是新概念，但我們大多數人都沒有經歷過完全數字化的工作場所或教室的挑戰（和——是的——獎勵）。

對於新的遠程工作者來說，它提出了很多問題。 與同事交流的最佳方式是什麼？ 作為一名教師，您如何確保您的學生不僅獲得他們需要的信息，而且還能真正學習？ 我怎麼知道什麼時候應該打電話或舉行在線會議，而不是發送電子郵件或製作視頻？

答案通常歸結為同步與異步通信之間的選擇。 兩者都是有用且有效的交流和分享知識的方式，但各有優缺點。

可能很難知道使用哪個以及何時使用，但有了正確的知識和工具，您絕對可以擁有遠程工作和學習。

什麼是同步通信？

同步只是意味著通信實時發生，所有各方同時參與。 您是否曾經通過電話與某人交談或進行過面對面的會議或對話？ 恭喜！ 您從事同步通信。

對於我們大多數人來說，去遠程意味著失去我們都習慣的面對面交流。 突然間，當你想和同事交談時，並不是突然過來聊天那麼簡單。

現在，您正坐在辦公桌前，使用網絡攝像頭和麥克風與屏幕上的圖像交談。 如果您從未聽說過或使用過 Zoom 或類似的視頻會議服務，那麼您現在幾乎肯定已經擁有了。

但虛擬會議並不是唯一的遠程同步通信方式。 通過 SMS 文本聊天或 Microsoft Teams 或 Slack 等在線聊天通常也是同步的。

什麼使同步通信有用？

當您需要立即回答問題時，同步通信非常適合。 它最大的優勢在於它的即時性。 當您需要集思廣益或希望能夠實時獲得意見或想法時，它也非常有用。 它最類似於您在日常辦公室生活中習慣的會議和對話。

許多人認為，同步交流更有助於建立融洽關係或吸引與您交流或教學的人。 雖然在某些情況下這可能是正確的，但它不一定是普遍的真理。

但稍後會詳細介紹！

同步通信如何不足？

由於即時性，它要求每個人同時在同一個（虛擬）地方。 對於可能身處多個時區或在互聯網連接、技術可用性或其他挑戰方面可能存在困難的人來說，這是一個巨大的劣勢。 同步通信的最大優勢也是它最大的弱點。

在 TechSmith，我曾經協調幾個外部諮詢機構的工作。 其中一些顧問在美國，但其他顧問在法國、德國、英國和澳大利亞。 試圖協調一個我們都可以參加同步會議的時間被證明是不可能的。

例如，對於為我的歐洲顧問工作的會議，我通常必須在東部時間上午 10 點之前召開會議，這樣就不會迫使他們在辦公室呆到很晚。 但是，這意味著澳大利亞人必須在午夜左右接聽電話。

這只是一個不合理的問題。 取而代之的是，我們將與盡可能多的人舉行會議，我會記錄會議以與那些不能出席的人分享。

它奏效了，但這也意味著澳大利亞人並不經常有機會像其他顧問那樣參與進來。

但是，這也是一個非常極端的例子。 對於不在千里之外的人來說，同步通信可能同樣有問題。

我們都參加過會議，我們想知道我們為什麼會在那裡，並默默地詛咒我們生產力的中斷。 在某人的辦公桌上進行快速聊天也是如此。 你對某個特定主題的緊迫感可能並不總是被你打斷的人分享。

同步通信需要每個人都在場，無論是否是他們的最佳時間。

最後，通過同步通信，幾乎沒有出錯的餘地。 在流式會議中，如果技術失敗，每個人都必須等待問題得到解決，否則會議可能不得不重新安排。

我們的朋友 Brian Fanzo 最近的這條推文總結得很好：

此外，在實時對話中，有時幾乎沒有時間考慮問題的答案或問題的替代解決方案。 您可能沒有時間收集必要的信息或資源來充分解決問題。

什麼是異步通信？

如果你已經讀到這裡，你可能已經猜到了——如果同步通信是實時發生的——異步通信一定是任何不發生的通信。 它不需要所有各方同時參與才能生效。

真的就是這麼簡單。 但是，有多種方法可以做到這一點！

電子郵件可能是在業務環境中進行異步通信的最常見方式。 但是這裡有。 多種形式的交流。

其他示例包括：

• 項目管理工具，如 Asana 或 Trello。
• 您組織的 wiki 或 Sharepoint 站點。
• 信息或教學視頻。
• 快速參考指南。
• 帶有標記的屏幕截圖。
• 提供反饋意見。

但是一些同步方法也可以是異步的或混合的。 雖然可以實時發送直接消息和短信，但您可能無法立即回答同事的問題。

留在 Slack 或 Teams 等工具中的消息也是如此。 人們可以選擇立即或在有空時回答。

我之前錄製流式會議並與任何缺席的參與者共享的示例是一種同步和異步混合的示例。

什麼使異步通信有用？

當不需要即時性時，異步通信效果最好。 它允許各方在方便、適當或可能的情況下消費和響應內容。 他們不必停止工作來參與其他人的日程安排。

此外，異步通信允許在回答問題、解決問題或提供想法之前有更多時間收集信息、資源、想法和意見。

異步通信也更能容忍錯誤和技術問題。 如果您的計算機在寫電子郵件的過程中崩潰，您可以在計算機重新啟動時返回它。 如果您製作要分享的視頻，您可以瀏覽並編輯您的口頭錯誤和猶豫。

異步通信具有可擴展性，而同步通信通常不能。

例如，大多數虛擬會議空間至少對出席人數有某種限制。 對於許多組織而言，這些限制通常不會成為問題。 但對於較大的公司或可能需要與更多人共享信息的情況，這些限制可能會嚴重影響您的通信。

但是，如果您將信息或教育會議變成預先錄製的視頻，那麼可以觀看的人數幾乎沒有限制。

最後，異步通信為錯誤和糾正錯誤或潛在的錯誤通信留下了更多空間。 您有更多時間來製作信息，確保其準確性，並在分享之前檢查錯誤。

異步通信不嘗試複製面對面通信的體驗，而是利用在線環境的獨特優勢。

異步通信的不足之處在哪裡？

想像一下：你的截止日期很緊，你需要在完成之前回答幾個最後的問題。 你給你的同事發了一封電子郵件，然後你等待。

等等。

等等。

在大多數情況下，異步通信在危機時期或您現在需要答案時並不那麼有效。

還有一些擔憂是，在許多情況下，異步通信可能不如同步通信那麼吸引人或個人。

這當然是真的。 電子郵件幾乎永遠不會像電話或面對面交談那樣私人化。

但是，如果做得正確，許多形式的異步通信都可以令人難以置信地引人入勝和個人化。 在我們最近的帖子如何有效地轉向在線教學：終極指南中，我們列出了多種方法來確保您的異步學習吸引您的觀眾——尤其是在製作視頻方面。

一些例子包括：

• 在為演示文稿錄製幻燈片時，包括您臉部的網絡攝像頭視頻。
• 使您的視頻盡可能短。
• 不要過度使用高產值。
• 熱情地說話。

查看該帖子以獲取更多重要信息。

同步還是異步更適合遠程通信？

兩者本質上都不比另一個更好。 這完全取決於您（和您的觀眾）的需求。

如上所述，當我們大多數人幾個月前去遠程辦公時，我們可能試圖弄清楚如何通過視頻通話、流媒體會議、直接消息和其他方法來複製辦公環境（或教室）。 而且，雖然這在短期內有效，但它可能無法無限期地持續下去。

對於大多數組織而言，同步和異步通信方法的混合將是最有效和最有效的。

我應該選擇同步還是異步通信？

如果您不確定同步還是異步通信是否適合您的特定需求，請問自己以下問題：

• 這是否緊急到足以打斷別人的工作？
• 我需要立即答复嗎？
• 我的同事現在需要這些信息嗎？

請記住，您的緊急情況不一定會轉化為其他人的緊急情況。

考慮一下：在線環境為我們提供了許多有效溝通的機會，而不必同步進行。 而且，在許多情況下，異步通信實際上會更好地工作。

還記得我們之前的會議示例，可能是一封電子郵件嗎？ 如果您舉行的會議純粹是提供信息，請考慮將會議轉為視頻。 您的觀眾可以消費內容而無需中斷他們的工作。 而且，借助 TechSmith Video Review 等工具，他們甚至可以在觀看時提出問題並查看響應。

即使您不在遠程工作，也可以通過以下幾種方法更有效地使用異步通信。

• 發送電子郵件。
• 將信息會議變成視頻。
• 創建一個快速的截屏視頻來審查提議的文檔更改，而不是親自開會。
• 截取屏幕截圖並引導您的觀眾完成完成任務的步驟。
• 製作培訓視頻，而不是進行面對面培訓。

有關更多信息和提示，請查看這篇關於如何通過視覺轉換遠程通信的精彩帖子。

有哪些工具可用於同步通信？

有許多工具可幫助您進行遠程同步通信，包括視頻會議軟件和聊天等實時通信工具。

以下是一些最受歡迎的：

• 飛漲
• 谷歌見面會
• 微軟團隊
• 電話（包括 Facetime 等功能）
• 鬆弛
• 短信文本

哪些工具可用於異步通信？

雖然以下一些工具對異步通信最有用，但您會注意到存在一些交叉。 例如，如果您向某人發送短信，他們當然可以立即回复，但他們也可以在更方便或更合適的時候回复。

以下是一些最流行的異步通信工具

• 電子郵件
• 屏幕錄像機/視頻編輯器，例如 TechSmith Camtasia。
• 截屏軟件，例如 TechSmith Snagit。
• TechSmith Knowmia Pro 等視頻平台。
• 微軟團隊
• 鬆弛
• 短信文本

同步與異步？ 更像是同步和異步！

遠程工作或學習時，沒有一種完美的交流方式。 異步通信和同步通信各有利弊。

有些通訊很緊急，需要立即關注。 但是，其他一些則不那麼緊急，可以以不那麼破壞性甚至更有用的方式處理。

借助正確的工具並更好地了解每種方法的真正優勢，您可以使用兩者來幫助您更好地與您的同事、學生和其他受眾進行交流，無論他們是在 5,000 英里之外還是在大廳裡。