如何粉碎您的下一個軟件部署

變化是可怕的，主要軟件的推出可能是組織用戶體驗中最可怕的變化。

很容易忘記，並非每個人都是技術大師。

對於你的一些同事來說，掌握一項新技術或軟件應用程序充其量是令人生畏的，而在最壞的情況下——令人難以置信的破壞和令人沮喪。

最後，成功實施等於成功採用軟件。

那麼，您如何在確保技術方面順利進行的同時管理用戶期望和體驗？

我會給你看。

一個以您的用戶為中心並專注於溝通和培訓的好計劃可以大大有助於確保您的組織的軟件推出不僅是好的，而且是巨大的成功。

以下是您將在我們的軟件推出指南中學到的內容：

• 推廣計劃的基本要素。
• 如何獲得整個組織的支持。
• 如何有效地與您的用戶溝通。
• 為什麼培訓是您的首要任務。
• 四個錯誤可能會在您的部署開始之前就失敗。

如何制定軟件推出計劃

這似乎很簡單，但就像您組織中的任何項目一樣，您應該制定如何推出新軟件的計劃。 該計劃應該解決發射前的準備、發射本身和發射後的問題。

對於本文，我們將假設您和您的團隊在評估您的組織的業務目標和需求（包括預算、軟件功能、安全問題等）方面進行了盡職調查。

從長遠來看，提前解決所有這些問題將確保團隊成員花費更少的時間和精力。

您已經選擇了所需的軟件程序或企業軟件，現在您需要解決如何將其提供給您的用戶。

遵循軟件推出最佳實踐

早在你考慮推出新軟件之前，你就需要一個新的軟件推出計劃，其中包括：你將如何推出它、向誰推出、按什麼時間表推出，以及——最重要的是——你將如何與用戶就推出事宜進行溝通並提供他們可能需要的任何培訓文件。

雖然大多數 IT 團隊都了解規劃軟件推出的技術工作的重要性，但很容易忘記項目對人的影響。

您和您的團隊顯然將負責推出新軟件，但您的計劃必須以用戶的需求、恐懼、期望和對即將發布的擔憂為中心。

在您的計劃中，通過提出關鍵問題，仔細考慮推出新軟件的最佳實踐：

• 這將是全組織的推出還是分階段的方法？
• 如果分階段，誰先得到它，為什麼？
• 這將如何影響我們的用戶？
• 這將如何影響我們的客戶或其他利益相關者？
• 我們可以做些什麼來幫助用戶理解這對他們意味著什麼？
• 誰將是此次部署的主要溝通人？
• 我們將如何解決恐懼、擔憂和投訴？
• 在過渡期間和推出之後，我們將如何支持我們的用戶？
• 我們組織中的哪些人可以在溝通和培訓方面提供幫助？

為每個人計劃

即使您的公司是軟件或技術提供商，您也可以打賭，並非團隊中的每個人都像您一樣對技術感到滿意。 總是最好假設會有用戶知道他們需要什麼來完成他們的工作，僅此而已。

有一次，在對 Microsoft Word 用戶進行可訪問性培訓時，我偶然提到了使用 CTRL-C 複製和 CTRL-V 粘貼。 他們盯著我看，好像我在說另一種語言。

這些人已經使用 Word 和其他 MS Office 應用程序多年，甚至幾十年。 儘管他們長期使用該產品，但幾乎沒有人聽說過或曾經使用過熱鍵。

就訓練而言，這對我來說是一次令人難以置信的大開眼界的經歷。 永遠不要假設即使是有經驗的用戶也知道你知道什麼。

你不想像新手一樣對待他們，但記住會有不同程度的經驗和知識。

為您在整個組織中的軟件部署獲得支持

你已經選擇了你的新軟件。 你已經向你的經理和組織中的其他高級領導提出了你的理由。 您已經列出了利弊並提出了建議，他們為您開了綠燈。

你準備好了，對吧？

嗯，這取決於。 你還和誰談過？

很容易假設通過獲得老闆的批准，你就擁有了你需要的所有支持。

但是，您是否與受此變化影響最大的人交談過？ 您是否詢問過他們對任何新軟件的需求和希望？ 您是否討論過他們對變更可能存在的任何潛在陷阱或擔憂？

任何更新或更改軟件解決方案的舉措都應該讓依賴它來完成工作的人密切相關。 你可以做世界上所有的研究，但你對日常需求的了解仍然不如實際工作的人那麼了解。

在較小的組織中，這可能會更容易，您可以簡單地與每個人進行一對一的交談。 較大的公司可能需要發揮創造力。

以下是一些無需與每個用戶交談即可與用戶交談的方法：

• 專門小組
• 調查
• 現場問答環節
• 網絡研討會
• Slack/團隊頻道

不管你怎麼做，當你讓他們知道發生了什麼變化時，了解你的用戶需要什麼將有助於他們接受。 雖然您可能無法滿足他們的所有要求或顧慮（讓我們面對現實，沒有完美的軟件這樣的東西），但他們會感到被傾聽，並且您會表現出您對他們的工作的關心。

而且，還有潛在的紅利！ 通過與將使用新軟件的各個部門和同事合作，您可以確定可以幫助倡導和宣傳新工具的潛在擁護者。

無論他們是作為他們的團隊和您的團隊之間的聯絡人，還是只是成為當地的專家，在用戶級別讓某人在您的角落里通常是非常有幫助的。

有效溝通以成功推出軟件

你在這篇文章中感覺到了一個主題嗎？ 溝通是您工具箱中確保成功推出軟件的最佳工具。

但是，溝通不能完全是您和您的團隊發送的關於接下來會發生什麼的長電子郵件。

電子郵件肯定會成為與用戶交流的重要方式，但它不應該是唯一的方式。

在您推出的整個發布前、發布和發布後階段，使用不同的通信方式來確保您的所有用戶都可以訪問他們需要的信息。

如何與您的用戶溝通

就像上面關於獲得支持的例子一樣，這裡有一些傳達重要信息的好方法：

電子郵件

電子郵件是快速更新和發佈公告的好方法。 對於我們大多數人來說，我們的電子郵件應用程序（例如 MS Outlook）也是我們安排會議和其他活動的方式。 絕對利用它來發揮你的優勢。

電子郵件也令人難以置信的客觀，讓人感到不知所措。 謹慎使用它。 避免需要用戶接收並記住大量信息的長電子郵件。

面對面/現場遠程會議和活動

無論是問答環節、關於新功能的網絡研討會演示，還是圓桌討論，現場活動都為許多用戶提供了更加個性化和引人入勝的體驗。

專業提示：錄製您的實時會話並將其分享給無法參加的任何人，以便用戶可以在需要時返回並觀看查看。

視頻

快速信息視頻彌合了電子郵件和實時演示之間的差距。 您可以更加謹慎地呈現您想要呈現的內容，並且您可以更好地控制節奏和內容。

視頻很有吸引力，我們的研究表明，越來越多的人自己尋找信息視頻。

與電子郵件一樣，避免使用冗長且壓倒性的視頻。 如果您要涵蓋多個主題，請考慮創建一系列涵蓋特定主題的視頻。 這樣，人們可以返回並查看他們需要的內容，而無需記住您在 30 分鐘視頻中談到特定功能的位置。

關於軟件推出的有效溝通技巧

與您的組織的任何和所有通信都應以您的用戶為中心。 回答他們的問題，為他們提供成功所需的信息，並減輕他們的恐懼和擔憂。

這裡有幾件事要記住：

1. 像用戶而不是管理員一樣思考

避免使用技術術語或過於技術性的詞語和首字母縮略詞。 如果您絕對必須使用技術術語，請確保以任何人都能理解的方式對其進行定義。 如上所述，請記住，並非每個人都是技術專家。 確保所有通信都易於理解。

2. 考慮與 HR 或營銷部門合作

如果您真的想將您的通信從公園中剔除，請考慮與您組織中的通信專家合作。 您的人力資源和營銷同事精通幫助人們理解複雜的概念以及解決恐懼和擔憂。

3.記住真正的溝通是雙向的

溝通不僅僅是你向觀眾發出的聲音。 真正的溝通包括傾聽和解決反饋。 確保您的用戶能夠提出問題、提出疑慮和尋求幫助。

4. 在發布日之後繼續外展

您的軟件部署不會在部署後結束，您的通信也不會結束。 在推出後保持溝通渠道暢通，不要忘記收集有關一切進展情況的反饋。

將培訓作為您的第一要務

但是等等，我認為溝通是成功推出軟件的關鍵！ 是什麼賦予了？

那麼，什麼是培訓，而不是向需要它的人傳達概念和知識？

人們害怕工作改變的原因是他們擔心自己無法在新環境中發揮作用。 作為 IT​​ 專業人員，您的工作是為他們提供克服恐懼所需的知識和技能。

就像您在整個推廣過程中的溝通一樣，您的培訓應該根據需要採取各種形式。 提供視覺和視頻等靈活選項以在公司範圍內推出軟件平台是一個好主意。 這樣，用戶可以隨時返回並重新查看信息，或者可以將其作為新員工入職的一部分重複使用。

對於大多數用戶（他們已經對新軟件感到緊張）來說，沒有什麼比面對一個巨大的文本文檔或充滿一段又一段技術信息的電子郵件更令人生畏的了。

不要告訴您的用戶如何使用新軟件，向他們展示！

常見的有效訓練方法包括：

• 面對面或現場遠程培訓課程。
• 長篇培訓視頻。
• 解決特定主題或功能的簡短培訓視頻庫。
• 高度可視化的用戶文檔和幫助文檔。

請記住，您無需成為視頻或圖形專業人士即可創建專業品質的培訓視頻和文檔。 TechSmith Camtasia 和 TechSmith Snagit 提供強大但易於使用的功能，讓任何人都可以快速輕鬆地分享知識和技能。

而且，Camtasia 和 Snagit 可以很好地協同工作，讓您的培訓視頻和文檔更加有效。

無論您使用何種培訓方法，請記住在創建內容時以用戶和他們的需求為中心。

軟件部署要避免的四個錯誤

即使是最精心計劃和執行的軟件部署也可能失敗，但避免這四個常見錯誤可以幫助您避免災難。

1. 無視異議

聽說過“你不能取悅所有人”這句話嗎？ 即使有最好的溝通，也不是組織中的每個人都會對這些變化感到滿意。 總會有人不同意。 而且，雖然很容易將反對者視為反對者，但忽視他們可能會導致更大的問題。

在最好的情況下，他們可能會覺得您沒有認真對待他們的擔憂，在最壞的情況下，您可能會錯過可以幫助您在推出過程中做出更好決策的重要信息。

傾聽每個人的意見並儘可能地使用信息。

2. 趕進度

在任何軟件推出之前，給每個人（包括您的 IT 團隊）所需的時間來讓事情井井有條。 讓您的用戶充分了解即將發生的變化，以便他們有時間解決他們的工作，您也有時間解決可能出現的任何問題。

3. 決策過程中不包括非 IT 人員

在以用戶為中心的軟件推出方法中，您希望確保將實際用戶包括在影響他們工作的任何決策中。 這並不意味著您必須與每一位員工交談，但要確保用戶有足夠的機會就如何使其發揮作用提供建議、反饋和想法。

4. 推出後不聽取用戶的意見

收集反饋並聽取哪些有效，哪些無效。 使用此信息可幫助解決當前推出的問題，並為下一次推出提供更好的流程。

以您的用戶為中心，確保軟件成功推出！

將您的用戶集中在任何軟件推出中有助於確保每個人在需要時都能獲得所需的東西。

無論您是向 3、30 還是 3,000 人推出新的或更新的軟件，制定以用戶為中心、獲得組織各個級別的支持並持續到發布日之後的強大計劃將有助於確保成功。

經常問的問題