知識共享簡明指南：如何開始

將知識共享作為其組織文化的一部分的企業具有明顯的競爭優勢。

分析和諮詢公司蓋洛普指出，“知識管理應被視為一項關鍵業務戰略，並應與任何其他 IT 或人力資源計劃一樣給予同樣的時間和關注。”

知識共享的好處是廣泛的，從提高敏捷性和創新性到提高員工敬業度。 這也是在員工正常流動的情況下確保業務連續性的最佳方法之一。

但是這個術語甚至實踐本身都可能有點不透明，因此很難確定優先級和實施。

因此，讓我們更清楚地了解知識共享究竟是什麼，具體好處，並確定您的組織現在就開始這樣做的機會。

什麼是知識共享？

簡而言之，知識共享是在一個網絡或一群人之間交流技能、信息和專業知識。

在這種情況下，有兩種類型的知識：顯性知識和隱性知識。

顯性知識是一種易於記錄、編碼、表達和訪問的知識。 它通常可以包含在文檔、手冊、教程或操作視頻中。

隱性知識是對顯性形式的補充，是圍繞顯性知識構建上下文的智慧、經驗、洞察力和直覺。 擁有隱性知識的人知道為什麼特定實踐對企業至關重要，或者如何做出一系列決策。

分享知識的最簡單方法

無論您是想分享顯性知識還是隱性知識，都感覺像是一項艱鉅的任務。

一個組織如何在不花費大量時間或金錢的情況下讓每個人都能輕鬆訪問關鍵信息？

答案是創造一種知識共享的文化。

組織應鼓勵員工分享他們的知識，並提供便於分享的工具。
好處是您無需實施整個知識管理系統即可開始使用。 一些簡單的屏幕捕獲或屏幕錄製工具，如 TechSmith Snagit 和 Camtasia 就足夠了。

Snagit 和 Camtasia 等工具可幫助員工創建工作幫助、截屏視頻、教程和其他信息內容。 將這些資源存儲和共享在知識庫、公司 Intranet 或什至像 Google Docs 這樣的簡單協作空間中，以便快速輕鬆地訪問。

關鍵是提供鼓勵的工具和推動力。

立即開始知識共享的三個理由

當知識在整個組織中輕鬆流動時，業務的許多方面都會蓬勃發展。

以下是知識共享已證明有利於組織的三種方式。

1. 提高軟件工具和其他業務投資的投資回報率

IT 管理提供商 Flexera 在其 2020 年技術支出狀況中發現，平均企業將近 10% 的收入用於 IT 資源。 金融、雲服務和軟件公司在軟件公司的支出高於平均水平，平均而言，將近 25% 的收入用於 IT 資源。

最大化這些投資的投資回報率勢在必行。

最好的方法是什麼？

鼓勵知識共享。 這將有助於確保盡可能多的員工了解這些工具的用途以及如何使用它們。

代表具有專業知識或對新軟件或技術感興趣的個人創建一些演示關鍵元素的截屏視頻。 共享視頻和提供其他資源是創建簡單知識庫的簡單方法。

理想的結果是專業知識在整個組織中自由流動，最大限度地提高技術支出的投資回報率。

2. 緩解與員工流失和“人才流失”相關的挑戰

對公司效率的最大威脅之一是知識和人才的流動。

在這裡，蓋洛普再次提供洞察力，觀察到隨著嬰兒潮一代達到退休年齡並離開勞動力市場，我們目前或即將看到大量員工外流。

但是，組織必須駕馭的不僅僅是代際過渡。

今天的勞動力是一個短暫的員工，員工的平均任期約為 4.2 年，許多員工永遠對新機會持開放態度。

公司可以通過讓資深員工在截屏視頻、操作指南、工作幫助和其他文檔中記錄他們的集體知識來創建“知識堤壩”。 將這些資源提供給其他員工，如果出現技能缺口，您可以輕鬆填補技能缺口。

即使是鬆散的知識共享系統也可以防止在高績效或長期任職的員工離職時丟失關鍵信息和經驗。

3. 支持員工發展、滿意度和保留

LinkedIn Learning 的《2021 年職場學習報告》發現，提供增長和流動機會的公司更有可能留住員工更長時間。

事實上，“根據 LinkedIn 的數據，內部流動性高的公司員工的停留時間幾乎是那些不流動的公司的兩倍。”

換句話說，人們希望在一個他們有機會成長、迎接新挑戰和發展事業的地方工作。 通過在工作和工作中學習來獲得新技能是人們做到這一點的主要方式之一。

正式的培訓計劃在這裡發揮著重要作用，但非正式的日常知識共享也會產生很大的影響。

營造一個鼓勵和促進有效知識共享的協作環境將極大地促進員工的發展和保留。

每個組織的三個知識共享機會

有一些組織和行業獨有的知識共享機會，但無論你走到哪裡，很多都是一致的。 以下是所有組織都可以獲得的三個機會。

一、入職培訓內容

通過將知識共享融入新員工入職和培訓內容，從一開始就開始知識共享。

召集一批資深員工來確定初步的知識共享機會。 然後，讓這個小組的成員創建資源，向新員工傳授公司規範、系統、流程和實踐方面的知識。

使用這些資源在新員工上任的第一天為他們提供精心策劃的學習課程。 他們將感謝您的支持，您的組織將受益於加快生產力。

2. 軟件和系統推出

組織總是在添加、更新或替換技術和系統。 這些轉變會造成效率低下的時期。

當您推出新技術或執行重大更新時，請使用支持內容啟動泵。 創建截屏視頻、操作方法和其他文檔以幫助員工適應。 帳戶設置和如何使用新功能等主題是很好的起點，但根據您的情況，還會有更多內容。

通常，為技術推廣創建支持材料可能需要團隊合作，您無需利用已經是專家的個人來創建資源。

召集一組利益相關者，每個人都學習或理解新系統的特定元素。 然後，他們可以為他們指定的區域創建支持材料。

像這裡解釋的那樣，分佈式和主動的知識共享方法是理想的。

3. IT 和技術支持（內部和麵向客戶）

IT 和技術支持團隊一直不堪重負。

在內部，它們支持保持業務運行的廣泛技術。

在外部，他們通過盡快解決問題來確保您的客戶保持快樂和滿意。

找到管理甚至減輕這種繁重工作量的方法至關重要。 自然，知識共享是一種理想的方式。

大多數 IT 和支持團隊比其他團隊更經常遇到一些問題。 對於其中許多問題，一個簡單的視頻或操作說明文檔可以提供一個簡單的答案。

為您的 IT 和支持團隊提供簡單的知識獲取工具。 然後，提供時間和鼓勵來創建和共享回答這些常見支持查詢的資源。

一旦資源存在，它們就可以用於響應相關請求，從而提供一種定期節省時間的快捷方式。

傾向於知識共享的兩大理由

我有兩個最後的理由每個組織都應該優先考慮知識共享。

首先，在當今社會，知識共享是司空見慣的。 無數致力於教授新技能和知識的在線課程、YouTube 頻道和社交媒體帳戶。 您的許多員工經常參與這個生態系統，儘管他們的主題是他們自己感興趣的。

其次，知識共享的好處迅速復合。

它有助於提高整個公司的效率。 當新員工更快上手時，退伍軍人花費更少的時間進行培訓和回答問題。

此外，當員工知道可以訪問知識和信息時，他們更願意從事新的、具有挑戰性的工作。 結果，知識共享的公司變得更具創新性。

知識共享的力量是廣泛的、無處不在的，而且很容易上手。 你在等什麼？