與 Sherri Powers 一起通過視頻領導團隊並節省時間

已發表: 2021-06-16

在團隊溝通方面，有時速度是最重要的因素。一個繁忙的組織可以通過舉辦一次簡單的 30 分鐘會議來節省數小時的工作時間。電子郵件和 Slack 等即時消息解決方案是日常內部溝通的首選方案，但即使是這些解決方案也有其缺點。

在視覺休息室的這一集中，TechSmith 營銷副總裁 Sherri Powers 談到了視頻通信如何節省時間。

與電子郵件或面對面會議相比，短視頻和簡單的屏幕錄像通常可以更快、更有效地傳達信息。 Sherri 在這一集中對數學進行了分解，向您展示瞭如果您使用視頻可以節省多少時間。

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良好溝通的重要性

在任何組織中，良好的團隊溝通始終是必須的，特別是如果它是一個有多個部門的大型組織。但是，企業可以輕鬆地花費比他們需要的時間更多的時間。

作為 TechSmith 的營銷副總裁，Sherri 比大多數人更清楚與多個部門、領導層和一般團隊合作以傳達信息是多麼具有挑戰性。最大的挑戰之一是時間以及一次簡單的會議需要多長時間。

不僅如此，您還需要確保您的信息清楚地傳達，沒有任何誤解的餘地。獲得這種平衡感覺就像一種藝術形式。

“你必須非常有策略地確保你的信息落地，並且你提供了正確的洞察力。 你需要讓人們參與到這個信息中，這樣你才能最終確保它被很好地吸收。”

特別是在營銷方面，您需要能夠用一些冷酷的硬數據來支持您所說的話。

如果您需要與其他部門討論公司發展或營銷潛力，那麼含糊其辭是行不通的。你需要能夠支持這些觀點。

Sherri 說，關鍵是要使用視覺效果來展示事實和數據。她建議使用數據並在屏幕上提供可視化的描述是讓你的觀點回家的最佳方式。

“我認為，在 2021 年，如果您不使用數據來幫助傳達您的信息並在屏幕上顯示該信息的視覺描述，那麼您在溝通方式上肯定落後於您的同事，以便真正將您的信息傳達給終點線。”

你怎麼知道你的視覺效果是有效的？雪莉說要問，“它完成工作了嗎？” 在內部溝通方面，您的受眾已經與您在同一頁面上。因此，視覺效果不必花哨或精美。他們只需要清楚。

“對於如何將一段內容放在一起與他們交流，我可以更加‘快速和骯髒’……我認為完美的圖形或交流或快速視頻最終可以幫助您傳達您想要傳達的內容交流。”

雖然 Sherri 欣賞良好、清晰的視覺效果，尤其是面向客戶的內容，但最終的結果是它需要清晰。

“波蘭語不一定需要成為等式的主要夾具。”

我們大多數人在起草一封快速電子郵件時不會三思而後行，但是如果您要傳達一些複雜的東西，它曾經是一封快速電子郵件嗎？

發送電子郵件時，需要花費時間來編寫、校對、修正拼寫錯誤、檢查一切是否清楚，然後您必須等待回复。如果您需要處理複雜的請求或指令，其含義可能會在此過程中丟失，這可能意味著來回走動。寫一封電子郵件有很多過度修飾。

Sherri 發現創建一個 3 到 4 分鐘的屏幕錄製視頻比將所有內容都輸入電子郵件要快得多。

“我認為能夠快速獲得某人的信息比無法及時獲得他們的信息要好得多。”

如果您必須向某人展示某些東西，例如網站上的新功能，視覺效果要有效得多。

“我與團隊分享了很多以反饋為導向的屏幕錄像。 也許我們正在對我們網站的一部分進行編輯，而沒有時間擠進半小時的會議來獲得反饋。 我可以把草稿扔到屏幕上，然後通過那個頁面說話，就好像我坐在某人旁邊一樣。”

Sherri 認為，這裡的部分挑戰是知道何時製作視頻以及視頻的風格。

如果需要一個視頻需要深入探討某個主題或將在未來幾年內被引用，她會花更多的時間在上面。

她可能會給它更多的潤色，一個腳本，或者將它與 PowerPoint 演示文稿配對。並非所有為節省時間而製作的視頻都需要超級匆忙。從長遠來看，它們仍然可以節省時間，並幫助您避免重複自己。

即使是那些在日常業務中使用視頻的人，在此過程中仍然需要學習很多東西。 Sherri 經常使用視頻，但將其描述為她的“視頻創作成長之旅”。

“我認為我製作的前幾個視頻是非常簡單的屏幕錄像，我只是在對著鏡頭說話。 我將其演變為在我身後添加幻燈片，然後在這些幻燈片之間進行少量過渡。 每次我打開 Camtasia 時，我都在嘗試探索其他可以讓視頻更具吸引力的東西。”

Sherri 分享了一些她在餐巾紙背後的數學，以幫助您了解會議真正花費了團隊多少時間。

與 25 名工作人員進行 30 分鐘的會議總共需要花費大約 12 個半小時的團隊時間。但是將其替換為以 1.5 速度觀看的 10 分鐘視頻，您可以節省大量時間。

“如果我分享一個 10 分鐘的視頻，他們可以以 1.5 的速度觀看，那麼 25 個人總共需要大約三個小時的時間。 當您進行數學運算時，可以節省九個半小時的時間。 因此，在一整天的團隊時間中，我可以通過選擇製作視頻來傳達該信息而不是把每個人都拉到一個房間里呆半個小時來節省。”

如果您以前從未為您的團隊製作過視頻怎麼辦？ Sherri 強調，任何在 Google 幻燈片或 PowerPoint 上做過演示的人都已經擁有創建視頻的工具。雖然一開始可能有點嚇人，但 Sherri 會帶您通過一種簡單的方式開始。

“如果您可以將幻燈片放在一起，將其置於演示模式，使用像 Camtasia 這樣的屏幕錄製工具，然後通過它進行對話，這就是您在整個職業生涯中在觀眾面前一遍又一遍地做的事情。”

人們擔心視頻的一件事就是犯錯。但視頻的本質意味著您可以編輯這些錯誤——這與會議或演示不同。

“如果我偶然發現一些單詞或者我失去了思路，我可以刪掉那個部分。 我所做的只是暫停一下，從幻燈片的開頭重新開始，然後我可以回去剪掉那部分。 沒有人知道其中的區別。”

結果？您可以獲得更流暢、更流暢的演示文稿，從而節省每個人的時間，因為您可以修剪掉任何不必要的內容。

從視頻開始並不一定令人生畏。它不需要完美。 Sherri 的建議是從小處著手，先自己嘗試一下。如果您是在工作場所探索視頻創作世界的新手，我們在 TechSmith Academy 提供了一些很棒的免費資源。

如需更多專家建議和技巧，請訪問 YouTube 上的 TechSmith Academy 或收聽播客。