使用 Microsoft Word 的內置轉錄功能節省時間

已發表: 2022-01-29

微軟最近宣布了 Word 中的一項新功能，該功能可以自動轉錄音頻文件，特別是兩個或多個揚聲器之間的對話。 對於經常錄製採訪、談話和其他對話的人來說，這個新的轉錄工具讓他們能夠以很少的工作量獲得音頻文件的書面文本，而且無需額外費用，這一切都提高了工作效率。

我試了一下新功能，不得不承認，即使遇到一些初學者問題，它也為我節省了 22 分鐘錄製時間一到兩個小時。 另外，由於該功能的實現方式，可以輕鬆收聽音頻文件並同時更正文本。 我發現 Word 的轉錄功能非常有用，可以節省時間。 以下是您需要了解的內容、獲取方法以及使用方法。

如何獲取文字轉錄

Transcribe for Word 目前在 Microsoft Word 的 Web 版本中可用，您必須是 Microsoft 365 訂閱者才能獲得它。 您還必須使用 Chrome 或 Microsoft Edge 瀏覽器才能訪問此功能。 要找到該工具，請轉到主頁工具欄並在最右側查找聽寫。 單擊它，然後從簡短的下拉菜單中找到“轉錄”選項（這是第二個選擇）。

在撰寫本文時，Transcribe 僅適用於美式英語，但在未來，它將適用於您在 Word 中設置為偏好的任何語言。 您可以上傳的文件大小沒有限制。 最後，您需要互聯網連接才能使該功能正常工作。

Microsoft Word 轉錄音頻

什麼是轉錄，它與聽寫有何不同？

轉錄是一項新功能，可將音頻文件轉錄為文本。 您可以直接在 Word 中錄製音頻或上傳您在其他地方錄製的音頻文件。

它與聽寫功能有何不同？ 聽寫解釋一個人說話。 轉錄處理多個揚聲器。 聽寫是您做的事情，而不是寫作，但通常仍在考慮如何將您的話變成最後的寫作。 當您使用轉錄工具時，您可能希望專注於對話，並保存您將如何在最後一段中使用這些單詞的想法，以備後用。

Microsoft Transcribe 的安全性和隱私性

Microsoft 如何將音頻轉換為文本，它是否私密且安全？ 根據新聞發布會，該公司使用人工智能而不是人類來轉錄音頻。 您上傳或記錄的任何文件都會保存到您的 OneDrive 帳戶。 在 OneDrive 中查找名為轉錄文件的新文件夾。 這些文件受與您保存到 OneDrive 的其他文件相同的隱私策略保護。

當您與某人共享 Word 文檔並且其中包含轉錄文件時，收件人可以在“轉錄”窗格中看到所有內容。 換句話說，他們可以在帶有時間戳的文本塊中看到完整的原始轉錄文本。 但是，他們不能播放音頻文件。

Microsoft Word 轉錄完整

Microsoft 轉錄如何工作？

如前所述，您可以從 Word 錄製對話或上傳要轉錄的音頻文件。 我通過上傳一個 22 分鐘的文件來測試該功能，轉錄大約需要 30 分鐘。 但是，如果您使用 Word 實時錄製，該應用程序會在您進行時將您的音頻片段發送到 AI 轉錄器，這意味著您可以更快地獲得最終轉錄。

在播放控件方面，您可以直接在 Word 窗口中收聽音頻文件，以及以 5 秒為增量暫停、向前或向後跳躍。您還可以通過單擊音頻在文件中的任意位置向前或向後跳躍文件的播放行。 當您導航到已轉錄的音頻文件中的新位置時，應用程序會自動跳轉到下面的匹配文本。 您可以將播放速度減慢到一半，也可以將其加快 1.25、1.5 和 2.0 倍。

在我的測試文件和我從微軟觀看的其他演示中，該應用程序非常擅長區分聲音。 我的測試文件有兩個女性演講者。 該應用程序最初決定有三個人。 它將人員標記為揚聲器 1、揚聲器 2 等等。 最後，該應用程序僅將一條線誤識別為來自第三個揚聲器，因此很容易糾正。

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最終轉錄顯示在文檔右側的面板中，而不是文檔本身。 這樣，您可以選擇包含整個轉錄或僅包含某些引用。

Microsoft Transcribe 的提示和技巧

以下是使用新的轉錄工具高效工作的一些技巧。

  1. 首先重命名揚聲器 1、揚聲器 2。 在進行任何其他編輯之前，您應該在 Transcribe 面板中重命名 Speaker 1、Speaker 2 等。 您可以執行一次，然後選擇更正所有實例。 如果您有兩個以上的揚聲器，您可能應該通過聽音頻並確保語音與名稱對齊來仔細檢查您使用的任何引號，因為它仍然可能出錯。

  2. 將文本逐個或一次全部添加到您的文檔中。 每個轉錄的文本塊在其塊中都有一個加號。 當您單擊該加號時，它會將文本添加到您的文檔中，無論您的光標在哪裡。 或者，您可以通過選擇面板底部的“全部添加到文檔”選項將所有文本添加到文檔中。

  3. 注意時間戳。 每個轉錄的文本塊上都有一個時間戳。 當您想要備份音頻以再次收聽並確保 AI 正確轉錄文本時，這些非常有用。

  4. 檢查隨機大寫。 我看到的最常見的錯誤之一是單詞的隨機大寫。 編輯最終副本時請注意。

  5. 壞話被嗶嗶。 我的測試轉錄包含短語“piss pouring”，轉錄出來的結果是“**** pouring”。 根據您打算如何使用最終文檔，您可能需要注意是否存在嗶嗶聲。

生產力助推器

下次您必須轉錄採訪或想要錄製和打印的會議記錄時，您可以使用 Word 來完成，無需額外費用（只要您是 Microsoft 365 訂閱者），而且工作量大大減少而不是手工完成。

對於批量轉錄音頻的團體，轉錄服務可能是更好的選擇。 其中一些服務甚至是免費的。 Office 365 不是免費的，但對於合適的用戶來說，擁有與 Word 緊密集成的內置轉錄功能會改變遊戲規則。