使用這 6 個自定義快速步驟示例在 Outlook 中節省時間

已發表: 2023-01-25

使用 Microsoft Outlook 中的快速步驟,您可以單擊一個按鈕對您選擇的電子郵件運行一個或多個自動操作。 雖然 Outlook 為您提供了一些方便的預製快速步驟,但您可能想要創建自己的。

通過設置自定義快速步驟,您只需單擊一下即可執行移動電子郵件、創建任務和設置會議等操作。

目錄

如何創建自定義快速步驟
1. 歸檔您的信息
2.更改電子郵件狀態
3. 管理類別、任務和標誌
4. 回复、回复或轉發
5.創建約會
6.處理對話
如何使用快速步驟

如何創建自定義快速步驟

要創建您自己的快速步驟,請轉到“主頁”選項卡並選擇“快速步驟”框中的底部箭頭。

快速步驟框中的箭頭

選擇“新建”。 或者,將光標移動到新建快速步驟並在彈出菜單中選擇“自定義”。

在“快速步驟”菜單中新建和自定義

創建自定義快速步驟時,有幾個類別可供選擇。 每個都提供有用的自動化,可以真正節省您的時間。

1. 歸檔您的信息

您可以使用歸檔類別設置快速步驟,這樣您就可以快速移動、複製或刪除電子郵件。

相關:如何在 Microsoft Outlook 中刪除多封電子郵件

選擇 Choose an Action 下拉框並在 Filing 部分選擇一個選項。 在窗口頂部為您的快速步驟命名。

歸檔快速步驟

如果您選擇其中一個刪除選項,則無需選擇任何其他選項。

刪除電子郵件操作

如果您選擇移動到文件夾或複製到文件夾,請使用隨後的框選擇所需的文件夾。 如果您經常將電子郵件移動或複製到同一文件夾,這會很方便。

移動到文件夾操作

或者,您可以使用底部的下拉框分配一個快捷鍵,並插入工具提示文本,這樣當您將光標懸停在它上面時,您就知道快速步驟的作用。

快速步驟快捷方式和工具提示文本

單擊“完成”以保存新的快速步驟。

2.更改電子郵件狀態

如果您想將電子郵件的狀態更改為已讀或未讀或設置重要性,您可以使用更改狀態快速步驟。

選擇“選擇一個操作”下拉框並在“更改狀態”部分選擇一個選項。 然後,為您的快速步驟命名。

更改狀態快速步驟

如果您選擇標記為已讀或標記為未讀,則無需選擇任何其他內容。

標記為已讀操作

如果您選擇設置重要性,請在隨後出現的下拉框中選擇優先級。 這對於快速將消息標記為重要很方便。

設置重要性操作

或者,分配快捷方式並添加工具提示,然後單擊“完成”以保存快速步驟。

3. 管理類別、任務和標誌

使用類別、任務和標誌,您可以對電子郵件執行多種操作。 分配類別、附加標誌或創建任務。 您還可以清除類別或標籤或將郵件標記為已完成。

選擇 Choose an Action 下拉框並在 Categories、Tasks 和 Flags 部分選擇一個選項。 然後,命名快速步驟。

類別、任務和標誌快速步驟

例如,我們將選擇 Categorize Message 操作。 接下來,在隨後的下拉框中選擇類別。 然後單擊一下,您就可以為消息分配一個類別。

分類消息操作

作為另一個示例,我們將使用“使用消息文本創建任務”操作。 如果您在 Outlook 中管理您的待辦事項,這是一個很棒的操作。 然後,只需選擇“快速步驟”,您就會看到一個新的任務窗口打開,正文中包含電子郵件。

創建任務操作

或者,分配快捷方式並添加工具提示,然後單擊“完成”以保存您的快速步驟。

4. 回复、回复或轉發

使用“回复”類別,您可以撰寫新郵件、轉發、回复或全部回复、回復會議或將電子郵件作為附件轉發。

相關:如何在 Microsoft Outlook 中將電子郵件作為附件轉發

選擇“選擇一個操作”下拉框並在“響應”部分選擇一個選項。

響應快速步驟

這裡的一個很好的例子是將消息作為附件轉發。 如果您傾向於接收經常轉發給其他人的電子郵件,這是完美的。 在選擇操作框中選擇轉發消息作為附件。 要當時完成剩餘的詳細信息,您不必選擇任何其他內容。

轉發電子郵件作為附件操作

要預先填寫您轉發的電子郵件的詳細信息,請選擇“顯示選項”。

顯示轉發消息的選項

然後,您可以根據需要為電子郵件添加任意數量的內容,包括收件人、主題、標記、重要性和文本。 請記住,這些詳細信息適用於您每次使用快速步驟。

轉發消息的選項

請務必命名快速步驟並選擇底部的任何其他選項。 單擊“完成”。

5.創建約會

約會類別非常適合您收到的那些經常提示聚會的消息。 您可以安排新會議或創建約會。

一個很棒的例子是創建一個新會議。

預約快速步驟

要設置您當場填寫的空白會議請求,只需在“選擇操作”下拉框中選擇“新建會議”,別無選擇。 要預填會議詳細信息,請選擇“顯示選項”。

顯示新會議的選項

與上面的響應快速步驟一樣,您可以添加可選的詳細信息,例如與會者、主題、位置、重要性和文本。 同樣,這些詳細信息在您每次使用快速步驟時都適用。

新會議的選項

為您的快速步驟命名並選擇底部的任何其他選項。 單擊“完成”。

6.處理對話

自定義操作的最後一個快速步驟類別是對話。 有了它,您可以隨時在對話中移動消息或直接忽略它們。

相關:如何在 Outlook 中切換和自定義對話視圖

選擇“選擇一個操作”下拉框並在“對話”部分選擇一個選項。

對話快速步驟

如果您選擇移動消息,請在隨後的下拉框中選擇位置。 如果您選擇忽略消息,則無需選擇任何其他內容。

始終移動消息操作

為您的快速步驟命名,如果您願意,可以在底部選擇一個選項,然後單擊“完成”。

如何使用快速步驟

創建自定義快速步驟後,您可以像使用預製選項一樣使用它。 選擇電子郵件並前往“主頁”選項卡。 在功能區相同命名部分的“快速步驟”框中選擇操作。 這就是它的全部!

“主頁”選項卡上的快速步驟

如果快速步驟移動、標記或響應,它會在您單擊按鈕時自動發生。 如果您設置了用於轉發消息、創建任務或設置約會的快速步驟,您將看到相應的框出現,如下圖所示的創建任務的快速步驟。

新任務快速步驟

雖然 Outlook 中的規則非常適合無需費力地自動執行任務,但您可能希望採取措施對特定電子郵件執行重複性任務。 這是使用快速步驟的理想時間。