如何通過圖像和視頻改變您的遠程通信

一年前，我們的工作場所溝通是如此不同。

我們要去我們的辦公室。 面對面的會議是常態，您可以快速進入某人的辦公室聊天，而“在家工作”是您僅出於必要才做的事情。

現在，不僅僅是我在家工作。 它甚至不僅僅是我們公司。 幾乎所有能夠工作的人都待在家裡。

整個情況不僅改變了我現在與其他人交流的方式，而且很可能永遠改變了。

值得慶幸的是，一些變化可能會變得更好。

隨著人們對“在家工作”和“遠程溝通”的搜索量達到五年來的最高水平，毫無疑問，我們都需要改變與他人溝通的方式。

在本指南中，我們將引導您了解遠程通信的當前狀態以及阻礙您的公司在家工作時進行有效通信的常見誤解。

我們還將重點介紹您可以進行的簡單更改，以便開始在您的通信中加入教學視頻、截屏視頻（屏幕的視頻錄製）、屏幕截圖和圖像，以及過渡到全職遠程工作的最佳實踐。

什麼是遠程通信？

遠程通信是一種與他人在線交流的方式。 會議、信息和培訓材料通過互聯網共享。 公司創建虛擬團隊。 他們在線交流和協作，而不是在共享的辦公空間中。

遠程通信的類型

遠程通信有兩種類型：同步和異步。 同步通信是實時發生的，異步通信不需要各方同時參與。

遠程同步通信的常見類型

1. 縮放或其他視頻通話。
2. 電話。
3. 虛擬會議。
4. 短信短信。
5. Slack 或 Microsoft Teams 對話。

常見的遠程異步通信類型

1. 項目管理應用程序。
2. Wiki 或 Sharepoint 站點。
3. 信息或教學視頻。
4. 快速參考指南。
5. 帶有標記的屏幕截圖。
6. Slack 或 Microsoft Teams 聊天。

並非所有事情都需要是 Zoom 電話或電子郵件。

如果有不同的方法來處理這種情況怎麼辦？

我們剛剛進入 iPhone 革命十多年。 平板電腦和筆記本電腦已經開始取代台式電腦。 傳真機是古老的遺物。 千禧一代現在是美國勞動力中最大的一代。

如今，普通人每天花在手機上的時間超過四個小時，而且隨著越來越多的人呆在家裡，屏幕使用時間總體上只會增加。

在過去十年中，我們消費信息和交流的方式發生了根本性變化。 現在，由於大多數員工都在家工作，我們正在重新了解遠程通信的意義。

突破數字單調

太多的公司養成了用數字單調進行溝通的習慣。 我知道我肯定掉進了這個陷阱——我的大部分數字通信往往是電子郵件或聊天。

電子郵件是一種有價值的工具，但當它僅用於與一段文本進行通信時，它就顯得不足了。

在一個我們與同事隔絕的世界裡，我們需要將內部溝通提升到我們通常在辦公室外溝通的水平。

我們需要停止在大多數交互中依賴純文本電子郵件和聊天。

因為沒有人想通讀所有這些文本。

源源不斷的電子郵件經常會淹沒員工，並且可能會讓人不知所措。

儘管有證據表明視頻和屏幕截圖等視覺效果更容易消化並提高生產力和參與度，但與任何其他類型的通信相比，企業增加使用純文本電子郵件的可能性是其兩倍。

對於目前在家工作的大多數員工來說，這一點尤其正確。

經濟學人智庫的一份報告強調了工作場所的溝通障礙，發現：

• 60% 的受訪者每天都使用電子郵件。 然而，只有 40% 的人表示這是一種非常有效的溝通方式。
• 44% 的調查受訪者表示溝通障礙導致項目延遲或未能完成，31% 表示士氣低落，25% 未達到績效目標，18% 失去銷售。

遠程團隊如何溝通

技術使任何規模的企業都能在全球範圍內運營。 採用區域勞動力或允許員工遠程工作有很多好處。 它還增加了我們溝通方式的複雜性，尤其是當您考慮到不同的時區和語言障礙時。

斯坦福大學進行的一項為期兩年的研究發現，儘管存在復雜性，但遠程工作者完成的工作更多。 遠程工作者的生產力提高相當於每週額外工作一整天，或者在家工作組的產出增加 13%。

在 13% 的產出增加中，9% 歸因於每班工作更多，而剩下的 4% 歸因於在家中的干擾減少。 參與者不僅減少了休息和病假，而且減員減半。

然而，在研究結束後，一半的參與者選擇停止在家工作。

原因？ 他們覺得太孤立了。

你能聯繫起來嗎？

今天的現實與幾個月前大不相同。 不僅越來越多的人在家工作，而且他們也沒有太多選擇。 這給團隊成員之間的有效溝通帶來了更大的壓力。

召開會議更難。 與在你家附近跑來跑去的其他人通電話時會感到壓力很大。 很難閱讀肢體語言並與周圍的人保持真正的聯繫。

當我們工作時 在一個我們無法親眼看到與我們一起工作的大多數人的世界中，我們需要找到與同事交流的新方式。

遠程通信的現狀

我們不需要大量的遠程員工來經歷內部溝通的故障。 對於許多企業而言，在傳統的辦公室設置中，經理和員工之間的跨部門協作或互動可能具有挑戰性。

即使你們以相似的語言和共同的目標接近對方，細微差別也會導致誤解和困惑。 此外，許多組織錯過了從不同部門的主題專家那裡獲取知識的機會。

為什麼視覺傳達對我的業務很重要？

所有企業在規模、目標、行業和運營方面都是獨一無二的。 無論如何，每個組織都可以從增加內部知識和信息共享中受益。 這包括為您的員工提供成功所需的工具，並為您的溝通方式轉變做好充分準備。

視覺效果：有效溝通的關鍵。

視頻、屏幕截圖和截屏視頻功能強大，不僅因為共享的消息在視覺上可以更好地保留，而且它們也用途廣泛。

有多個地方和時間可以在內部使用視覺內容。 示例包括新員工入職、內部培訓、提供反饋等等。

視覺內容還可以節省時間，因為我們的大腦處理它的速度更快。 更重要的是，它確保信息清晰簡潔，以便每個人都有共享和一致的體驗。

在我們深入了解如何轉變內部通信的具體細節之前，讓我們先分析一下為什麼更新業務通信變得如此重要。

在我們最近的報告《視覺的價值》中，我們發現企業錯失了提高生產力和提高員工滿意度的機會。

為什麼通過視頻、截屏視頻和屏幕截圖進行交流對您的業務至關重要：

• 確保您要傳達的內容清晰簡潔
• 每個人都有共同的和一致的體驗
• 它通過更快地轉發消息來節省時間
• 允許信息傳遞或捕獲一次，然後重複使用和查看多次

阻礙視覺遠程協作和知識共享的常見誤區

三個常見的陷阱會阻止協作或員工與他人分享他們所知道的信息，尤其是遠程。 不要讓這些誤解阻礙您的企業採用更有效的溝通實踐。

讓我們更深入地研究每個問題以及如何解決它們。

誤區一：時間太長

創建視頻或截屏視頻或標記圖像所需的感知時間幾乎總是與質量期望相關聯。 尤其是在 YouTube 上每天觀看近 10 億小時視頻的時代，人們很容易相信每條內容都需要完美無缺。

但是每個視頻都不需要相同的質量水平。

如果您發現自己處於完美的循環中，請退後一步，想想視頻的目標和觀眾。 這兩個因素將幫助您確定您的視頻需要達到何種程度。

通過明確概述哪些內容優先級更高且需要更多潤色（例如面向外部或包含高價值消息，以及他們可以創建的優先級較低的內容）來增強團隊的信心。

誤區二：你需要特殊技能

切換到任何新事物會讓一些人感到不安。 無論是首次創作者的緊張情緒還是執行過程中的不確定性，許多人都不知道創建視覺效果有多麼容易。

技術已經改變了人們——尤其是年輕一代——的交流方式。 Camtasia 和 Snagit 以及 Video Review 等視覺通信軟件可以快速輕鬆地創建和共享高質量的圖像和視頻，這些圖像和視頻比單獨的文本更快速、更好地傳遞信息。

在此示例中，我錄製了一個視頻並將其上傳到 Video Review，以便我團隊中的其他人可以查看信息並提供有關主題的反饋。

這使我們能夠通過創建一個六分鐘的視頻來替換整個會議。

我們的產品易於非內容創作專家使用。 我們知道創建數字內容來教授、培訓和解釋概念可能很耗時。 學習新軟件可能會令人生畏。

這就是為什麼我們專注於創建任何人都可以快速上手和學習的易於使用的軟件。

誤區三：你不知道從哪裡開始

尋找將視覺內容整合到您的組織中的新方法不必過於復雜或複雜——它旨在簡化。 有很多方法可以使用視覺效果來簡化溝通並幫助理解重點。

首先，確定您要實現的目標以及視覺效果如何幫​​助實現這一目標。 然後授權您的員工並指導他們確保實際完成。

立即開始使用視覺效果的 6 種方法

視覺效果可以通過多種方式增強您的溝通，從而在您遠程工作時在整個組織中提供一致的消息。 雖然每個部門和團隊都有不同的需求和用途，但這裡有一些常見的場景可以幫助您入門：

1. 入職培訓視頻

遠程工作時培訓新員工具有挑戰性。 作為一名新員工，從一開始就需要學習這麼多東西，這也讓人不知所措。

通過製作展示如何使用組織的標準程序的常規視頻，讓入職變得更容易。

您的員工將能夠在需要復習時重新觀看它，並且您可以通過避免電話會議培訓來節省時間。

2. 軟件推廣和培訓

使用屏幕截圖和截屏視頻向您的員工展示如何在內部部署期間使用新程序或軟件。 團隊還可以為常見問題提供答案，從而為員工創建簡單、可重複的響應。

3. 錄製的網絡研討會和現場活動

如果您的營銷或產品團隊正在為客戶舉辦網絡研討會或現場活動，則在內部共享錄音將有助於讓所有員工隨時了解最新情況。 這些團隊已經在創建內容，因此請嘗試重新調整它的用途。

這是我們最近為 TechSmith 舉辦的網絡研討會的一個示例：

4.信息傳遞

信息傳遞可能包括提供更新、提供上下文、共享結果或提供額外的背景。

如果信息來自特定部門，他們可能能夠更快、更輕鬆地解釋信息，從而減輕團隊的負擔。

即使是一張簡單的圖片也可以在很長的時間內向更大的群體清楚地解釋一些事情。

5.建立嗡嗡聲

使用高能量視頻讓您的員工對活動、新機會或公司里程碑感到興奮。 圍繞這些場景引起轟動的最佳人選是相關團隊。

例如，如果您的社交媒體團隊創建月度報告，為什麼不創建視頻並與組織的其他成員分享新聞？

6. 提供反饋

提供和接收有關內容或項目的反饋可能具有挑戰性。 團隊經常等待項目的輸入。 有時，反饋是在文本段落中，可以解釋。

使用視覺效果來顯示特定反饋可以減少來回發送電子郵件所花費的時間，並幫助每個人在同一頁面上達成一致。 它還使審批過程變得更快、更順暢。

為了成功，從小處著手

我建議從小處著手。

並非所有遠程員工都會從一開始就採用這種溝通方式。 首先找到幾個很興奮或已經在視覺上分享信息的擁護者，並為他們提供成功完成工作所需的工具。 您甚至可以考慮創建溝通指南以傳遞給人們。

當少數人開始使用視頻、截屏或屏幕截圖進行交流時，通常會對其他人產生影響。

您將開始看到更多的人在觀看和參與。 他們的同事將開始詢問他們是如何創建內容的，更多的人也希望通過視覺進行交流。 從那裡，您可以改進和優化以創建標準化流程。

第 1 步：不要假設

與您的員工交談； 詢問他們希望如何交流以及他們遇到的任何挑戰。 這將幫助您縮小組織的具體目標和需求。

第 2 步：尋找冠軍

找出少數在過去表達過交流意願或進行大量知識共享的內部擁護者。

第 3 步：設定期望

向員工傳達他們為什麼應該使用視覺效果的價值：它對他們有什麼好處，它將節省多少時間，以及它將如何改進他們的工作流程。

第 4 步：創建內部通信門戶

這將作為一個學習頁面，其中包含所有工具和資源，如說明和模板。

第 5 步：培養新的溝通方式

為整個公司注入新的溝通方式。 通過鼓勵員工每月創建一次新圖像、視頻或截屏來養成習慣。

那麼，我到底要怎麼做呢？

也許你也在問自己這個問題。

自從我開始遠程工作以來，發生了相當大的變化。 這在很大程度上與我與其他人的溝通方式有關。

我沒有試圖將我以前的交流方式推向一個新世界，而是適應了。

我與我的同事進行了更多的視頻會議，只是為了看看他們做得怎麼樣。 由於我不再在辦公室，我開始錄製視頻，向其他人展示如何做事。 我會截取每月儀表板的屏幕截圖並與團隊分享。

學習一種新的交流方式並不難。 像大多數新事物一樣，它很難開始，但也不是不可能克服的問題。 有很多方法，其中很多在本指南中討論，開始。

現在，這取決於你。