如何製作出色的快速參考指南

什麼是快速參考指南

快速參考指南是提供一頁或兩頁關於如何使用產品的簡明說明的任何文檔。 根據需要，它們可以非常詳細或非常簡單。

幾乎每個產品都需要某種文檔來幫助客戶了解如何使用它。 根據產品的不同，有時這些用戶指南或產品手冊可能長達數百頁，其中的頁面充滿了長文本塊。

換句話說，它們可能非常令人生畏，尤其是對於新用戶而言。

顯然，您需要涵蓋您的產品可以做的所有事情的文檔。 但有時您的客戶只是想知道一些東西，而不必費力地瀏覽大量內容來找到它。

快速參考指南是一種完美的方式，它以一種易於理解、引人入勝的方式為您的用戶提供大量可快速訪問的信息。

以下是您將學到的內容：

• 它為什麼如此重要？
• 創建出色的快速參考指南的基本要素。
• 如何通過六個簡單的步驟製作快速參考指南。
• 常見類型的快速參考指南。
• 快速參考指南注意事項。

它為什麼如此重要？

當產品或服務具有許多不同或高級功能時，它們特別有用，但也可以更簡單地操作。

例如，幾年前，我用更好、更先進的型號升級了我的基本爐灶。 雖然舊爐子上的烤箱基本上可以根據溫度設置打開或關閉，但我的新烤箱具有各種新功能。

有一個常規的烘烤設置，以及對流烘烤、烘烤、麵包證明等。 此外，新的有按鈕和數字讀數，而舊的只是一個旋鈕，你可以轉動它來打開它並設置溫度。

現在，我一天烤了一兩個麵包，但說實話。 大多數時候，當我使用烤箱時，我會加熱比薩卷或烤大蒜麵包，所以我主要使用常規烘烤設置。

幸運的是，製造商提供了快速入門指南（最常見的快速參考指南類型之一）來幫助我進行基本烘焙。 只需幾個簡短的步驟，我就確切地知道我需要做什麼才能使用烤箱的最基本功能。

然後，當我想使用更高級的功能時，我可以更深入地研究完整的產品手冊。

快速參考指南使您的用戶可以快速輕鬆地找到執行特定任務或一組任務所需的信息。 它們不會取代完整的用戶手冊，但它們提供了一種出色的補充方式來傳遞信息。

值得慶幸的是，Snagit 讓創建快速參考指南變得超級簡單。

以下是您需要了解的有關立即製作高質量快速參考指南的所有信息。

快速入門指南是快速參考指南嗎？

快速回答：是的！

如上所述，快速入門指南是最常見的快速參考指南類型之一。 因此，雖然並非所有快速參考指南都是快速入門指南，但所有快速入門指南都是快速參考指南。

說得通？

如何通過六個簡單的步驟製作快速參考指南

而且，如果您沒有合適的工具，那麼事情就會變得非常棘手。 例如，嘗試將所有內容放入 Microsoft Word 文檔可能會很耗時。

如果您沒有專業的設計師，確保您的快速參考指南看起來很棒可能有點令人生畏。

但不一定是這樣。

我要告訴你一個小秘密：在設計精彩內容時，Snagit 2020 的模板是我的超能力。

它們提供具有專業外觀的設計，您可以使用拖放輕鬆創建快速操作指南。

Snagit 2020 備有模板，但您也可以使用 TechSmith Assets for Snagit 下載更多模板。

Snagit 模板允許您創建一系列不同類型的操作指南、流程文檔、教程等。

但是，對於這個示例，假設我想為 Snagit 中的五個最常用工具創建一個快速參考指南。

第 1 步。截取屏幕截圖

首先，獲取您需要的所有屏幕截圖並進行任何您想要包含在圖形中的註釋（箭頭、文本等）。

第 2 步。創建您的模板

然後，在 Snagit 編輯器中，選擇 Create > Create Image from Template。

步驟 3. 選擇模板

選擇您要使用的模板。 有很多快速參考指南模板可供選擇。

對於這個例子，我選擇了Basic 5 Steps Landscape 。 此模板旨在作為分步指南，但它也非常適合此操作。

步驟 4. 添加圖片

從 Snagit 編輯器底部的托盤（最近的圖像托盤）中，將您的屏幕截圖拖到模板中的佔位符上。

第 5 步：調整圖像大小

根據需要調整屏幕截圖的大小或以其他方式調整屏幕截圖。

步驟 6. 添加書面內容

在模板右側空白處的相應部分添加您的描述，並在標題框中添加標題。

你完成了！

與創建這個快速參考指南相比，我花了更長的時間來寫出這些步驟。

之後，您可以分享保存、分享鏈接或打印出來放在辦公桌上。

常見類型的快速參考指南

有許多不同類型的快速參考指南，因此您想在創建之前準確了解您的受眾需要什麼。

您的受眾是否需要一種快速簡便的方法來開始使用您產品的最基本功能？ 然後，您想創建一個快速入門指南。

或者，也許他們需要一站式參考來了解您的軟件的用戶體驗？ 常用術語表怎麼樣？ 或者您的產品核心功能的概述？

或者，假設您的用戶正在從一個軟件轉移到您的軟件。 他們可能需要哪些信息來簡化過渡？ 想想菜單樹、圖標、功能名稱等方面的差異。

所有這些事情（以及更多）都可以通過快速參考指南來完成。

但是，顯然，所有這些都是非常不同的應用程序。 了解您的受眾的需求和期望，然後創建他們成功所需的內容。

1. 快速入門指南
   幫助您的用戶快速上手並使用您的產品。
2. 核心或基本任務指南
   類似於快速入門指南，但概述瞭如何使用您的產品或服務的最基本或核心功能。
3. 更高級功能指南
   一旦您的用戶準備好將事物提升到一個新的水平，請使用快速參考指南向他們介紹其他功能或特性。
4. 產品變更指南
   您的軟件最近更新了嗎？ 使用快速參考指南引導您的用戶完成更改。
5. 分步操作方法
   有需要解釋的流程嗎？ 展示下！
6. 具有有限特性或功能的產品的用戶手冊
   如果您的產品不需要龐大的手冊，那麼快速參考指南可能就是您需要的所有文檔。

創建出色的快速參考或快速入門指南的基本要素

了解您的受眾及其需求

我寫的這些博客越多，我就越能意識到一致的主題。 創建您的受眾想要的內容（不一定是您想要告訴他們的內容）是最一致的內容之一。

正如這篇關於如何創建更有效的客戶教育內容的文章中所指出的，有很多方法可以準確地弄清楚那是什麼，包括在線論壇、客戶調查，甚至是您自己的技術支持人員。

無論您如何獲得它，交付客戶想要和需要的內容將大大有助於確保您的快速參考材料取得成功。

簡單是關鍵

快速參考指南的重點是使信息易於訪問，因此請確保它易於理解。

使用視覺效果

盡可能避免使用大塊文本 相反，使用視覺元素，例如帶有標記、圖標或產品照片的屏幕截圖——以及足夠的文本以確保您的觀點清晰。

僅包含基本信息

保持在一兩頁。 不要試圖涵蓋完整用戶手冊中的所有內容。 想一想——需要目錄的快速參考指南可能不是那麼快。

選擇最重要的信息來完成特定任務或以其他方式傳達您想要展示的內容。 將復雜的概念歸結為最基本的形式。

知道要留下什麼，要留下什麼。 請記住，您始終可以創建另一個快速參考指南來涵蓋其他重要主題。

使用簡單易懂的佈局

如果您的快速參考指南在視覺上不吸引人且不易於理解，那麼您的用戶將不會覺得它有用。

您不必創建一個完整的藝術作品來製作一個好的快速參考指南。 有時，帶有箭頭、文本等註釋的簡單屏幕截圖足以讓某人獲得他們需要的信息。

視覺內容

我覺得我怎麼強調都不過分：如果沒有好的圖像、圖標、屏幕截圖或其他視覺元素，您的快速參考指南就不會像它那樣有效、引人入勝和有用。

圖像吸引眼球並幫助為您的內容提供錨點，幫助您的用戶快速輕鬆地識別重要的信息點。

事實上，我們的視覺價值研究發現，人們使用圖像和文本比單獨使用文本學習得更好。

您可以通過這個很棒的信息圖了解視覺交流的價值。

而且，你聽說過一張圖片值一千字的說法嗎？ 好吧，事實證明，最好的展示方式就是實際展示它。

一張好的圖片可以傳達大量信息，有助於降低內容的文本密度，使其更加用戶友好。

我們在 Venngage 的朋友有更多關於視覺內容重要性的信息。

快速參考指南注意事項

並非所有快速參考指南都像我創建的那樣簡單。 有些人需要更多的文字，有些人需要更多的圖片。 有些人需要更複雜的佈局。 根據主題，可能會更長。

快速參考指南有多種類型和用途，在這裡不可能全部涵蓋。 但是，有一些非常普遍的常見註意事項：

做

1. 保持盡可能短。 一到兩頁是最好的。
2. 使用帶註釋的屏幕截圖、圖標、產品或 UX 圖像等視覺效果。
3. 使用合理、易於遵循的佈局，並根據需要使用清晰的標題和副標題。
4. 了解您的受眾以及他們的需求。
5. 讓它獨立存在。 用戶無需查看您的手冊即可了解您的快速參考指南。

別

1. 塞進太多信息。 您並沒有試圖將整個用戶手冊融入到這本指南中。
2. 讓你的字體小到沒有電子顯微鏡就無法閱讀。
3. 不必要地重複信息。

開始使用 Snagit 2020 創建出色的快速參考指南

快速參考指南是為您的用戶和客戶提供有關您的產品或服務的最常見功能的快速便捷說明的好方法。

從屏幕截圖和圖像編輯到模板和圖像資產，Snagit 2020 讓創建有用、引人入勝且具有視覺吸引力的快速參考指南變得異常容易

注意：本文最初於 2020 年 4 月發布，但已更新了新信息。