流程改善：成功的策略和範例

在專業環境中聽到“流程”這個詞是否會讓您想到“呃，這是一個無聊的浪費時間的事情”？如果流程對您有負面意義，那麼您的團隊或組織很可能已經偏離了注重結果的業務流程，而您卻為了流程而陷入流程的低迷之中。不要感到難過 - 實現這一目標很容易，但透過專注的推動、一些組織內省和一些工具，您將立即回到有意義的工作。

花時間改善流程是非常值得的，因為它不僅可以提高工作量，還可以提高員工的工作生活質量，從而提高效率和生產力。

那些感覺自己的寶貴時間得到了明智利用並致力於改進的員工將交付更好的工作，並且更有可能留下來。而且，透過持續改善的應用，團隊成員可以看到微小的變化累積起來會產生巨大的變化。這很重要，因為感覺有影響力是人們在工作場所想要的核心。

什麼是流程改善？

流程改善是識別需要改進的領域的系統方法。這可能是識別工作流程中的低效率、浪費或錯誤，然後進行漸進式變更以改善結果。持續改進適用於這樣的想法：我們工作的環境將不斷變化，我們也需要隨之不斷變化。

今天的偉大解決方案將不再是一個偉大的解決方案，因為問題本身會改變。團隊需要繼續改善他們面臨的問題和他們尋求的結果。透過持續、迭代的改進，即使是微小的漸進式變化，團隊和組織也可以跟上變化的步伐。

Snagit 是流程改善的有用工具，因為只需點擊幾下即可輕鬆記錄現有流程、工作流程和瓶頸。對問題進行直覺說明可以讓團隊在提出解決方案時有所反應。例如，您可以使用 Snagit 註釋流程所有步驟的螢幕截圖，然後使用 Snagit 的標註工具來反白顯示問題以供進一步討論。

什麼是持續改善流程？

持續改善過程鼓勵組織各個層級的員工提出並實施微小的改變，以不斷改進。成功實施並鼓勵持續改進的組織會創建有權解決他們所看到的問題的團隊。

實施持續改善沒有正確的方法，但有許多方法可以幫助您走上正軌。其中一些方法是重疊的，有些是從其他方法中誕生的，但所有這些方法都是基於隨著時間的推移而改進的。

• Kaizen：豐田在汽車製造領域推廣了持續改進（ kaizen ）的概念。該公司透過許多小改進最大限度地減少了浪費並提高了效率。
• 敏捷：敏捷方法源自於軟體產業。敏捷實踐是客戶至上且漸進的。敏捷宣言並沒有提供嚴格的規則列表，而是傾向於一組事物而不是另一組事物。敏捷系統中的個人有空間去做有意義的事。
• 計劃-執行-檢查-行動 (PDCA)：PDCA 是一個由四個部分組成的循環過程，強調資料在持續改善中的重要性。團隊必須衡量他們的工作，以便了解他們的改進情況。循環中的「檢查」部分對於成功至關重要。
• 看板：看板通常透過稱為看板的視覺化來專注於工作流程。透過看板，團隊試圖盡快將任何一項工作從開始到完成。團隊有 WIP（進行中的工作）限制，這要求在開始新工作之前解決問題。這也鼓勵將工作分解為最小的合理可執行且有價值的部分。
• 精實：精實方法強調在將產品呈現在使用者面前之前將盡可能少的工作量投入到產品中的價值。在精實產品開發中，產品的下一個迭代總是基於上一輪使用者測試的經驗來完成。

如何實施持續改善流程

1. 取得元數據
   實現一個進程的過程就是它自己的進程。牢記持續、漸進改善的原則。不要嘗試突然、自行或大爆炸地改變流程。
2. 從小事做起
   確定一個小團隊來共同改善流程。即使您認為您的整個組織可以從變革中受益，但與一小群人一起完成整個流程並對其進行完善，將使您更好地準備將其擴展到其他人。
3. 獲得買入
   您小組中的其他人需要了解您建議流程變更的原因。突出顯示您希望看到的目標和改進的結果。聽取回饋並對您最初的實施想法進行調整，以讓其他人參與過程。
4. 嘗試一下
   將您選擇的方法和製定的計劃付諸行動！
5. 記得復古
   嘗試流程改進後，將您的小組聚集在一起討論什麼有效，什麼無效，以及您想要為下一次迭代進行的任何調整。
6. 慶祝成功
   花一點時間來認識您到目前為止所學到的內容。慶祝您所看到的任何改進和效率提升。與您合作的其他團隊分享您的發現，並包括有關改進的數據和詳細資訊。
7. 重複
   重複，重複，重複。有意識地從每次迭代中學習並分享您的結果。與他人建立背景是讓您的工作場所形成持續改善文化的第一步。當組織看到您改進的流程適用於小組時，其他人也會想與他們的團隊一起嘗試，並且您可以開始考慮在部門或組織層級上的流程改進可能會是什麼樣子。

持續改進實例

改善團隊溝通

TechSmith 社區參與和人力資源團隊的 Michelle 和 Amy 經常使用 Snagit 來代替會議和非同步工作。整理忙碌的同事的日曆可能是一個真正的挑戰，尤其是跨團隊。米歇爾和艾米將 Snagit 與 Screencast 或 Slack 結合使用，比他們在同一個（虛擬）房間裡聚集的速度更快完成工作。

加強客戶支援流程

「不花時間為客戶提供服務的成本是昂貴的，」TechSmith 銷售營運團隊的 Mike 說。他看到了讓所有隊友和合作夥伴了解最新軟體和流程並了解新軟體和流程的挑戰。透過創建小型演示和教程視頻，他能夠重複使用常見問題的答案並以統一的方式提供培訓。他對個人客戶採取了類似的策略。如果客戶對某個功能有疑問，可以輕鬆地向他們提供在線教程的鏈接，但是通過創建一個視頻來顯示教程的確切部分，這將有助於客戶並包括邁克的網絡攝像頭視頻，他能夠創造更個人化、更人性化的互動。

簡化專案管理工作流程

TechSmith 專案管理辦公室的 Steve 協助開發 Snagit 的軟體團隊支援看板工作流程。他創建預觀看影片來設定有關會議議程項目的期望和背景。他還使用團隊看板的螢幕截圖來說明團隊在任何給定時間的狀態，這對於指出障礙和瓶頸很有用。這些圖像也為無法參加的團隊成員提供了待辦事項細化會議的良好視覺摘要。

持續改善的好處

提高效率

這是持續改善最直接的好處。隨著時間的推移，所有這些微小的變化都會提高效率，減少浪費，並為您的組織帶來更好的成果。

提高員工敬業度

蓋洛普是工作場所文化中數據驅動的思想領袖，他這樣描述員工敬業度：
「人們希望從工作中得到目的和意義。他們希望因自己擅長的事情而聞名。

持續改善流程為員工提供了系統化的機會，為他們所處的工作環境提供意見，增強授權感和自主感。這一點，再加上對改進本身的關注，觸及了丹尼爾·平克真正動機的所有三個要素：自主、掌握和目標。簡而言之，持續改善流程讓員工有發言權。

更好的客戶滿意度

我們的效率越高，在給定的時間內為客戶提供的價值就越大。我們迭代的速度越快，我們就能越快辨識客戶的痛點並採取行動，為客戶提供改進。透過進行小的更改並在每個更改之間獲取客戶反饋，我們更有可能為客戶提供令他們滿意並很好地解決他們的問題的產品，而不是一次性發布大的更改。

為什麼要使用 Snagit 進行持續流程改善？

工作流程的可視化文檔

只需點擊幾下，Snagit 就可以輕鬆地在螢幕上記錄工作。您可以將螢幕擷取為影像（或長內容的捲動擷取），然後使用註釋工具記錄步驟或進行標註。或者，您可以在影片中捕捉您的螢幕，同時以畫外音解釋您的步驟，並使用 Snagit 的螢幕繪製工具來吸引人們對螢幕特定部分的注意。

輕鬆協作和共享

Snagit 的共享功能使團隊能夠快速捕獲和分發視覺更新，確保每個人在流程改進過程中保持一致。它可以連接到您在工作中已經使用的工具，例如 OneDrive、Google Drive、Slack、Teams 等。或者，您可以使用 Snagit 的「共享連結」功能快速上傳您的內容並在 Screencast 上獲取指向該內容的連結。使用 Screencast 可以讓其他人查看和評論您的媒體，從而提供方便的交流場所。

簡化實施

Snagit 的範本功能可以幫助建立可重複且易於使用的工件。知道您每週都會比較相同的兩組數據嗎？使用 Snagit 範本標準化簡報並提供時間點記錄以供回顧。

準備好使用 Snagit 來改善您的流程了嗎？

下載 Snagit 的免費試用版以直觀地記錄並分享您的流程改進。透過在帶有網路攝影機視訊的 Snagit 螢幕共享中引導其他人克服您感知到的障礙和潛在結果，讓其他人接受您的持續改進想法！

有關流程和持續改進的常見問題解答