如何只需點擊幾下即可創建流程文檔

您是否曾被要求培訓同事，甚至只是教他們一些新東西？

無論您的組織有新員工還是不熟悉特定任務的同事，您都可能需要在某個時候分享您的知識。

如果您是流程所有者，出於各種原因，創建和維護流程文檔會很有幫助。

記錄流程不僅可以節省時間，而且還有助於通過概述一組一致的方向來確保正確完成任務。 它還可以通過在整個團隊中傳播知識而不是將所有任務集中到一個人身上來幫助防止日常運營中的瓶頸。

在這篇文章中，我們將介紹流程文檔的基礎知識，提供一些最佳實踐，並分享一個分步指南，幫助您只需單擊幾下即可記錄流程！

以下是您將學到的內容：

• 什麼是過程文檔？
• 我們為什麼要記錄流程？
• 有效流程文檔的最佳實踐。
• 如何使用屏幕截圖輕鬆記錄流程。
• 用截屏視頻補充您的流程文檔。

什麼是過程文檔？

流程文檔是帶有屏幕截圖、插圖、圖表或其他圖像（也可以使用視頻）的書面內容，可傳達整個流程中的每個步驟以成功完成任務。

您可以將其視為類似於操作指南或一組說明。

過程文檔的好處

流程文檔並非專門用於指導或幫助同事。 它還可以用於：

培訓新員工

流程文檔有助於培訓新員工。 向您的新隊友提供明確的指示，使他們能夠幫助自己完成入職流程，而不是完全依賴他們的教練。

此外，團隊空缺通常意味著其他成員可能不得不收拾殘局，並且可能沒有時間培訓新人。 有可用的記錄流程可以幫助緩解這個問題。

這是雙贏的。 您的新員工可以滿懷信心地開始他們的工作，而您不必花費寶貴的時間來完成其他工作。

為意外做好準備

通常，當新員工加入團隊時，他們正在填補空缺。 如上所述，有空缺可能意味著其他團隊成員必須接手工作。

如果沒有記錄完成該工作的流程，這可能會導致混亂、錯過最後期限和降低生產力——更不用說降低團隊士氣了。

想像一下一個場景，您的工資單人員外出一周、一個月甚至更長的時間。 您的員工可能不喜歡僅僅因為沒有其他人知道如何使用工資單軟件而錯過薪水。

在絕對必要之前記錄流程意味著在員工可能已經很瘦的情況下減少壓力和壓力。 當然，當您迫切需要培訓同事時，您仍然可以創建流程文檔！

提供流程透明度

此外，記錄流程有助於保持組織內的透明度。 它允許不接近特定業務領域的員工深入了解其直接團隊和/或部門之外的任務。

反過來，這可以導致工作流程改進，例如消除重複的步驟或任務。 它還可以突出痛點，從而產生行動項目。 意識到流程中的關鍵點可能是分配資源以進行漸進式改進所需的全部內容。

有效流程文檔的最佳實踐

在深入創建之前，讓我們介紹一些流程文檔的最佳實踐。 以下是您在計劃、創建和維護流程文檔時需要牢記的一些事項。

讓它可視化

研究表明，67% 的人在視覺傳達信息時能更好地理解信息。

在文檔中包含屏幕截圖是向同事展示如何做某事的最快、最有效的方法之一。 我們最喜歡用於流程文檔的工具是 Snagit。

Snagit 允許您輕鬆捕獲屏幕截圖並添加文本標註、編號步驟和其他可自定義的註釋，以引起對特定區域的注意以傳達信息。

把事情簡單化

注意你的觀眾的認知負荷——消除你內容中不必要的干擾，這樣你的觀眾就可以專注於重要的事情。 有幾種方法可以做到這一點，但總的來說，您的指導原則應該是將溝通歸結為要點。

使用您捕獲的用於文檔的屏幕截圖，突出顯示特定操作的一種方法是使用 Snagit 中的 Simply 工具來創建簡化的用戶界面 (SUI) 圖形。 這使您可以掩蓋不必要的部分以消除乾擾。

以常青樹為目標

當您計劃並記錄流程時，請盡量避免很快就會過時的示例和文本。 例如，盡量不要在可能很快變得無關緊要的軟件、日期或參考中使用版本號。 注意您的方法可以幫助您保持內容更新更長時間。

簡化的用戶界面圖形也非常適合此應用程序。 它們允許您避免頻繁更新您的內容，例如按鈕在軟件應用程序中移動的情況。

例行維修

雖然我們希望我們的內容常青，但即使是最好的內容最終也需要更新。

發生這種情況時，請嘗試編輯現有的屏幕截圖，而不是完全重做。 Snagit 的庫保留了過去屏幕截圖的方便記錄，這意味著您可以根據需要打開和編輯它們。

沒有原始文件？ 沒問題！ 只需截取您的屏幕截圖！ Snagit 有一些用於編輯屏幕截圖的絕佳選項，例如智能移動和替換文本，這將節省寶貴的時間。

安排定期簽到，即使一年只有一次。 這將確保您的內容保持最新並具有所有必要的步驟，即使系統和其他變量發生變化。 請務必從組織中的相關人員那裡獲得反饋。 其他人可能有寶貴的見解要分享。

如何使用屏幕截圖輕鬆記錄流程

讓我們來看看使用 Snagit 的屏幕截圖文檔過程。

第 1 步：考慮您的流程

仔細考慮您將記錄的過程，並寫下您將包含在文檔中的工作流程的每個步驟。 這將確保您不會跳過任何內容，並且可以在您記錄任務時充當大綱。

如果您正在與其他人一起記錄他們的流程，請確保他們參與了計劃。

第 2 步：準備桌面

以您的計劃為指導，調出您需要從中捕獲屏幕截圖的所有軟件應用程序。 為了消除屏幕上的干擾，您可能還希望整理桌面，並關閉所有對您的進程而言不必要的應用程序。

第 3 步：捕獲屏幕截圖

現在，是時候捕獲流程中每個步驟的屏幕截圖了。

請注意，如果您尚未草擬隨附的文本，則最好捕獲屏幕的較大部分而不是較小的部分，因為您以後可以隨時調整屏幕截圖的大小或修剪屏幕截圖。 您的所有屏幕截圖都會自動顯示在 Snagit 編輯器中。

第 4 步：自定義屏幕截圖

現在您已經捕獲了所有需要的屏幕截圖，您可以自定義它們。 嘗試使用簡化選項來消除乾擾，或使用標註添加形狀、使用步驟工具編號的步驟、文本註釋 - 任何有意義的方式都可以突出您的流程的重要方面。

您甚至可以在 Snagit 中使用顏色和其他樣式創建自定義主題，以便您的屏幕截圖在整個文檔中具有一致的外觀。

想要顯示流程中的步驟？

使用 Snagit 的步進工具。 您只需單擊即可添加編號或字母的步進符號。 Snagit 會自動添加正確的數字或字母。 觀看此視頻以了解它的實際效果！

第 5 步：使用模板打包和交付

現在，剩下要做的就是打包您的屏幕截圖，以便它們準備好以您選擇的任何格式提供。 使用 Snagit，您可以使用模板將屏幕截圖組合成單個圖像。

首先，單擊創建按鈕並從模板中選擇圖像或從最近捕獲托盤中選擇圖像，然後右鍵單擊並選擇在模板中組合。 您可以選擇最適合您的工作輔助需求的模板。

然後，只需拖放圖像並在模板中調整它們。 就這麼容易！

除了許多其他流行的軟件應用程序（包括 PowerPoint、Outlook、Slack、Google Drive、Dropbox、TechSmith Camtasia 等）外，Snagit 還可以直接共享到 Word。

一旦一切都恰到好處，您就可以向您的受眾交付或上傳到其他地方，例如公司的 SharePoint 頁面，以便您的流程文檔可按需提供。

用截屏視頻補充您的流程文檔

除了您的流程文檔之外，還可以考慮添加一個補充截屏視頻。

視頻可以向同事展示實際的過程，您可以在進行過程中添加旁白以幫助進一步澄清。 如果您的流程文檔中的收件人有任何不清楚的地方，他們可以觀看視頻以了解更多信息。

除了捕獲屏幕截圖之外，您還可以使用 Snagit 來記錄您的全部或部分屏幕。 當您完成錄製後，Snagit 允許您修剪您想要刪除的視頻的任何部分。

不過，您的截屏視頻不需要是正式的。 請記住，完美是善的敵人。 錄製屏幕時，只需在計算機上完成該過程。 你也可以談論正在發生的事情。

該視頻可以補充您的流程文檔，並為任何需要它的人提供更多幫助。

查看下面的視頻，了解如何使用視頻製作流程文檔：

您已準備好製作出色的流程文檔！

這裡的所有都是它的！ 您已準備好與同事分享您的知識並確保流程順利運行。 您將通過出色的流程文檔節省每個人的時間和精力！