您應該使用的 7 個 Microsoft Outlook 功能

作為 Outlook 用戶，您可能知道其強大的功能集。 但是僅僅因為應用程序具有大量功能，並不意味著它們都值得您付出努力。 以下是您應該使用的幾個 Microsoft Outlook 功能。

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用於有效時間管理的電子郵件調度

如果您是使用時間塊來全天管理任務的人，那麼安排電子郵件可能會有所幫助。 您可以在您的時間段內創建您需要的所有電子郵件，並選擇發送它們的日期和時間。

要安排您正在撰寫的電子郵件，請轉到“選項”選項卡並選擇“延遲發送”。

在“屬性”窗口的底部，選中“之前不交付”複選框。 然後，使用右側的下拉框選擇日期和時間。

或者，您可以使用“屬性”框中的附加功能。 您在頂部有帶有投票和跟踪選項的設置，在底部有其他交付選項。

完成後，單擊“關閉”以應用計劃。

分發列表的聯繫人組

當您定期向同一組人發送電子郵件時，沒有比創建分發列表更簡單的方法來添加所有這些電子郵件地址了。 Outlook 中的聯繫人組功能可幫助您完成此操作。

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要快速創建聯繫人組，請轉至“主頁”選項卡，選擇“新建項目”下拉菜單，然後選擇“更多項目”>“聯繫人組”。

選擇“添加成員”並選擇存儲聯繫人的位置。

從列表中選擇一個聯繫人，然後單擊“成員”添加他們。 繼續此過程，直到組中的每個人都已加入，然後單擊“確定”。

在頂部為您的聯繫人組命名，然後選擇“保存並關閉”。

當您要向該新組發送電子郵件時，請單擊撰寫窗口中的“收件人”按鈕並選擇該組。 或者，開始在“收件人”字段中鍵入群組名稱，然後從建議中選擇它。

自動組織的收件箱規則

雖然設置電子郵件規則似乎令人望而生畏，但它們值得花時間來為您省去以後的麻煩。 您可以自動將電子郵件移動到文件夾、標記消息的優先級、為重要電子郵件播放聲音等等。

要從頭開始設置新規則，請轉到“文件”>“管理規則和警報”，然後單擊“新規則”。

或者，要根據您收到的電子郵件創建新規則，請在其自己的窗口中打開郵件。 單擊功能區“移動”部分中的“規則”下拉菜單，然後選擇“創建規則”。

根據您在上面選擇的選項，選擇條件和操作，然後按照新規則的後續提示進行操作。

完成後，您可以將其應用於您郵箱中的現有郵件，或者只需單擊“完成”即可為將來到達的郵件保存規則。

正確關閉的多個電子郵件簽名

為確保您的所有郵件都正確關閉，您可以在 Outlook 中創建多個電子郵件簽名。 這使您可以為商業電子郵件和個人消息使用特定的簽名。

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要創建簽名，請在撰寫窗口的“消息”選項卡上選擇“簽名”>“簽名”。

在電子郵件簽名選項卡上，如果您有多個電子郵件帳戶，請選擇頂部的電子郵件帳戶。 然後，選擇右側的“新建”。 為您的簽名命名，然後單擊“確定”。

在“編輯簽名”框中設置簽名，完成後選擇“保存”。

或者，您可以使用底部的下拉框將簽名設為新消息、回復和轉發的默認簽名。

重複相同的過程以創建其他簽名，完成後選擇“確定”。

當您想使用簽名時，請返回“消息”選項卡上的“簽名”下拉菜單，然後選擇您要使用的簽名。 如果您將簽名設置為默認簽名，它會自動出現在您的電子郵件中。

用於收件箱和文件夾清理的自動存檔

清理收件箱和文件夾中過時的、不必要的電子郵件可能需要時間。 使用 Outlook 中的自動存檔功能，您可以自動刪除不再需要的舊郵件。

轉到“文件”>“選項”，然後選擇左側的“高級”。 然後，單擊右側的“自動存檔設置”。

完成自動存檔彈出窗口中的每個字段，了解何時以及如何存檔您的電子郵件。 您可以選擇何時運行該工具並在運行前收到提示。

您還可以選擇在自動存檔過程中如何處理某些消息，例如項目的年齡、要使用的存檔文件夾，甚至永久刪除舊項目。

完成後，單擊“確定”以應用設置。

將消息轉換為會議以供參考

您收到過多少次提示召開會議的電子郵件？ 您可以在 Outlook 日曆中將電子郵件轉換為會議，以節省大量時間。 此外，激發會議靈感的信息會自動附加到活動中以供參考。

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要將電子郵件變成會議，請單擊郵件右上角的三個點，然後選擇“會議”。

然後您會看到一個新的事件請求窗口打開，其中包含電子郵件作為描述。 然後您可以像其他任何請求一樣完成請求； 添加與會者，設置日期和時間，並選擇一個位置。

完成後發送您的會議請求，您的與會者將看到正文中包含電子郵件的邀請。

用於快速查找郵件的電子郵件過濾器

另一項方便的 Outlook 功能可幫助您快速找到所需的電子郵件。 您當然可以使用 Outlook 的基本和高級搜索選項，但要快速查看未讀、已標記、重要或已分類的郵件，請使用“過濾電子郵件”功能。

在“主頁”選項卡上，選擇“過濾電子郵件”並選擇一個選項。

應用過濾器後，您可以根據需要進行調整。 在功能區的優化部分中，添加另一個過濾器，或在右側的範圍部分中，選擇郵箱或文件夾。

完成過濾器後，單擊功能區右側的“關閉搜索”。

雖然 Outlook 提供的所有功能在某些方面都很有用，但您比其他人更需要一些功能。 有了這個列表，您就擁有了節省時間、提高工作效率和更好地管理收件箱所需的基本功能。

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