提高遠程團隊生產力的一個簡單秘訣

提高遠程團隊生產力的一個簡單秘訣

遠程工作已經存在了幾年，但並不是每個人都張開雙臂接受了這一新趨勢。 雇主提出了不信任的擔憂，想知道遠程團隊是否真的花時間工作。

但是一旦他們開始追踪時間，他們就可以看到工作量證明。 時間跟踪軟件不僅記錄了員工的工作時間，還提供了對戰略決策有價值的數據。

時間跟踪軟件市場繼續增長，預計在 2021 年至 2028 年的預測期內，複合年增長率將達到 20.40%。

那麼，時間跟踪如何提高遠程團隊的生產力並提高公司績效呢？ 這完全取決於您如何實現它。 這就是我們將在本文中介紹的內容。 我們還將分享遠程團隊時間跟踪的好處。

為遠程團隊實施時間跟踪的 5 種可行方法

員工不要將時間跟踪視為一種約束形式，這一點至關重要。 在家工作的一個好處是它提供的靈活性，當你把它拿走時，團隊士氣就會下降。 如果您想提高生產力，您需要團隊支持。

以下是一些在不犧牲員工信任的情況下跟踪遠程團隊時間的有效方法。

解釋你的意圖

時間跟踪為公司提供了一個很好的機會來保持領先地位。 但這是一個你需要小心處理的領域。 這不僅僅是引入時間跟踪軟件並讓它運行。

您需要更聰明地了解實施過程，並從一開始就獲得團隊的支持。 解釋你為什麼要實施時間跟踪，它對公司的重要性，以及它是如何工作的。

不要忘記提及其中的內容。 員工將更好地接受新技術，因為他們知道它將對他們的個人和職業生活產生積極影響。

解釋跟踪時間並不意味著什麼

一些員工會覺得時間跟踪可能會損害他們的隱私和職業尊嚴。 您必須清楚收集到的有關他們的信息將如何使用。

向您的員工解釋，時間跟踪是為了提供有用的基準，不會用作評估他們工作的單一來源。 您需要強調它不會充當微觀管理的數字形式。

向您的員工保證您沒有監視他們。 相反，您希望發現工作過程中的潛在捷徑並創造更好的工作環境。

記住要清楚地概述時間跟踪的期望、規則和要求。

輕鬆配置時間跟踪過程

團隊中的每個人都必須知道如何使用該軟件，這樣他們才能更準確地記錄他們的工作時間。 否則，時間跟踪只會成為另一個負擔。

為了使過程毫不費力：

• 選擇一個不需要漫長而復雜的學習曲線的打卡打卡應用程序。 初始設置應該簡單明了，使用起來更簡單。 他們需要做的就是打開計時器，應用程序會自動記錄所有數據。
• 清楚地概述記錄工作時間的程序，並強制跟踪所有與工作相關的活動。 《哈佛商業評論》援引 AffinityLive 的一項研究顯示，美國經濟每天在生產力方面損失 5900 萬小時。 這主要是因為工人不會跟踪他們的所有活動。
• 帶它去試駕。 讓團隊測試時間跟踪軟件至少一個月，以了解它是如何工作的。 設置開始和結束日期，並與您的團隊安排回顧以獲取後續反饋。

一旦員工學會使用時間跟踪系統，他們就可以更有信心地這樣做。 反過來，報告、計費和工資單變得輕而易舉。

尋求反饋並做出調整

在預採用階段，可能會出現一些問題、顧慮和錯誤。 運行試點計劃後，收集遠程團隊的反饋以確定實施技術中的潛在缺陷。

這使您可以共同努力改進流程。 團隊包容將大大提高動力和參與度。

以身作則

如果您以身作則，員工將有動力跟踪他們的工作時間。 因此，開始跟踪您自己的時間並與他們分享您的結果。 一個可靠的時間跟踪應用程序應該提供詳細的報告，您可以輕鬆地與您的員工分享。

瀏覽信息，並一起解釋數據。 這將鼓勵他們開始監控他們的工作時間。

如何選擇時間跟踪軟件

首先，考慮您在時間跟踪器中想要的功能。 這會有所不同，具體取決於業務類型和員工人數等因素。 最好的員工監控軟件應該提供：

• 生產力跟踪。 能夠查看員工的活動水平、他們使用的應用程序和網站，以及提供工作證明的可選屏幕截圖。
• 多種方式來追踪時間。 除了啟動和停止計時器外，它還應該能夠手動添加時間條目。
• 自動化的時間表和報告。 您跟踪時間不僅是為了提高遠程團隊的生產力，也是為了提高整個企業的生產力。 時間表和時間報告提供實時數據以供分析並與客戶或上級共享。 高級程序允許您過濾報告並定期生成報告。
• 開票。 選擇自動開票的時間跟踪器。 某些工具允許您安排在每週或每月的特定日期和時間發送報告。

除了功能之外，還有其他需要考慮的事項：

你想要的程序應該提供免費的演示、教程、指南和有用的提示。 這使得入職過程無縫。 您還需要查看他們的客戶支持、聊天和電話支持以及常見問題解答頁面。

了解其他人對時間跟踪器的看法。 客戶使用 Capterra 和 G2 等平台提交有關產品的評論。 如果他們有移動應用程序，請閱讀 Google Play Store 和 Apple Store 上的評論。

另一個關鍵因素是時間跟踪解決方案的成本。 您會選擇付費還是免費時間跟踪應用程序？ 它是否提供免費計劃和免費試用？ 升級需要多少錢？ 付款過程是否簡單？ 如果您有一個龐大的團隊，他們是否提供定制定價？

考慮到所有因素，選擇適合您預算的工具是個好主意。

跟踪時間對您的遠程團隊的好處

我們之前提到，您應該闡明員工將如何從時間跟踪中受益。 以下是準確計時的一些主要好處：

• 自動化數據收集並提高準確性。 當數據被自動處理時，您可以保證準確的計算，這對於計費和工資單處理至關重要。 錯誤將被避免，會計師將花費更少的時間處理數據。
• 增加雇主和僱員之間的信任。 雇主將始終知道正在開展哪些項目。 這種可見性意味著員工不必經常報告。
• 衡量並找到提高生產力的方法。 時間跟踪可讓您大致了解時間是如何度過的，因此您可以從工作習慣中學習。 這有助於您規劃可管理且切合實際的時間表。
• 更好的項目規劃和估算。 測量花費在項目上的時間使您能夠在未來創建更好的項目估算。 在分配工作和設置截止日期時，時間跟踪數據可作為參考點。
• 更好地了解時間使用情況。 準確記錄工作時間可以更清楚地了解公司時間是如何度過的。 是否有太多浪費時間的活動？ 員工是否按時上班和下班？ 錯過了哪些項目交付日期？

除了幫助管理人員跟踪生產力並更好地了解遠程工作人員的效率之外，跟踪時間還有另一個重要作用。 這是為了確保員工享受更好的工作與生活平衡。

Nature Human Behavior 最近的一項研究發現，遠程員工每週登錄的時間增加了 10%。 對於每週工作 40 小時的人來說，這相當於每週增加 4 小時。 這種令人擔憂的趨勢會導致倦怠、疲憊和營業額增加。

時間跟踪突出顯示過度工作的情況，因此您可以解決它們並促進員工的福祉。

結論

時間跟踪對於促進有效的業務運營和支持高效的工作流程至關重要，尤其是在管理遠程團隊時。 然而，這種技術只有在透明和正確實施的情況下才能發揮作用。

如果您想看到積極的結果並提高績效和生產力，則必須首先獲得員工的信任。