如何使用 Gmail 和 Google 表格創建郵件合併

已發表: 2022-02-26

Gmail 郵件合併可讓您一次性向多個聯繫人發送個性化電子郵件。各個消息具有幾乎相同的內容，但可以自定義消息的某些部分。例如，您可以用名字問候每個收件人，您可以在郵件正文中包含他們的郵政地址，個性化主題行，附加不同的文件，而電子郵件正文的其他部分保持不變。

Gmail 中的郵件合併適用於所有人。如果您在家中組織聚會，您可以藉助郵件合併功能向所有朋友發送個性化的電子郵件邀請。企業主可以使用郵件合併來通知客戶即將到來的交易和優惠。銷售和營銷團隊使用 Mail Merge 進行滴灌活動。教師可以通過郵件合併向學生髮送個人作業和報告。

Gmail 中的郵件合併

以下是您可以使用 Gmail 進行郵件合併的方法：

安裝 Gmail 的郵件合併插件。請觀看郵件合併教程以獲取說明。
這將創建一個新的 Google 電子表格。轉到工作表中的附加組件菜單，選擇帶有附件的郵件合併，然後選擇創建合併模板菜單。
打開 Google 通訊錄並創建一個新組，其中包含您希望向其發送個性化電子郵件的所有聯繫人。或者，您可以直接在郵件合併 Google 表格中輸入收件人的姓名和電子郵件地址。
在 Mail Merge 菜單下，選擇 Import Google Contacts 並選擇您在步驟 3 中創建的 Google Contacts 組。它現在會自動將所有關聯的 Gmail 聯繫人導入電子表格。
轉到 Gmail 並創建一個新的電子郵件草稿，它將成為郵件合併的模板。或者，您可以使用 HTML 郵件工具以富文本格式編寫電子郵件模板，然後將生成的 HTML 代碼複製粘貼到 Google 表格的郵件正文字段中。
如果您想在電子郵件消息中添加文件附件（例如 PDF 文件或 Word 文檔），只需將文件上傳到 Google Drive，然後選擇插入文件附件以將該文件的鏈接插入到郵件合併表中。 Mail Merge 會自動將實際文件插入到電子郵件中。
再次進入郵件合併菜單並選擇“配置郵件合併”——對於所有成功發送的電子郵件，狀態欄將變為“郵件已發送”。

在向多人發送爆炸之前測試您的電子郵件活動總是一個好主意。在配置郵件合併屏幕上，單擊“發送測試電子郵件”按鈕，它將向開發人員發送一封示例電子郵件，其中 {{Variable Fields}} 替換為虛擬值。如果測試電子郵件中的所有字段都已替換，則您的郵件合併已準備就緒。

Gmail 郵件合併常見問題

以下是有關 Gmail 和 Google Apps 的郵件合併的常見問題解答：

1. 我每天可以發送多少封電子郵件？ 郵件合併的免費版允許您每天發送 25 封電子郵件，但高級合併的發送限制不同。 Gmail 用戶每天可以向 400 個收件人發送電子郵件，而 GSuite (Google Workspace) 帳戶的每日限制是每天 1500 個收件人。

2. 我是 Google Apps 用戶，但我的高級版每日限制只有 400 天？ 如果您的 GSuite 企業帳戶使用了幾個月以上，或者您的 Google Apps 域在第一個結算週期後擁有超過 5 個用戶，Google 會將您的限制增加到 1500。

3. 如何升級到高級版？ 許可證的費用是多少？ 請單擊此處購買 Mail Merge 的高級許可證。單用戶許可證為每位用戶每月 3.25 美元，按年計費。

4. 我只發送了 10 封郵件，但我的每日郵件配額減少了 20 封。為什麼？ 您可能在抄送或密送字段中添加了電子郵件地址。請記住，每日電子郵件限制是根據收件人數量來計算的，因此，如果您發送的電子郵件也抄送給某人，則會將您的配額減少 2。

5. 您的隱私政策是什麼？ 為什麼郵件合併需要訪問我的 Gmail、Google 通訊錄等。郵件合併需要訪問 Gmail，因為它從您的 Gmail 帳戶發送電子郵件。它需要訪問 Google Drive 才能獲取文件附件，同時需要訪問 Google 聯繫人才能將它們導入 Google 表格。詳細閱讀權限要求。

6. 如何使用 Mail Merge 跟踪打開的電子郵件？ 電子郵件跟踪是一項高級功能。在配置郵件合併期間，為“跟踪電子郵件打開”選項選擇“是”，外發電子郵件將包含一個 1x1 跟踪 GIF。要查看電子郵件閱讀報告，請轉到郵件合併菜單並選擇顯示電子郵件打開報告。您可以看到打開電子郵件的日期和時間、IP 地址和客戶端的用戶代理。在大多數情況下，這將等於 Google IP 地址，因為 Google 現在將圖像緩存在自己的服務器上。

7. 如何為每個收件人添加不同的抄送或密送地址？ 在郵件合併模板中添加兩個額外的列，並將列名分別設置為抄送和密件抄送。現在將電子郵件地址放在每行的這些列中，合併後的郵件將抄送和密件抄送到各自的地址。您可以將多封電子郵件以逗號分隔。

8. 我發送了一個合併，但變量 {{First Name}} 沒有在外發電子郵件中正確替換。 為什麼？ 您可能已對 Gmail 草稿中的變量應用了多種格式樣式。一個簡單的解決方案是打開 Gmail 草稿，刪除變量並再次輸入（請參閱幫助）。這將清除任何不一致的格式。現在切換到郵件合併模板並使用最近修改的 Gmail 草稿模板進行配置。

9. 為什麼我的郵件合併中禁用了創建 Gmail 草稿的選項？ 草稿選項僅在您以純文本或 HTML 格式執行郵件合併時可用。如果您使用現成的 Gmail 草稿作為合併模板，則它不可用。

10. 如何在所有外發電子郵件中插入獨特的圖像？ 您可以在郵件合併表中創建一個名為圖像的新列。現在將圖像上傳到圖像託管站點，獲取圖像 URL 並將其添加到工作表中，如下所示：

 <img src="image_url"/>

在 Gmail 草稿中，在任意位置添加 {{Images}}，它將被實際圖像替換。

11. 如何在我的電子郵件信息中插入唯一的超鏈接？ 在 Mail Merge 模板中創建一個名為 Links 的新列（您可以指定任何名稱）。現在在 Google 表格中添加鏈接，如下所示：

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

在 Gmail 草稿中，添加 {{Links}}，它們將替換為實際的超鏈接。您還可以使用 mailto 鏈接到電子郵件地址。

12. 我正在安排一封電子郵件，但它正在立即發送。 為什麼？ 預定的電子郵件將在預定時間的 +/- 30 分鐘內發送。因此，如果您已安排在下午 2:15 發送電子郵件，則它可以在下午 2-2:30 之間的任何時間發送。電子郵件安排在 Google 電子表格的時區。

13. 我是否必須讓我的計算機保持打開狀態才能在特定時間發送預定的電子郵件？ 不，Google Add-on 在 Google Servers 的後台運行，您可以在配置後關閉 Google Sheet。

14. 我的每日電子郵件配額已用完？ Google 重置配額時如何自動發送電子郵件？ 您可以添加從現在起 3-4 的計劃日期並運行郵件合併。郵件將被安排並在您的配額重置時自動發送。

15. 我正在運行郵件合併，但它根本不發送電子郵件。 為什麼？ 您要么用完了電子郵件配額，要么是因為電子表格中的“郵件合併狀態”列設置為“郵件已發送”。如果您多次運行合併，此檢查可防止您意外將多封電子郵件發送到同一地址。

16. 我需要向 10,000 個電子郵件聯繫人發送電子郵件群發。 郵件合併可以處理這個嗎？ 建議您使用 MailChimp 等專門的電子郵件發送服務來發送批量電子郵件。您可以使用 Gmail 地址提取器從您的 Gmail 郵箱中提取所有電子郵件。

17. 我使用 Salesforce 作為我的 CRM。 有沒有辦法將所有電子郵件記錄到 Salesforce.com Salesforce 為您提供了一個唯一的電子郵件地址。當您配置郵件合併時，將該電子郵件地址放在配置屏幕的密件抄送字段中並運行郵件合併。所有電子郵件現在都將標記到 Salesforce 以進行跟踪。

18. 我可以取消運行郵件合併嗎？ 如何召回我的電子郵件？ Mail Merge 使用 Gmail，因此，與 Microsoft Outlook 不同，沒有選項可以撤回已發送的電子郵件。但是，您可以通過點擊 STOP 按鈕取消郵件合併過程。如果您想從隊列中刪除已安排的電子郵件，請轉到“郵件合併”菜單並選擇“取消安排電子郵件”。或者，您可以從郵件合併表中刪除相應的行。

郵件合併支持

19. 我如何報告郵件合併問題？ 打開郵件合併 Google 工作表，轉到附加組件 > 郵件與附件合併 > 說明和支持 > 發送調試日誌。它會將工作表的副本和郵件合併配置發送給 Google Script 開發人員。

谷歌腳本很強大。我們其他一些可以提高您的工作效率的流行 Google 腳本包括電子郵件調度程序、電子郵件提取器、將 Gmail 保存到 Google 雲端硬盤和 Gmail 自動回复。