如何創建能夠提升團隊績效的工作輔助工具

您是否希望幫助員工更好、更高效地完成任務？ 工作輔助工具是出色的工作工具，可以在正確的時間向員工提供正確的信息。 如果寫得好，它們可以節省時間、提高準確性並提高工作績效。

繼續閱讀以了解如何創建和改進有效的工作輔助工具，即使您以前從未做過。

究竟什麼是工作輔助工具？

工作幫助是關於如何在工作中做某事的簡單、清晰的說明。 它們可以包括備忘單、內存慢跑者、單頁紙、性能支持工具、方向列表等等。 從本質上講，任何旨在減少工作中可避免錯誤的東西都可以被視為工作輔助。

工作輔助工具有許多名稱，並在各種行業中用作績效助推器。 它們很有幫助，如果公司不自動提供它們，員工往往會自行創建工作輔助工具。

見過貼在打印機旁邊牆上的手寫 3 x 5 說明卡嗎？ 在電腦屏幕的周邊打點便簽怎麼樣？ 這兩種都是員工自己製作的非正式工作輔助工具。

無論他們是按小時或按項目計酬，還是按薪水，人們都想知道快速有效地做事的最佳方式。 沒有人願意浪費時間尋找指令。

通常，作業輔助是一頁或更少的打印文檔。 您會在所有類型的工作區附近找到它們，從裝配線到金融機構。 它們可以掛在牆上或隔間上。 它們可以是靠近前台的層壓卡片，也可以是靠近儲藏室的海報。 有時，工作輔助工具是數字的：計算機上的圖像或 PDF 文件、智能手機應用程序或短視頻。

“但我們已經有在線幫助文件。 為什麼我需要單獨的工作援助？”，你可能會問。 員工不想滾動瀏覽多頁文本來查找他們需要的內容。 當指令看似“隱藏”在它們已經使用的程序中時尤其如此。

通常，將清晰的指令與實際程序本身分開會更好。 隨著工作場所的任務變得更加數字化，即使是印刷的工作輔助工具仍然是共享準確信息的強大、有效的方式。

工作輔助工具提高績效的主要方式

工作輔助工具可以通過三種主要方式幫助員工更快（更好）地完成工作。 當他們需要：

• 記住如何做某事
• 解決問題
• 了解當事情發生變化時該怎麼做

訓練只到此為止，它只在一個人的記憶中停留很短的時間。 當幾週前的面對面輔導課程已經變得陳舊時，您會聽到“我該如何再次完成這項任務？”，這就是工作輔助工具大放異彩的時候。 它們可根據員工的需要隨時提供所需的信息。

立即獲得答案時，雇主和僱員都會有更好的日子。 員工不必追著別人尋求幫助，而是有工作幫助，向他們展示完成流程所需的步驟。 無需翻閱文檔層以找到確切的說明——工作輔助設備就在他們的工作站旁邊，因此員工可以在第一時間正確地完成任務。

工作輔助工具不僅可以很好地幫助員工記住他們從培訓中學到的東西（例如他們只需要偶爾做的過程，不需要記住），當事情發生變化時它們也很有幫助——用於故障排除、例如，或通過新軟件版本的略有不同的工作流程的步驟。

這些效率加起來。 根據 Peregrine Performance Group 的說法，與他們合作的公司已經用一天的培訓和工作援助取代了為期一周的培訓課程。 不僅需要更少的培訓，熟練度也提高了 50%。 當您花時間編寫有效的工作幫助時，您可以期待以下類型的好處：

• 通過更快地完成工作任務來節省時間
• 避免犯錯，因為有明確的方向
• 減少員工壓力
• 減少不必要的來回幫助請求
• 通過一次與所有人共享相同的知識，更好地控制流程/標準
• 減少培訓和再培訓
• 更好的員工和客戶體驗

此外，它們的速度很快——部署工作助手的速度比傳統培訓快 75%，而且成本更低，投資回報率更高。

如何創建工作幫助（分步指南）

通過正確的步驟，您可以輕鬆且經濟地創建工作輔助工具，從而提升團隊的績效。

1.收集有關任務的信息

與已經執行此過程的員工交談。 他們如何完成它？ 他們採取什麼步驟，以什麼順序？ 確保與一系列員工交談——一遍又一遍地完成這項工作的經驗豐富的員工，以及新手。 他們的觀點有何不同？ 嘗試自己做這項工作，並記下您需要的信息。

2.選擇結構

工作輔助工具自然屬於以下三類之一：

清單

當有很多事情要做，但沒有特定的順序時，這很有效。 例如，保持設備檢查和新員工文書工作的一致性。

一步步

當事情需要按特定順序完成時使用它。 流程圖（如醫療保健提供者的診斷流程圖）或 if-then 決策樹可以合理地安排流程。 如果您需要員工隨時記錄信息（例如，如果他們記錄服務器機房的溫度或倉庫中的產品計數），您可以使工作輔助工具可填寫或使用交互式應用程序。

參考

當沒有任何具體步驟並且並非一次需要所有信息時，這是最好的。 當員工需要查找流行的 SKU 編號、與其他部門共享電話號碼或在區域地圖上定位存儲設施時，他們可以查看此信息。

有時工作幫助會有很多部分，每個部分都有不同的結構。 不要被各種選擇所困擾。 一旦你開始寫作，最好的格式就會變得顯而易見。 最後，沒有人真正關心你選擇哪一個，只要工作幫助有助於更快更好地完成任務。

3.選擇一種格式

這是掛在牆上的印刷 8.5×11 層壓紙，還是網絡上的數字 JPG？ 將是一個交互式應用程序？ 儘早選擇格式以確保信息適合。 大多數工作助手只有一頁或更少，或者在一個屏幕上可見而無需滾動。

根據 TechSmith 和 Cebr 的研究，三分之二 (67%) 的人在通過視覺傳達信息時可以更好地理解信息。 盡可能用圖片代替文字，而不是文字牆——使用圖片、圖表和任何其他適合您格式的視覺效果。

如何寫一份工作援助

在整理工作援助時，內容越少越好。 我們喜歡將 Snagit 用於工作輔助，因為它可以快速輕鬆地截取屏幕截圖和添加註釋。 以下是使用 Snagit 創建工作幫助的方法：

1. 截圖

打開 Snagit 並單擊紅色的大捕獲按鈕。 從那裡，您將能夠在屏幕上選擇要捕獲的區域。 Snagit 編輯器將自動打開並上傳您的圖像。 這才是真正有趣的開始：

2.註釋

如果工作幫助描述了一項體力任務，請拍照並用箭頭等標記，以指出需要完成的工作。 對於數字任務，請截取屏幕截圖。 Snagit 不僅可以讓您拍攝和編輯屏幕截圖，還可以在同一程序內的流程中添加形狀、突出顯示和顯示步驟。

步驟工具自動編號 - 單擊屏幕截圖以添加順序步驟。

如果方向跨越多個屏幕或照片，請將它們合併到一個文檔中，並在視覺對象周圍或頂部添加任何文本。

對於數字格式，錄製帶有可點擊目錄的短視頻（我們喜歡 Camtasia）。

保持一致的外觀

選擇配色方案和風格，並在整個工作輔助工具中堅持下去。 盡可能使用一致的字體、大小、顏色和公司品牌。 最好的圖像編輯器具有模板和資產，可讓您保持統一的外觀。

使其成為多語言

當人們無法閱讀時，工作幫助就不起作用。 確保您的工作幫助本地化為您的員工所需的盡可能多的語言。

3.測試和修改

現在您已經創建了工作輔助，看看它在現實生活中的表現。 找一個樂於助人的同事，拿點東西做筆記，看著他們嘗試使用工作輔助工具完成任務。

不要引導他們，只是坐下來觀察他們自然會做什麼，以及工作援助是否有幫助。 做筆記，提出後續問題，然後找另一位同事重複。 用你學到的東西重寫工作幫助。

4.分享並記錄反饋

完善工作輔助工具後，將其放在需要的地方——牆上、人們辦公桌附近或適合您選擇的格式的任何地方。 確保員工知道工作援助是為他們準備的。 必要時提醒他們，並鼓勵他們使用它。 如果您在創建它方面做得很好，員工將非常感激擁有可以幫助他們更快更好地完成工作的東西。

睜大眼睛尋找定性和定量的長期結果。 一定要問自己這些問題：

• 您從員工那裡聽到的重複性問題是否減少了？
• 任務是否更準確地完成？
• 客戶滿意度分數如何？

使用這些持續信息來衡量成功並激發下次更新。

獎勵：Snagit 模板

仍然不確定如何開始使用工作輔助工具？ 讓 Snagit 模板為您完成工作！

首先，單擊創建按鈕並從模板中選擇圖像或從最近捕獲托盤中選擇圖像，然後右鍵單擊並選擇在模板中組合。 您可以選擇最適合您的工作輔助需求的模板。

然後，只需拖放圖像並在模板中調整它們。 就這麼容易！ 有關使用 Snagit 製作工作輔助的完整教程，請觀看以下精彩視頻：