如何在 Microsoft Excel 中使用 SUBTOTAL 函數

在 Microsoft Excel 中獲取相關項目組的小計很容易。 事實上，你有兩種方法可以做到這一點。 您可以使用 SUBTOTAL 功能或 Subtotal 功能，以效果最好的為準。 我們會告訴你怎麼做。

Excel中的小計是什麼？

如前所述，Excel 中的 SUBTOTAL 允許您將列表中相同或相關的項目分組，並使用函數來計算值。 例如，您可以使用它按月計算銷售額或按學生計算平均成績。 您還可以按產品添加庫存或計算下周到期的賬單數量。

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通過創建公式或使用小計功能使用小計功能，您只需幾個步驟即可獲得所需的計算。

使用 Excel 小計函數

您可以使用 Excel SUBTOTAL 函數創建一個公式，該函數可以靈活地包含或排除您隱藏的行。

公式的語法是SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)其中前兩個參數是必需的。 您可以根據需要對其餘參數使用其他單元格引用或命名範圍。

function_number參數允許您使用其對應的編號插入 11 個函數之一。 前 11 個包括隱藏行，而後 11 個不包括它們。 因此，只需插入所需功能的編號以及您希望如何處理隱藏行。

作為 SUBTOTAL 函數的一個示例，我們將使用以下公式對單元格區域 B2 到 B4 中的銷售總額求和：

 =小計（9，B2：B4） 

對於下一個示例，我們隱藏了第 4 行和第 5 行。使用第一個公式，我們可以使用數字 9 作為第一個參數來獲得總和，以包含隱藏的數據。

 =小計（9，B2：B6） 

現在，我們將從總數中排除那些隱藏的行，使用數字 109 作為我們的第一個參數。

 =小計（109，B2：B6） 

有了小計後，您可以再次使用 SUBTOTAL 函數來計算底部的總計。 或者，您可以使用 SUM 函數添加小計。

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再舉一個例子，我們將使用 average 函數通過以下公式包含隱藏的第 3 行和第 4 行：

 =小計（1，C2：C6） 

接下來，我們將使用以下公式排除隱藏行：

 =小計（101，C2：C6） 

SUBTOTAL 函數的註釋

在 Excel 中使用 SUBTOTAL 函數時，請注意以下幾點：

• 該函數適用於列或垂直範圍，而不是行或水平範圍。
• 如果在引用參數區域中有嵌套小計，Excel 會在小計結果中忽略這些。
• 使用過濾器時，過濾掉的數據會從小計結果中排除。

使用小計功能

在 Excel 中使用 SUBTOTAL 函數的另一種方法是使用 Subtotal 功能。 這樣，您可以同時自動添加計算和分組項目。 Excel 使用 SUBTOTAL 函數為您完成此操作。 讓我們看幾個例子。

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使用按月銷售的小計功能，我們可以對每月的數據進行分組，並將每個組與底部的總計相加。

選擇要分組和小計的所有行。 轉到“數據”選項卡並在“大綱”下拉菜單中選擇“小計”。

當小計框打開時，選擇添加小計的方式。

• 在每次更改時：選擇要用於分組的列。 在這裡，我們選擇了月份，以便在工作表中的月份更改時創建一個新組。
• 使用函數：選擇要使用的函數，例如求和、平均值、最小值、最大值或其他選項。 對於我們的示例，我們選擇了 Sum。
• 將小計添加到：選中要計算小計的位置的框。 對於我們的示例，我們選擇了銷售。

可以根據需要選中底部的框以獲取其他項目。 點擊“確定”。

然後，您將看到數據更新以對行進行分組和小計，並在底部創建總計。 使用加號、減號和數字按鈕折疊或展開組以便於查看。

作為另一個例子，我們將使用學生成績。 我們將使用小計和分組功能來顯示每個學生的平均成績。 這是過程。

選擇行，轉到數據，然後在大綱下拉菜單中選擇“小計”。

在小計框中，我們將在更改下拉列表中選擇學生，在函數列表中選擇平均值。 然後，我們將選中“成績”框。 點擊“確定”。

我們現在將我們的行按學生分組，每個行的平均成績和底部的總體平均值。 同樣，您可以使用左側的按鈕來折疊和展開組。

如果您決定在使用小計功能後取消對行的分組，這些行將恢復正常。 但是，包含 Excel 使用的 SUBTOTAL 函數的那些保留供您繼續使用，或者如果您願意，可以直接刪除。

如果您計劃使用多個組，小計功能可能會變得複雜。 但是，如果您對此功能感興趣，這些基本示例應該可以幫助您入門。

需要注意的一點是，您不能使用此功能添加 Excel 表格小計。 如果您的數據在表格中，您可以插入 Excel 公式，如前所述，或將表格轉換為單元格區域以使用該功能。 如果您選擇後者，您將失去表格功能。

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既然您知道如何在 Excel 中插入小計，請查看如何刪除重複行。