如何像 Excel Pro 一樣使用文本到列

Excel 的文本到列功能將單元格中的文本拆分為多列。 這個簡單的任務可以讓用戶免去手動將單元格中的文本分成幾列的痛苦。

我們將從一個簡單的例子開始，將兩個數據樣本分成不同的列。 然後，我們將探討大多數 Excel 用戶不知道的此功能的其他兩種用途。

文本到帶有分隔文本的列

對於第一個示例，我們將使用帶有分隔數據的文本到列。 這是分割文本更常見的場景，所以我們將從這個開始。

在下面的示例數據中，我們在一列中有一個名稱列表。 我們想將名字和姓氏分成不同的列。

在此示例中，我們希望名字保留在 A 列中，而姓氏則移動到 B 列。我們在 B 列（部門）中已經有了一些信息。 所以我們需要先插入一列並給它一個標題。

接下來，選擇包含名稱的單元格範圍，然後單擊數據 > 文本到列

這將打開一個嚮導，您將在其中執行三個步驟。 第一步是指定內容的分離方式。 分隔意味著您要拆分的不同文本段由空格、逗號或斜杠等特殊字符分隔。 這就是我們要在這裡選擇的那個。 （我們將在下一節討論固定寬度選項。）

第二步，指定分隔符。 在我們的簡單示例數據中，名字和姓氏由空格分隔。 因此，我們將從“選項卡”中刪除複選，並在“空格”選項中添加複選。

在最後一步，我們可以格式化內容。 對於我們的示例，我們不需要應用任何格式，但您可以執行諸如指定數據是文本格式還是日期格式之類的操作，甚至可以進行設置，以便在此過程中將一種格式轉換為另一種格式。

我們還將目的地保留為 $A$2，以便它將名稱從當前位置拆分，並將姓氏移動到 B 列。

當我們在嚮導上單擊“完成”時，Excel 將名字和姓氏分開，我們現在有了新的、完全填充的 B 列。

文本到具有固定寬度文本的列

在此示例中，我們將拆分具有固定寬度的文本。 在下面的數據中，我們的發票代碼始終以兩個字母開頭，後跟可變數量的數字。 兩個字母的代碼代表客戶，後面的數字代表發票號。 我們希望將發票代碼的前兩個字符與後面的數字分開，並將這些值存入我們設置的 Client 和 Invoice No 列（B 和 C 列）。 我們還希望在 A 列中保持完整的發票代碼不變。

因為發票代碼總是兩個字符，所以它有一個固定的寬度。

首先選擇包含要拆分的文本的單元格範圍，然後單擊數據 > 文本到列。

在嚮導的第一頁上，選擇“固定寬度”選項，然後單擊“下一步”。

在下一頁上，我們需要指定列中的位置來拆分內容。 我們可以通過單擊提供的預覽區域來做到這一點。

注意：文本到列有時會提供建議的中斷。 這可以為您節省一些時間，但請注意這一點。 這些建議並不總是正確的。

在“數據預覽”區域中，單擊要插入中斷的位置，然後單擊“下一步”。

在最後一步中，在目標框中鍵入單元格 B2 (=$B$2)，然後單擊“完成”。

發票編號已成功分隔為 B 列和 C 列。原始數據保留在 A 列中。

所以，我們現在已經研究了使用分隔符和固定寬度分割內容。 我們還研究了就地拆分文本並將其拆分到工作表上的不同位置。 現在讓我們看看 Text to Columns 的兩個額外的特殊用途。

將美國日期轉換為歐洲格式

Text to Columns 的一個奇妙用途是轉換日期格式。 例如，將美國日期格式轉換為歐洲日期格式，反之亦然。

我住在英國，所以當我將數據導入 Excel 電子表格時，有時它們會以文本形式存儲。 這是因為源數據來自美國，並且日期格式與我在安裝 Excel 時配置的區域設置不匹配。

因此，它的 Text to Columns 來拯救這些轉換。 以下是我的 Excel 副本無法理解的一些美國格式的日期。

首先，我們將選擇包含要轉換的日期的單元格範圍，然後單擊數據 > 文本到列。

在嚮導的第一頁上，我們將其保留為分隔符，在第二步中，我們將刪除所有分隔符選項，因為我們實際上不想拆分任何內容。

在最後一頁，選擇日期選項並使用列表指定您收到的數據的日期格式。 在本例中，我將選擇 MDY——美國通常使用的格式。

單擊“完成”後，日期已成功轉換，可以進行進一步分析。

轉換國際號碼格式

除了作為轉換不同日期格式的工具外，Text to Columns 還可以轉換國際數字格式。

在英國，數字格式使用小數點。 例如，數字 1,064.34 比一千多一點。

但在許多國家/地區，改為使用十進制逗號。 因此該數字會被 Excel 誤解並存儲為文本。 他們會將數字顯示為 1.064,34。

幸運的是，在 Excel 中使用國際數字格式時，我們的好朋友 Text to Columns 可以幫助我們轉換這些值。

在下面的示例中，我有一個用十進制逗號格式化的數字列表。 所以我在 Excel 中的區域設置沒有識別它們。

此過程與我們用於轉換日期的過程幾乎相同。 選擇值的範圍，前往數據 > 文本到列，選擇分隔選項，然後刪除所有分隔符。 在嚮導的最後一步，這次我們將選擇“常規”選項，然後單擊“高級”按鈕。

在打開的設置窗口中，在提供的千位分隔符和小數分隔符框中輸入要使用的字符。 單擊“確定”，然後在返迴向導時單擊“完成”。

這些值被轉換，現在被識別為用於進一步計算和分析的數字。

Text to Columns 比人們意識到的更強大。 將內容分成不同列的經典用法非常有用。 尤其是在處理我們從他人那裡收到的數據時。 轉換日期和國際數字格式的鮮為人知的能力是神奇的。