如何使用正確的項目管理軟件殺死電子郵件

電子郵件會增加壓力，造成不必要的工作，並使人們感到不知所措。 在這些條件下，沒有人可以成為工作中最好的自己。 在過去的幾年裡，組織已經開始遠離電子郵件，轉而使用團隊消息傳遞應用程序，例如 Slack 和其他工作場所通信工具。 找到正確的工具或工具集會影響您的團隊是否能夠放棄傳統的收件箱。 對於許多團隊來說，項目管理軟件應該是解決方案的一部分。

什麼是項目管理軟件？

項目管理軟件，也稱為項目管理應用程序，是團隊用來跟踪工作的在線工具。 從最廣泛的意義上說，項目管理應用程序可以是任何東西，從用於管理工作的複雜軟件（如 Microsoft Project）到基本的待辦事項應用程序。 最強大的應用程序包括用於管理資源、跟踪花費在任務上的時間甚至計費的其他業務工具。

我們經常將不同類型的協作工具與項目管理應用程序區分開來，以便更輕鬆地為正確的目的推薦合適的應用程序。 也就是說，這兩個類別和其他幾個類別（例如看板應用程序和工作管理應用程序）有很大的重疊。 因此，雖然我有時會認為 Asana、Trello、Airtable 和 Basecamp 等應用程序並非嚴格意義上的項目管理應用程序，但我們可以將它們包括在這裡。

您在項目管理軟件中做什麼？

每個項目管理應用程序都略有不同，但大多數應用程序都可以讓您查看團隊工作的各個方面，而無需您詢問您的同事。

登錄後，您會看到團隊必須完成的所有任務以及截止日期。 您會看到誰被分配到哪個任務，他們是否以及何時完成，以及他們是否對此有任何評論。 如果您的一位同事意外外出，您可以登錄項目管理應用程序並檢查他們今天是否有任何緊急任務需要其他團隊成員接手。 如果您目前使用電子郵件告訴某人某項任務已完成、詢問有關某項任務的問題或發送某些內容以供批准，那麼您可能會從項目管理應用程序中受益。

不僅如此。 當您和您的同事使用項目管理應用程序時，該應用程序會記錄已完成的工作。 有多少任務按時完成？ 整個項目是否仍有望在截止日期前完成？ 強大的項目管理應用程序帶有各種圖表和圖表，可幫助您密切關注此類事情。 這樣，如果項目開始出現問題，您可以及早發現並努力防止它發生。 但是，我們不要走神。 讓我們堅持項目管理應用程序如何幫助人們進行交流。

項目經理做什麼的？

項目是一系列任務。 項目經理是知道所有這些任務是什麼的人——或者至少是監督它們的人。 有時項目經理會分配任務或將它們放入池中供人們索取。 然後，項目經理會密切關注任務和執行任務的人員，直到任務全部完成。

並非每個團隊本身都有項目經理，但大多數團隊都有負責人。 它可以是企業主、經理或團隊負責人。 無論誰是你的核心人物或日常決策者，那都是你的項目經理。

為什麼電子郵件對項目不利

電子郵件是電子郵件，我知道這聽起來很明顯，但請留在這裡。 郵件是分配工作的可怕途徑。 想像一下，如果您的任務是通過蝸牛郵件發送給您的。 這幾乎是荒謬的。 然而，電子郵件與普通郵件並沒有什麼不同，只是速度更快。

想想什麼電子郵件擅長提供：

• 與紙蹟的異步通信
• 文件交付

現在想想項目經理在管理一系列任務時需要知道什麼：

• 誰有空
• 每個工人目前分配給他們的工作量以及到期時間
• 已經分配的工作進度（例如，“約翰有兩個任務分配給他，並且都完成了 90%”）
• 截止日期日曆
• 根據項目需求對任務進行優先級排序和重新排序的能力

通過郵件做這種工作是可笑的。

更重要的是，大多數辦​​公室工作人員使用電子郵件的方式會造成乾擾。 當新的電子郵件消息帶有提示或彈出通知時，工作人員通常會檢查以確保傳入的消息不緊急。 然後他們回到我們正在做的事情，直到下一次中斷。 人們整天都在這樣做，檢查和掃描他們的電子郵件。 幾項研究表明，使用電子郵件佔用了知識工作者一天大約 30% 的時間，而且這些時間在一天中平均分配，而不是分散在各個部分。 換句話說，電子郵件不斷地打斷我們。

中斷通常會產生淨負面影響，儘管它可能不像你想像的那樣。 干擾使人們感到壓力更大，並且感覺他們的工作量比實際工作量更大。 人們也會感到更大的挫敗感和時間壓力。

人們與電子郵件交互的方式也會導致時間的浪費。 當我們不得不重新閱讀當天早些時候掃描的同一封電子郵件時，我們會浪費時間，因為我們忘記了它所說的內容。 如果您忘記了關鍵可交付成果的日期，那麼從電子郵件中挖掘它需要時間。 如果您挖掘的電子郵件是舊電子郵件並且日期已經提前一周怎麼辦？

這就是說電子郵件不是為管理任務而設計的。 這是該工作的錯誤工具。

與項目管理服務通信

項目管理涉及兼顧人員和資源，密切關注時間，並隨著情況的變化重新分配或重新確定任務的優先級。 項目管理軟件旨在處理在項目過程中經常出現的這類問題和其他問題。

在項目管理應用程序中與在電子郵件中進行交流是什麼感覺？ 這就像用自己的眼睛看到的東西和閱讀它的描述之間的區別。 在第一種情況下，您可以控制要查看的內容和時間。 其次，您依靠其他人輸入信息，告訴您他們認為最重要的內容，或者更糟糕的是，他們認為您想听到的內容。

不同的項目管理應用程序有不同的溝通工具。 例如，幾乎所有人都支持@提及。 鑑於 Slack 和其他團隊消息傳遞應用程序變得如此流行，您通常可以將它們連接到您的項目管理應用程序，從而將您的對話簡化到一個地方。 如果您還沒有團隊聊天應用程序，則可以跳過它，而是尋找包含應用程序內聊天框的項目管理應用程序。 Zoho Projects 和 ProofHub 都提供它。

假設有問題的項目有很多視覺元素，從事它的團隊需要討論它們。 如果您的項目管理應用程序中有圖像標記工具，您的生活將會輕鬆得多。 這樣，您可以在圖像上以電子方式塗鴉並附上評論，讓團隊中的每個人都更容易提供和理解反饋。 Volerro 是帶有標記工具的項目管理應用程序之一。

如前所述，項目管理應用程序處理您需要處理和跟踪的所有基本內容，例如任務、截止日期、進度和受讓人。 所有這些信息對需要它的人都是可見的。 從這個意義上說，就這些事情進行交流的必要性減少了。 當您可以登錄系統並看到它被標記為 75% 完成時，您永遠不需要向某人發送電子郵件並抄送六個人以了解他們是否幾乎完成了一項任務。 當您使用項目管理軟件時，許多在使用電子郵件進行任務管理時需要您在字裡行間閱讀的東西突然變得一清二楚。

更少的電子郵件時間意味著更多的工作時間

讓團隊擺脫電子郵件並進入項目管理應用程序進行交流的好處可能是巨大的。 僅電子郵件的減少肯定會讓每個人都感到高興，但與更清楚地了解誰在做什麼、他們在做什麼以及每項任務的狀態的附加價值相比，這就相形見絀了。 它使您在工作時更容易掌握準確的信息，以便決策者做出正確的決定。

有關使用項目管理應用程序的更多具體提示，請參閱在團隊合作項目中簡化項目管理的 7 種方法和用於組織您的業務的 5 個 Zoho Projects 功能。