建立有效的操作指南來吸引受眾

同事多久會打斷你尋求協助？

您是否知道 46% 的員工每天都會被打擾六次以上？ 在我們對工作場所靈活性的研究中，這些員工報告說生產力下降或壓力更大。

透過一些文件來提高每個人的生活品質。這裡有您舒適、自信地創建逐步操作說明所需的一切。

分享程序、解釋和方法的機會無所不在。

• 您是否對團隊成員進行新流程訓練？
• 讓客戶使用您的商業產品或服務？
• 促進新人力資源軟體的公開註冊？
• 指導如何清空咖啡渣？
• 為客戶知識庫做出貢獻？

讓我們學習如何製作操作指南。

停止重複問題

使用 Snagit 建立清晰的影片和指南，這樣您只需解釋一次任務。

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逐步說明是內部知識庫的一部分

快速教學是完成特定任務的逐步指南。

• 清晰 - 讀者應該能夠遵循這些步驟。通常，這意味著將文字與圖片或影片結合。
• 吸引人 – 組織指南以吸引讀者的注意力並幫助他們節省時間。
• 相關資訊 - 提供上下文和用例，幫助讀者理解為什麼它對他們有價值。

知識庫的其他重要部分有所不同

• 培訓手冊 – 不要試圖取代深入培訓或認證課程。
• 參考指南 – 專注於您的受眾可以實現的一個特定目標。
• 使用者手冊 – 包括一些提示、警告或知識，而不是每種邊緣情況。
• 部落格文章 - 簡化面向客戶的行銷策略和行銷活動的內容。或用案例研究或項目符號列表來代替，以幫助做出購買決策。

第 1 步：了解目標受眾的痛點

“測量兩次，切割一次。”為了確保客戶體驗，前期額外的時間是值得的。

找出他們的痛點

在開始之前，請確定您的目標受眾、他們的目標以及他們的痛點或需要透過指南解決的知識差距。它可能有助於：

• 進行調查
• 仔細閱讀線上論壇
• 徵求客戶回饋

根據受眾的技能水平和觀點量身定制指南

您也想了解讀者對主題的舒適度。不同的受眾有不同的技能水平。 優秀的操作指南適合目標受眾的技術能力，無論是初學者或專家。

查看現有訓練或教育材料的搜尋字詞和回饋。與您的客戶支援團隊聯繫，深入了解客戶體驗。了解受眾使用的關鍵字，例如在網路搜尋中。他們用什麼語言來描述主題、他們的麻煩或困惑點？

第 2 步：建構指南

「就像 1-2-3 一樣簡單」—建立逐步編號清單和要點

毫不奇怪，編號清單比密集的文字牆更容易理解。將您的指南分解為離散的步驟或可管理的區塊。

請記住，您的聽眾在閱讀時可能會在您的指南和任務之間來回切換。步驟編號或字母有助於觀眾跟上。

文字牆？下一個！

Snagit 可以輕鬆地透過視覺進行更有效的溝通。

了解更多

遵循指南模板

如果您的組織建立多個指南或系列，請考慮使用指南範本。根據同一範本建立的一致指南可幫助您的讀者了解會發生什麼。它還使組織中的其他人更快、更輕鬆地編寫說明和創建指南！

例如，考慮在您的範本中包含一個介紹來識別：

• 指南的目標受眾。
• 指南的目標，或讀者期望實現的目標。
• 完成流程所需的軟體、工具或資源。
• 聯絡資訊或協助資源，以防讀者遇到麻煩。

考慮模板中的結論：

• 為了回顧本指南的目的或目標，您的讀者現在應該能夠做些什麼？
• 該系列中的後續步驟或後續指南
• 聯絡資訊或協助資源

請務必查看 Snagit 的現成、專業設計的範本。我們甚至有一類「步驟」模板，旨在在單一頁面上容納 2-6 個步驟。還可以修改這些模板，以便根據需要在更多頁面上添加附加步驟！

第 3 步：編寫逐步說明

創建清晰簡潔的步驟

現在是時候寫了！

我沒有依賴我的記憶（誠然很差），而是先自己完成任務，並記下每一步。特別是對於我經常執行的熟悉任務，觀察新使用者的潛在障礙非常重要。

確保指南中使用的語言和術語與使用者在螢幕上看到的語言一致。

當心！問問自己是否有一些地方您所看到的可能與觀眾所看到的不同，或者步驟可能有所不同。例如，您的讀者是否可能使用不同的軟體版本、作業系統或瀏覽器？

新增圖片

我在執行任務時即時截取螢幕截圖或照片。

圖像有助於說明步驟或提供上下文。它們有助於確保您的指南易於理解，並且無論您的受眾的技能水平如何，他們都可以遵循。

使用箭頭、註釋或標籤對影像進行註釋。這些類型的視覺效果可確保讀者將文字和圖像連結起來。

請務必從圖像中刪除無關的細節，這些細節可能會迷惑讀者或分散讀者的注意力。

還記得您在步驟 1 中確定的受眾及其熟悉程度嗎？您是否需要解釋在螢幕上哪裡可以找到每個項目？

例如，當您告訴某人點擊“設定”按鈕並解釋它看起來像齒輪時，這可能會有所幫助。您可能還需要強調螢幕上容易錯過的圖示或重複元素的位置。

第 4 步：新增其他資訊和資源

包括相關連結和資源

如果指南中記錄的任務需要或可以補充其他資源，請務必將其納入。這些可能是專案原始檔或相關或更深入教程的連結。

這可能包括其他產品的下載連結。您的操作指南不應是偽裝的銷售或行銷頁面。如果其他軟體更適合您的受眾的需求，請提供指導，尤其是在存在免費選項的情況下。

提供上下文和背景

幫助您的讀者了解為什麼您的指南對他們有用。包括相關範例或他們在遵循指南後應該能夠做什麼。

在複雜的過程中，在指南中提供背景資訊可以證明特定步驟的必要性。這種額外的上下文可以幫助使用者掌握流程背後的原因，尤其是在不熟悉的情況下。

使用 Snagit 註釋和編輯螢幕截圖

專業的標記工具和強大的功能使創建有用的圖像變得容易。

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第 5 步：測試您的操作指南

確保準確性和可用性

一旦編寫了帶有支援視覺效果的書面步驟列表，請檢查您的指南的準確性：

• 您是否遺漏了任何步驟？
• 語言與讀者所見的一致嗎？
• 對於軟體指南，請確保說明對於讀者可能使用的所有版本都是準確的。或者，指定所涵蓋的特定版本並提供有關在何處獲取其他版本幫助的資訊。

讓另一個人審查您的指南（尤其是不熟悉該過程的人）總是一個好主意。此人可以像實際的新用戶一樣為您進行測試。如果您不確定某些區域是否清楚，請反白那些需要審閱者特別注意的區域。

此人可以幫助確保您的文件不僅準確而且易於遵循：

• 語言是否清晰易懂？
• 是否有過於複雜的步驟需要進一步分解？
• 是否包含正確的影像以提供清晰度和背景？

知道有人可能會發現錯誤或建議改進您的文件可能會讓人感到不舒服。然而，如果您充分利用您的團隊來發現潛在問題，您的讀者更有可能成功。

如果沒有其他人可以查看該指南，請自行仔細閱讀以確保準確性和可用性。假設您沒有在最後期限內完成操作指南，請等待一兩天再進行查看。這將有助於您以全新的視角閱讀本指南，就像您是新用戶一樣。

根據回饋進行修改

當然，根據評論根據需要修改指南。準備好接收受眾的回饋，並願意根據需要迭代您的指南。

第 6 步：發布並分發您的指南

選擇合適的平台

當需要發布指南時，請考慮最佳的發布位置和方法。需要考慮的一些事項：

• 如果此文件是內部的，則使其易於查找可以顯著提高工作效率。
• 如果面向公眾，您的指南是否需要分發？例如，銷售團隊或客戶成功經理向新客戶發送電子郵件？
• 或者，如果放置在您的網站上，您的目標受眾將如何找到它？
• 如果您打算廣泛分享您的指南，最好發送在線鏈接，而不是使用 PDF 或在各個地方發布。在單一位置管理指南以方便更新並防止過時版本傳播。
• 您的一些讀者是否會提出對其他人有幫助的問題、評論或提示？考慮將您的指南發佈到具有內建對話的平台，例如 Screencast。

優化搜尋引擎優化

如果公開發布，您的目標受眾將如何找到您的指南？

確保您的說明與螢幕上的內容相符。在可行的情況下，指南的描述性部分應反映讀者的語言。

在第一步中研究你的受眾將使你深入了解他們的語言。將其納入您的指南中以幫助人們找到它。

考慮使用 SEO 優化工具，例如 SEMrush 或 WordPress 的 Yoast 外掛。改進 SEO 可以提高在需要時尋找內容的能力。

回顧：撰寫實用操作指南的最佳實踐

使用簡單、直接的語言

評估實用操作指南的最關鍵部分是確定它是否易於遵循。使用使用者可以理解的簡單、直接的語言，無論他們的技能水平如何。

包含圖像以闡明每個步驟

幫助避免讀者感到困惑。透過每個步驟的帶註釋的螢幕截圖或照片來顯示您的意思。

定期更新您的指南

定期查看和更新​​指南，確保指南保持準確。如果在線上提供，更新還有助於提高搜尋引擎優化和排名。

重要的部分：讓自己變得輕鬆

不要讓創建操作指南比培訓本身花費更長的時間！

使用 Snagit，螢幕擷取軟體的市場領導者。您一定會喜歡使用一體化解決方案來進行螢幕擷取、GIF 建立、註釋、範本和靈活的匯出選項。

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