如何創建和管理數字家庭文檔

在緊急情況下，您最不想做的就是搜索文書工作。 在高壓力或悲傷的時刻也可以這樣說。 理想情況下，您可能需要的所有重要文件都易於查找和訪問。 你是怎樣做的？

讓重要文件觸手可及的最佳方法是通過數字化實現無紙化，然後將這些電子文件保存到您可以從計算機、平板電腦或智能手機檢索它們的地方。 在許多情況下，您也應該保存論文的物理副本，但這並不意味著您也不能製作數字副本。 這樣做有很多好處。

首先，您最終會得到一份備份副本，如果原件發生任何事情，這將非常有用。 其次，只要您有安全的互聯網連接，您就可以隨時隨地檢索文件。 第三，當信息被數字化時，你可以用關鍵詞來搜索，而不是在紙堆裡翻來覆去。 最後，與需要它的律師、財務顧問或家庭成員共享電子文件比發送傳真或複印件要容易得多。

您可能想要數字化哪些重要的家庭文件？ 掃描和存儲它們以確保它們安全、易於查找並且在需要時始終可用的最佳方式是什麼？

文檔數字化示例

您不需要將所有內容都數字化。 雖然保存每張公用事業賬單或每張信用卡對帳單可能有一些潛在價值，但您需要它們並且無法從您的在線銀行帳戶或公用事業提供商訪問它們的可能性有多大？

而是專注於您可能在某些時候必須參考的文件（例如納稅申報表），或者您可以從備份副本中真正受益的文件。 一些例子是：

• 與人生重大變化相關的文件：出生證明； 收養文件； 結婚、離婚、同居證明； 移民證明和表格

• 護照、駕駛執照和身份證

• 健康報告，包括疫苗和免疫記錄

• 寵物記錄

• 官方教育成績單和畢業證書

• 財產的所有權和契約

• 租賃和貸款協議

• 納稅申報表

家庭照片也可能會浮現在腦海中，但它們需要完全不同的掃描和保存過程。 對於文檔，您不需要高分辨率圖像，但您需要照片。 此外，對於照片，您必須考慮顏色、棕褐色調或灰度，這通常不是標准文檔的問題。

如果您有更類似於家庭照片的歷史家庭文件，可能是因為它們是古董或具有情感價值，那麼您最好將它們更像照片一樣處理。 對於任何極其精緻或高價值的文件，請考慮向檔案管理員尋求幫助，或閱讀美國國家檔案館的一些提示。

如何數字化重要文件

我們先來看看如何掃描文檔並將其轉換為電子文件。

您不需要台式掃描儀即可獲得專業的結果。 您所需要的只是一部帶有移動掃描應用程序的智能手機、高對比度的表面（即，如果您的紙張是白色的，則表面應該是深色的）和良好的照明。

要掃描文檔：

1. 將紙張放在高對比度的表面上。 確保您有充足的照明。 在白天靠近窗戶有很大幫助。

2. 將文檔平放。 大多數掃描應用程序都會糾正輕微的缺陷，例如摺痕和上翹的角落，但如果您可以讓文檔平放，那就太理想了。

3. 啟動掃描應用程序並將手機與文檔平行放置。 大多數掃描應用程序都具有自動邊緣檢測功能，只要您做出合理的努力將頁面框在屏幕指南內即可。

4. 大多數應用程序會自動掃描頁面，但在某些情況下，您可能需要點擊才能完成掃描。 如果您想向同一個文件添加更多頁面，該應用程序將提示您重複該過程。

許多出色的掃描應用程序都是免費的或提供免費的服務層。 ABBYY FineScanner 和 Microsoft Office Lens 就是兩個很好的例子。 在雲存儲和筆記應用程序（您可能已經擁有）中，包括文檔掃描。 例如，Dropbox 移動應用和 Evernote 移動應用就是如此。

如果您希望能夠編輯您掃描的文檔，例如將一張紙轉換為 Microsoft Word 文檔，那麼您需要一個包含 OCR 和轉換為可編輯文本的掃描應用程序。

在哪里安全地存儲文檔

您是否已經使用雲存儲服務或文件同步服務（例如 Google Drive 或 Microsoft OneDrive）來存儲和備份重要文件？ 那麼使用相同的服務來存儲您的家庭文件可能是有意義的。

不乏雲存儲解決方案。 到目前為止提到的所有選項——Dropbox、Evernote、Google Drive、OneDrive——都是非常好的選擇。 最重要的是，由於它們非常受歡迎，掃描應用程序通常可以讓您選擇將數字化文檔直接導出給它們； 或者他們提供自己的集成掃描功能。

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如何組織數字家庭文檔

根據您家庭文檔的範圍，您可以在存儲服務中創建一系列文件夾和子文件夾來組織它們。 然而，這可能會很耗時，而且人們通常會先走一條分類和組織的道路，然後才意識到它行不通。

因此，一種快速簡便的方法是按年計算。 首先製作 10 個文件夾並為過去 10 年命名。 例如，您將擁有名為 2020、2019、2018 等的文件夾。 回到 11 年前，在文件夾名稱中添加“和更早”（或類似名稱）。 換句話說，您最舊的文件夾將被稱為“2010 年及更早”。

現在您可以將數字文件分類到一個文件夾中，並大致知道它們在哪裡。 對於身份證，使用簽發年份。 對於成績單，請使用在學校的最後一年。 如果您的文件夾中的文件過多，只需根據主題創建一個子文件夾，例如“2020 年稅務文件”或“2019 年醫療記錄”。

文件的名稱呢？ 我發現在第一次掃描文件時給文件起一個好名字是有意義的，通常是因為我正在掃描文檔是有原因的。 如果醫生要求我提交我的疫苗接種記錄副本，我會在提交之前給該文件一個明確的名稱。

如果您一次掃描大量文檔，請專注於按年將它們放入正確的文件夾中，並且一定要創建子文件夾以幫助您了解所擁有的內容。 這樣，您不必花費太多時間來重命名文件，但是當您需要查找某些內容時，您的文檔仍然處於合理的順序。

牢記你的目標

始終牢記數字化文檔的目的。 對於非常重要的文件，目的可能是備份副本，以防原件出現問題。 對於其他類型的文件，其目的可能是使文件在您下次必須將它們發送給其他人時易於訪問。 在命名和排序文件時，請牢記您的目的，以指導您。 只要您牢記這一點，您就可以輕鬆地處理這個項目並最終獲得很好的結果。