如何購買視頻會議服務
已發表: 2022-01-29貴公司已決定將其部分通信轉移到視頻上。 您聽說過 ClickMeeting、RingCentral、Skype 和 Vonage 等主要參與者，但您並不真正了解它們之間的區別。 您還聽說過以消費者為中心的工具，例如 Facetime 和 Google Hangouts，但您不確定這些工具是否適合企業使用。
在我們對最佳視頻會議解決方案的總結中，我們通過逐個功能的比較來分解市場上頂級工具之間的差異。 儘管該綜述可能對了解這些功能的作用以及它們如何使他們的業務受益的買家有所幫助，但對於剛剛開始視頻會議解決方案購買流程的團隊來說，它可能過於先進。
為了提供幫助，我們採訪了 Vonage 產品營銷副總裁 Brian Gilman（限時：Vonage 每條線路每月低至 13.99 美元），討論新手在選擇視頻會議解決方案時應考慮哪些因素。 我們討論了從內容共享和通話質量到後端分析的所有內容。 有了本文提供的知識，您應該能夠回到我們最好的視頻會議解決方案綜述，更好地了解您需要什麼以及哪個供應商可以提供給您。
1. UC 或視頻會議
視頻會議本身為用戶提供了許多不同的功能和選項。 然而，就其核心而言，視頻會議只是一個用戶通過實時視頻流與另一個用戶來回交流的一種方式。 更高級的解決方案允許進行諸如一對多視頻廣播、屏幕共享甚至網絡廣播功能之類的事情，這些功能可以對觀眾成員進行調查並收集觀眾數據（但我們正在超越自己）。
統一通信 (UC) 採用視頻會議並將其添加到更大的通信工具套件中。 您將能夠向同事發送聊天和短信。 您將能夠創建項目管理工作流程。 您將能夠像使用 Google Drive 等平台一樣創建文檔並同時對其進行編輯。
UC 平台最重要的方面可能是它與第三方解決方案集成的能力，以幫助您更好地在工具之間提取和導出數據。 例如，如果您需要給客戶打電話並且想要訪問他或她的記錄以改善您的溝通，那麼您的 Salesforce 之間的集成帳戶和您的 UC 工具使這非常容易。 在您的 Salesforce 儀表板中，您將能夠發起呼叫、查看客戶的交互歷史記錄，並添加關於呼叫期間所說內容的註釋。
“擁有一個統一的平台顯然會引起人們的興趣，”吉爾曼說。 “當今大多數公司都在尋找一個移動、協作和語音的單一平台。”
Gilman 警告說，通過個別供應商建立通信平台的成本過高。 此外，數據在系統之間的傳輸可能不像在單一供應商平台中那樣容易。 另外，如果出現問題，您需要通過與多家公司的多個支持代表交談來確定原因，這聽起來像是一場噩夢。
統一通信 (UC) 採用視頻會議並將其添加到更大的通信工具套件中。 您將能夠向同事發送聊天和短信。 您將能夠創建項目管理工作流程。 您將能夠像使用 Google Drive 等平台一樣創建文檔並同時對其進行編輯。
UC 平台最重要的方面可能是它與第三方解決方案集成的能力，以幫助您更好地在工具之間提取和導出數據。 例如，如果您需要給客戶打電話並且想要訪問他或她的記錄以改善您的溝通，那麼您的 Salesforce 之間的集成帳戶和您的 UC 工具使這非常容易。 在您的 Salesforce 儀表板中，您將能夠發起呼叫、查看客戶的交互歷史記錄，並添加關於呼叫期間所說內容的註釋。
“擁有一個統一的平台顯然會引起人們的興趣，”吉爾曼說。 “當今大多數公司都在尋找一個移動、協作和語音的單一平台。”
Gilman 警告說，通過個別供應商建立通信平台的成本過高。 此外，數據在系統之間的傳輸可能不像在單一供應商平台中那樣容易。 另外，如果出現問題，您需要通過與多家公司的多個支持代表交談來確定原因，這聽起來像是一場噩夢。
2. 易用性
所有形式的商業軟件都具有一系列的可用性。 一些電子郵件營銷工具設計得非常好，以至於似乎任何人都可以在沒有任何正式培訓的情況下醒來並成為電子郵件營銷人員。 其他工具非常複雜和技術性很強，即使是最先進的營銷人員也會發現自己伸手去拿支持按鈕。
視頻會議也不例外。 一些工具提供簡潔直觀的用戶界面 (UI)，讓您可以單擊某人的姓名並直接發起呼叫。 有些允許您通過單擊同事的日曆並輸入您的姓名來提前安排會議。 有一些工具可以讓您創建虛擬會議室、發送鏈接並邀請數百或數千人到該房間，而無需任何客人的任何先決條件。 這些是您在購買時要考慮的解決方案。
“很多時候，視頻會議有很多細微差別，因為今天使用了許多不同的協議，”吉爾曼說。 “你會遇到引入遺留平台、引入異地第三方的挑戰……多年來，這一直是挑戰。 向第三方平台發送鏈接並像打電話一樣輕鬆接聽電話的能力對於成功至關重要。”
基本上，如果您打開視頻會議軟件並覺得自己應該獲得工程學位，那麼您可能使用了錯誤的工具。
視頻會議也不例外。 一些工具提供簡潔直觀的用戶界面 (UI)，讓您可以單擊某人的姓名並直接發起呼叫。 有些允許您通過單擊同事的日曆並輸入您的姓名來提前安排會議。 有一些工具可以讓您創建虛擬會議室、發送鏈接並邀請數百或數千人到該房間，而無需任何客人的任何先決條件。 這些是您在購買時要考慮的解決方案。
“很多時候，視頻會議有很多細微差別，因為今天使用了許多不同的協議，”吉爾曼說。 “你會遇到引入遺留平台、引入異地第三方的挑戰……多年來，這一直是挑戰。 向第三方平台發送鏈接並像打電話一樣輕鬆接聽電話的能力對於成功至關重要。”
基本上，如果您打開視頻會議軟件並覺得自己應該獲得工程學位，那麼您可能使用了錯誤的工具。
3. 協作與共享
即使您選擇不購買 UC 平台，您仍然可能想要一個可以進行基本文檔和屏幕共享的視頻會議工具。 這些功能使您的用戶可以將文件發送給會議室中的任何人，或者將網站上的文檔彈出到他們的屏幕上進行演示。
“協作和內容共享的需求很重要，”Gilman 說。 “要進行有效的會議，分享內容幾乎與面對面交流一樣重要。 它可以像文檔共享一樣簡單，以便用戶可以實時共享他們正在處理的內容。 這是任何協作環境的關鍵組成部分。”
擁有這些功能還可以讓您以前所未有的方式使用視頻會議工具。 每個人都認為視頻會議用於團隊會議，但對於客戶會議、潛在買家電話或合作夥伴電話來說呢？ “當你開始考慮視頻如何改變公司開展業務的方式時，這種採用變得更加廣泛，”吉爾曼說。
“協作和內容共享的需求很重要，”Gilman 說。 “要進行有效的會議，分享內容幾乎與面對面交流一樣重要。 它可以像文檔共享一樣簡單，以便用戶可以實時共享他們正在處理的內容。 這是任何協作環境的關鍵組成部分。”
擁有這些功能還可以讓您以前所未有的方式使用視頻會議工具。 每個人都認為視頻會議用於團隊會議，但對於客戶會議、潛在買家電話或合作夥伴電話來說呢？ “當你開始考慮視頻如何改變公司開展業務的方式時，這種採用變得更加廣泛，”吉爾曼說。
4. 消費者與商業工具
如果您確信您只會使用視頻會議工具進行一對一通信，那麼您可能還欺騙自己認為以消費者為中心的應用程序足以完成工作。 在某些情況下，您可能是正確的。 但是，請記住，並非所有呼叫都將在提供高速以太網的辦公室範圍內進行。 事實上，您的大部分通話可能會通過 Wi-Fi 連接在筆記本電腦和平板電腦上進行（其中一些是在移動的車輛中）。
這是您的標準消費者應用程序無法提供企業級視頻會議工具價值的地方。 “那些消費者應用程序很棒，但你會遇到質量問題，”吉爾曼說。 “如果您與客戶交談，它們還不夠穩定，無法處理可靠性和彈性。 如果您在車上使用移動客戶端，您會查看某些消費者平台； 您的視頻會議解決方案必須準備好處理可能是移動設備的最小公分母。 在不降低視頻和語音質量的情況下處理數據包丟失的能力非常重要。”
“運行[企業級]平台的技術已經變得更好了。 當您將其與我們可以提供的網絡質量相結合時，我們就可以解決網絡問題，”Gilman 說。 “通過視頻共享 CAT 掃描的能力在三四年前會很可笑。 現在您可以看到最詳細的 CAT 掃描。”
這是您的標準消費者應用程序無法提供企業級視頻會議工具價值的地方。 “那些消費者應用程序很棒，但你會遇到質量問題，”吉爾曼說。 “如果您與客戶交談，它們還不夠穩定，無法處理可靠性和彈性。 如果您在車上使用移動客戶端，您會查看某些消費者平台； 您的視頻會議解決方案必須準備好處理可能是移動設備的最小公分母。 在不降低視頻和語音質量的情況下處理數據包丟失的能力非常重要。”
“運行[企業級]平台的技術已經變得更好了。 當您將其與我們可以提供的網絡質量相結合時，我們就可以解決網絡問題，”Gilman 說。 “通過視頻共享 CAT 掃描的能力在三四年前會很可笑。 現在您可以看到最詳細的 CAT 掃描。”
