如何在 Outlook 365 中存檔

Outlook 365 中的在線存檔具有非常龐大的郵箱。 您可以使用存檔功能來存儲舊的或不活動的電子郵件。 但是如何在 Outlook 365 中存檔呢？ 過一會兒你就會知道了。 這樣做有助於釋放您的空間，甚至有助於保留舊電子郵件的記錄。 您可以通過多種方式在 outlook 365 中存檔郵件。閱讀文章直到最後，了解如何在 Outlook Office 365 中檢索電子郵件以及如何在 Outlook for Windows 中存檔。

如何在 Outlook 365 中存檔

可以從任何具有互聯網連接的設備訪問 Outlook Online Archive，因為它是託管在 Microsoft 服務器上的基於雲的存儲解決方案。 這是一個實用工具，可用於跟踪以前的電子郵件並使您的收件箱井井有條。 繼續閱讀以找到詳細解釋如何在 Outlook 365 中存檔的步驟，並附有有用的插圖以便更好地理解。

什麼是 Outlook 聯機存檔？

Outlook 365（也稱為 Microsoft 365）中的 Outlook Online Archive使您可以訪問存檔文件夾，您可以單獨在其中存儲過時或不活動的電子郵件。 存檔文件夾位於您的郵箱中，但默認情況下不顯示在文件夾列表中。

• 您可以通過單擊文件夾列表中的存檔選項卡或通過在存檔文件夾中搜索郵件來訪問存檔文件夾。
• Outlook Online Archive 的目的與一般歸檔的目的類似：釋放收件箱中的空間並提高搜索速度。
• 您可以手動將電子郵件移動到存檔文件夾或設置自動存檔，讓 Outlook 365 根據特定條件（例如電子郵件的時間或它所在的文件夾）將電子郵件移動到存檔文件夾。

請務必注意，Outlook for windows 中的存檔不同於脫機存檔功能，後者用於在計算機上存儲郵箱副本以供脫機訪問。 Outlook Online Archive 是一種基於雲的存儲解決方案，這意味著它存儲在 Microsoft 的服務器上，可以從任何具有 Internet 連接的設備進行訪問。 繼續閱讀以了解如何在 Outlook 365 中存檔。

在線存檔與存檔文件夾之間有什麼區別？

這是 Outlook Online Archive 和 Outlook 365 中的 Archive 文件夾的比較。

另請閱讀：IMAP 與 POP3：差異與比較

如何在 Outlook 365 中存檔郵件？

要在 Outlook 365 中存檔郵件，您可以按照以下步驟操作：

注意：確保您已登錄到您的 Outlook 帳戶。

1. 訪問 Outlook 網站並單擊左側窗格中的收件箱。

2. 單擊您要存檔的電子郵件。

3. 現在，右鍵單擊選定的電子郵件，然後從上下文菜單中單擊存檔。

現在，選定的電子郵件將被移動到存檔文件夾中。

另請閱讀：如何禁用回复所有 Outlook 365

如何在 Outlook Office 365 中檢索電子郵件？

在學習瞭如何在 Outlook 365 中存檔之後，讓我們看看如何使用已刪除的存檔來恢復它。 有多種方法可以了解如何在 Outlook 365 中檢索電子郵件，具體取決於電子郵件的存儲位置和您要查找的內容。

方法 1：從已刪除郵件文件夾

1. 在您的 Outlook 帳戶中，單擊左側窗格中的“已刪除郵件”。

2. 現在，選擇您要移動的電子郵件。

3. 然後，右鍵單擊選定的電子郵件並單擊移動> 收件箱將它們移回您的收件箱。

方法 2：從存檔文件夾

如果您已存檔電子郵件，它將存儲在存檔文件夾中。 因此，要從存檔中檢索回郵件，請按照以下步驟操作：

1. 單擊 Outlook 帳戶主頁左側窗格中的存檔。

2. 選擇您要移動的電子郵件。

3. 右鍵單擊選定的電子郵件。

4. 然後，單擊“移動”> “收件箱”將其移回您的收件箱。

另請閱讀：如何在 Instagram 上存檔或取消存檔帖子

常見問題 (FAQ)

Q1。 您可以從 Outlook 365 恢復永久刪除的電子郵件嗎？

答。 不。 通常無法從 Outlook 365 恢復永久刪除的電子郵件，這與您可以在 Outlook 365 中存檔它們並隨時恢復它們的方式不同。 當您從“已刪除郵件”文件夾中刪除一封電子郵件時，該電子郵件將移動到一個名為“可恢復郵件”文件夾的特殊文件夾中。 但是，Recoverable Items 文件夾並非旨在作為長期存儲解決方案，Recoverable Items 文件夾中的項目會在一定時間（通常為30 天）後自動刪除。 從 Recoverable Items 文件夾中刪除項目後，它將被永久刪除且無法恢復。

Q2。 為什麼我的電子郵件從收件箱中消失了？

答。 如果您或其他人從您的收件箱中刪除了這些郵件，它們將不再顯示在收件箱中。 但是，如果您仍然無法找到您的電子郵件，則可能是您的電子郵件帳戶有問題。 有可能是由於技術問題導致您的郵件丟失，或者您的郵箱被黑客入侵導致郵件被刪除。 在這些情況下，您可能需要聯繫您的電子郵件提供商尋求幫助。

Q3. Office 365 是否保留已刪除的電子郵件？

答。 是的，Office 365（也稱為 Microsoft 365）將已刪除的電子郵件保存在一個名為“已刪除郵件”文件夾的特殊文件夾中。

Q4. 是否備份 Office 365 電子郵件？

答。 是的，Microsoft 365（以前稱為 Office 365）包括稱為Microsoft 365 保留策略的內置數據保留和恢復功能。 Microsoft 365 保留策略允許您設置規則，以在您的郵箱和其他 Microsoft 365 服務（例如 SharePoint、OneDrive 和 Teams）中保留不同類型的內容多長時間。

Q5. Outlook 365 數據存儲在哪裡？

答。 Outlook 365 將您的數據存儲在雲存儲中，這意味著它存儲在 Microsoft 擁有和運營的服務器上。 當您使用 Outlook 365 發送和接收電子郵件、創建任務和約會或執行其他任務時，數據將保存到您在 Microsoft 服務器上的郵箱中。 您可以通過登錄您的 Microsoft 365 帳戶從任何具有 Internet 連接的設備訪問您的郵箱。

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我們希望您了解瞭如何在 Outlook 365 中存檔以及如​​何在 Outlook Office 365 中檢索電子郵件。請隨時通過下面的評論部分與我們聯繫，提出您的疑問和建議。 另外，讓我們知道您想在下一篇文章中了解的主題。