您可能錯過的 7 個方便的 Microsoft Excel 功能

有時，當您每天使用應用程序時，新功能可能會被忽視。 為了讓您快速掌握適用於電子表格的有用工具，請查看您可能錯過的這些 Microsoft Excel 功能。

1. 快速小圖的迷你圖

雖然您可以在 Excel 中創建許多不同類型的圖表和圖形，但迷你圖選項是您可能會忽略的選項。 有了它，您可以將有用的圖表插入到單個單元格中，而不會分散數據的注意力。

選擇要添加迷你圖的單元格。 前往“插入”選項卡，然後在功能區的“迷你圖”部分中選擇折線圖、列圖或贏/輸圖，具體取決於您想要的樣式。

在彈出窗口中，輸入單元格範圍或在工作表上選擇它以填充“數據范圍”框。 確認或更改位置範圍框中的條目以放置迷你圖。 點擊“確定”。

然後，您將在單個單元格中擁有一個漂亮的小圖表，以快速顯示您的數據的視覺效果，而不會出現任何雜亂無章的情況。

2. 消除錯誤條目的數據驗證

當您創建工作表供其他人填寫或協作處理電子表格時，您最終可能會在錯誤的位置得到錯誤的數據。 使用數據驗證，您可以確保每個人輸入的信息都是屬於的。

相關：如何通過數據驗證限制 Excel 中的數據輸入

選擇要添加驗證的單元格。 轉到數據選項卡並單擊功能區數據工具部分中的數據驗證按鈕，或使用下拉箭頭選擇該選項。

當該框打開時，選擇您要使用的驗證類型。 您可以從文本、日期、時間、整數、小數、列表或自定義數據類型中進行選擇。 根據您選擇的數據類型填寫剩餘字段。

或者，您可以使用輸入消息和錯誤警報選項卡來自定義指令或錯誤消息。 完成後單擊“確定”。

展望未來，當有人向該單元格添加數據時，他們需要輸入 Excel 根據驗證所期望的數據。 如果他們不這樣做，他們將收到一個錯誤。

數據驗證功能也是在工作表中創建下拉列表以進行數據輸入的絕佳方式。

3.狀態欄查看（和復制）沒有公式的計算

您可能想要進行快速計算，例如對幾個數字求和或求平均值，但不一定需要將公式添加到工作表中。 使用狀態欄，您可以快速輕鬆地查看計算。

選擇包含要計算的值的單元格。 然後，向下凝視狀態欄。 您將看到 Sum、Average、Minimum、Maximum 和 Count。

要調整狀態欄中顯示的計算，請右鍵單擊它並選擇要在其旁邊放置複選標記的那些。

對於 Windows 用戶，您還可以直接從狀態欄中復制值。 只需選擇您想要的，它就會被放置在您的剪貼板上。 然後，您可以將其彈出到您的工作表中或將其粘貼到另一個應用程序中。

相關：如何從 Microsoft Excel 的狀態欄中復制值

4. 填充單元的快速填充

如果您有大量數據要填充，Flash Fill 功能可以通過識別模式來幫助您完成。 例如，您可能在單個列中有一個名字和姓氏的列表，您希望將其拆分為兩列。 只需輸入一條數據，Flash Fill 即可填充其餘數據。

將一條數據添加到單元格中。 對於我們的示例，我們將輸入名字。 然後，轉到“數據”選項卡並單擊功能區“數據工具”部分中的“快速填充”按鈕。

您應該會看到 Excel 用這些名字填充了其餘單元格。 您可以對姓氏執行相同的操作。 在頂部單元格中輸入一個，然後按 Flash Fill 按鈕。 繁榮，一個完成！

5.單擊刪除重複項

重複發生。 如果您從其他來源將數據導入 Excel，則尤其如此。 您可能需要花時間清理重複數據。 在 Excel 中，您可以在幾秒鐘內刪除重複項。

選擇要評估重複數據的數據。 轉到數據選項卡，然後單擊功能區數據工具部分中的刪除重複項按鈕。

在打開的框中，確認要檢查的列，然後單擊“確定”。

然後，您會看到您的重複項消失，並顯示一條消息，讓您知道有多少已被刪除。

6. 快速公式結果的觀察窗口

如果您有一個包含許多工作表和大量數據的大型工作簿，監視窗口可以幫助您密切關注您的公式。 無需在整個電子表格和數據中搜索那些不斷變化的結果，只需將公式添加到工具中即可快速查看結果。

相關：如何使用 Microsoft Excel 監視窗口查看公式

選擇包含要查看的公式的單元格。 轉到“公式”選項卡，然後在功能區的“公式審核”部分中選擇“觀察窗口”。

單擊“添加觀察”以將公式添加到列表中。

確認選擇的單元格是正確的，然後單擊“添加”。

現在，您可以隨時從“公式”選項卡打開“觀察窗口”，以查看公式的變化結果，而無需尋找它們。

7. 無需工作即可分析數據

Microsoft Excel 提供了一個方便的功能來自動分析您的數據。 恰當命名的分析數據功能可以在您需要快速分析時為您節省時間。

相關：如何在 Microsoft Excel 中使用分析數據功能

選擇您要使用的工作表，然後轉到“主頁”選項卡。 單擊功能區分析部分中的“分析數據”。

您會看到右側打開的側邊欄允許您提出有關數據的問題、發現見解、查看頻率和模式，以及插入圖表和數據透視表等項目。

請務必滾動到側邊欄的底部並單擊鏈接以查看所有可用的數據分析結果。

希望這些 Excel 功能是您將開始使用的一些功能，以節省時間、減少錯誤並跟上不斷變化的數據。 如果您想繼續了解所有 Excel 的功能，請務必查看我們的每個人都應該知道的基本 Excel 功能指南。