幫助您征服電子郵件的 Gmail 提示

Gmail 已經走過了漫長的道路。 它並不完美，偶爾會在其用戶群中引發憤怒的漣漪。 但老實說，使用 Gmail，您可以獲得很多東西。

作為一個網絡應用程序，Gmail 是一項持續不斷的工作，但其背後的力量卻是驚人的。 當然，有很多瀏覽器插件和擴展可以專門增強 Gmail，遠遠超出其原始參數。 但是，並非 Gmail 中的所有高級用戶技術都需要特殊配件。 無需安裝額外的東西就可以實現很多。

掌握一些設置甚至可以幫助您充分利用 Gmail 提供的基本功能。 讓我們開始吧。

快捷備忘單

Gmail 中塞滿了幾乎所有您能做的所有鍵盤快捷鍵。 許多只需要單擊一次（例如，按 C 鍵啟動撰寫窗口）。 單擊Shift+？ 看到他們。 通過單擊右上角的齒輪圖標並選擇查看所有設置 > 鍵盤快捷方式 > 鍵盤快捷方式啟用此功能。 此處的任何新快捷方式都將覆蓋默認設置。 單擊底部的保存更改按鈕以使它們保持不變。

使用多個帳戶

如果您是 Google 超級粉絲並且擁有多個 Google/Gmail 帳戶（甚至是工作中的 Google Workspace 帳戶），則無需經常登錄和退出。 在桌面（使用 Chrome、Firefox、Edge）上，您可以一次登錄多個帳戶。 每個人都可以佔據一個標籤並保持登錄狀態。單擊右上角的帳戶頭像，然後選擇添加另一個帳戶。 然後，要在帳戶之間切換，請再次單擊您的頭像，然後單擊所需的帳戶； 無需輸入密碼。 默認帳戶是您首先登錄的帳戶。

您還可以使用 Chrome 瀏覽器，將您的多個帳戶（或使用該計算機的其他人的帳戶）分開，但可以使用Chrome 配置文件使用。 單擊瀏覽器窗口右上角的個人資料圖標（它可能看起來像您的 Google 帳戶頭像圖片），單擊鉛筆圖標為該個人資料命名，然後單擊底部的添加。 您將在此處獲得一個新的 Chrome 個人資料登錄頁面。

將第三方電子郵件帳戶添加到 Gmail

您是否喜歡 Gmail 界面，但又不想放棄您的 Yahoo、iCloud 或 Outlook 電子郵件地址？ 不是問題。 Google 允許您將第三方電子郵件帳戶添加到 Gmail 移動應用程序，從而為這些帳戶帶來垃圾郵件過濾和選項卡式收件箱等 Google 功能。

您需要首先擁有至少一個 Gmail 帳戶才能正常工作。 要在移動設備上進行設置，請在 Gmail 應用程序中單擊您的頭像，然後選擇添加另一個帳戶。 選擇您要添加的帳戶類型並輸入憑據。 然後，您可以一次訪問一個收件箱，或者在手機或平板電腦上的一個統一收件箱中查看所有電子郵件。 返回頭像並選擇管理此設備上的帳戶，以便稍後停用或刪除帳戶。

在桌面上，點擊齒輪圖標並選擇查看所有設置 > 帳戶和導入 > 檢查來自其他帳戶的郵件 > 添加郵件帳戶。 在彈出窗口中，輸入您要關聯的電子郵件地址，單擊下一步，然後選擇將帳戶與 Gmail關聯。

檢查哪些應用可以訪問 Gmail

將常用服務鏈接到 Gmail 可以節省時間，但您可能希望偶爾檢查哪些應用可以訪問您的帳戶。 轉到 myaccount.google.com/Security，向下滾動到具有帳戶訪問權限的第三方應用部分，然後單擊管理第三方訪問以斷開您不需要的任何應用。

稍後按計劃發送消息

將消息安排在以後傳遞過去需要第三方服務，但它現在是內置的。 編寫您的消息，單擊“發送”按鈕旁邊的下拉菜單箭頭，然後選擇一個快速計劃選項或選擇“選擇日期和時間”以獲取具體信息。

盡量保密

Gmail 的機密模式可讓您精細控制誰可以查看您發送的電子郵件中的信息，以及該郵件的可用時間。 通過單擊撰寫窗口底部的機密模式鎖定/時鐘圖標將其打開。 您將獲得設置郵件過期日期的選項； 在該日期之後，消息消失，此人只看到“消息已過期”通知。 您還可以限制收件人可以執行的操作，例如鎖定轉發或下載附件的能力。

從不同的電子郵件地址發送

您可能有多個基於 Gmail 的帳戶或同一帳戶上的多個地址。 在您的主要 Gmail 中設置所有這些地址，並使其看起來像是從一個完全不同的帳戶發送，無論是始終還是基於每條消息。 前往“設置”>“帳戶和導入”>“將郵件發送為” ，您可以在其中添加多個電子郵件地址。 如果您在一個帳戶上發送大量消息，但希望將回復發送到另一個帳戶，這非常好。

不要只是標記垃圾郵件，阻止發件人

有人打擾你？ Gmail 允許您阻止個別發件人。 在桌面或移動設備上，選擇消息上回复箭頭按鈕旁邊的三點菜單，然後選擇阻止 [用戶名] 。 然後，來自該電子郵件地址的任何未來郵件將直接發送到您的垃圾郵件文件夾。

退訂一切

收到大量您不想要的時事通訊和其他垃圾郵件？ 大多數在消息底部都有一個取消訂閱鏈接。 如果 Gmail（移動設備和桌面設備）能夠檢測到郵件中的取消訂閱鏈接，它還會在郵件頂部的發件人姓名旁邊粘貼一個取消訂閱鏈接。

為了便於清理，請在 Gmail 搜索中輸入“取消訂閱”。 您將獲得列出該單詞的每條消息的列表。 遍歷每一個。 這與您在沒有第三方服務的情況下可以批量退訂一樣接近。 有關更多信息，請閱讀如何取消訂閱不需要的電子郵件。

如何在 Gmail 中“撤消發送”

我們都知道過早點擊“發送”電子郵件的恐慌。 使用 Gmail，您可以添加緩衝區以撤回錯誤發送的郵件。 該功能被稱為“撤消發送”，默認情況下處於啟用狀態，您無法將其停用。 但是您可以調整取消發送電子郵件的時間。 單擊齒輪圖標並選擇查看所有設置 > 常規 > 撤消發送，然後單擊下拉菜單以選擇您希望能夠撤消已發送消息的時間（5、10、20 或 30 秒）。 然後滾動到底部並保存更改。 每當您發送消息時，您都會在桌面屏幕左下方和移動設備屏幕右下方浮動的黑框中看到一個撤消鏈接。

如果您在時間用完之前單擊該鏈接，您的消息將不會消失。 您將有機會重新編輯它，或完全刪除它。 您甚至可以撤消丟棄，因此當您刪除正在處理的消息時，您可以將其恢復並重新開始。

拖動消息或標籤

Gmail 有標籤，而不是文件夾。 它們在功能上是相同的，儘管對於那些習慣於整個文件夾範式的人來說是不舒服的。 很容易將郵件從收件箱拖到標籤上，然後將其歸檔，存檔以備將來搜索。 但是，如果收件箱中的那條消息需要進一步關注，您可以向後執行：將標籤從左側邊欄拖到消息上。 它保留在收件箱中，但已為將來歸檔做好準備。

發送+存檔

通過單擊撰寫窗口右下方的“更多選項”菜單，在發送消息之前為其添加標籤。 然後，您可以在發送時立即將其存檔。 要進行設置，請轉到查看所有設置 > 常規 > 發送和存檔 > 顯示“發送和存檔”按鈕作為回复。 如果您正在撰寫的回复已經有標籤，您會看到一個名為“發送+存檔”的新按鈕（雖然它實際上並沒有說“存檔”，但它顯示了 Gmail 的存檔圖標：一個帶有向下箭頭的文件框.) 單擊該按鈕，整個線程將存檔到預先分配的標籤。

電子郵件地址偽裝/別名

Gmail 會忽略您電子郵件地址中的句點。 所以 [email protected] 與 [email protected] 甚至 [email protected] 相同，它們都發給同一個人。 此功能可能看起來沒用，但您仍然可以看到這種模式，因此這是註冊新聞通訊或分享您的電子郵件地址的好方法——例如，您可以知道誰將您的名字賣給了垃圾郵件發送者。

Gmail 也會忽略加號 (+) 之後的任何內容。 所以[email protected] 和 [email protected]去同一個地方。 這個別名對於過濾郵件非常方便，因為 Gmail 過濾器確實可以看到加號之後的內容。 因此，如果您使用[email protected]註冊每個時事通訊，您只需要過濾發送到該地址的消息，而不是過濾每個單獨的時事通訊發件人。 （缺點是許多服務不允許使用帶有“可選”字符（如加號）的電子郵件地址進行註冊。）

為您的搜索提供動力

在 Gmail 中進行強力搜索的最快方法是單擊搜索框中的向下箭頭，這會生成一個完整的搜索對話框。 但 Gmail 支持許多搜索運算符。 例如，鍵入“in:trash”和“in:spam”以僅搜索這些文件夾（通常會跳過它們）。 或者將搜索限制為“in:inbox”。 使用“標籤：”後跟標籤/文件夾名稱來僅搜索該文件夾。 “文件名：”後跟實際文件名可查找特定附件。

使用減號（連字符）來搜索一件事而不是另一件事：“dinner -movie”只會找到說“dinner”的消息，但會跳過任何提到“movie”的消息。 支持的另一個布爾運算符是“OR”（全部大寫）。

罐頭響應

停止輸入這麼多，尤其是一遍又一遍的相同信息。 模板（以前稱為“罐頭回复”）是重複、冗餘、重複電子郵件的必需品。 通過查看所有設置 > 高級 > 模板 > 啟用將其打開。 向下滾動到保存更改，Gmail 將重新加載。 創建一封新電子郵件並輸入預設回复。 單擊消息右下角的省略號菜單，然後選擇“模板”。 在這裡，您可以將剛剛鍵入的消息保存為未來消息的模板，或將已保存的模板應用到當前窗口。 如果您重新編寫預設回复，您可以使用相同的名稱重新保存以備將來使用。 （但是，在這種情況下，有一個擴展程序可以讓這種事情變得更容易，稱為 Magical，它不僅適用於 Gmail。）

聰明點

智能回復是一種機器學習技術，可為您收到的消息準備三個簡短的適當回复。 在提供的回复上單擊一下即可將其添加到回复窗口，您可以在其中將其發送出去或寫下更多內容。 它出現在適用於 iOS 和 Android 的 Gmail 應用程序以及桌面網絡界面中。 如果您覺得這些建議很煩人，請通過查看所有設置 > 常規 > 智能回复 > 智能回復關閉它們，然後向下滾動以保存更改。

同樣，Smart Compose 會在您鍵入電子郵件時建議要使用的單詞或短語。 例如，如果您鍵入“我希望你”，您可能會看到“很好”以灰色文本顯示。 如果這就是您的意思，請按 Tab 鍵，Gmail 會自動在您的郵件中插入“很好”。 如果沒有，請繼續輸入，建議將消失。 要關閉此功能，請前往查看所有設置 > 通用 > 智能撰寫 > 撰寫建議關閉，然後保存更改。

遠程註銷

您可以同時從多台設備訪問 Gmail。 有時，您可能會在您無意（例如，在公共計算機上）時保持登錄狀態，或者更糟糕的是，懷疑有人在背後使用您的帳戶（打開兩因素身份驗證以避免這種情況）。 在桌面上，向下滾動到收件箱底部。 在頁面底部的小字中，它顯示Last account activity ，然後是時間。 單擊其下方的詳細信息鏈接以查看該帳戶的所有活動。 如果某些東西看起來很可疑，請執行 Google 安全檢查並停用其他設備上的打開會話。

點擊靜音（或貪睡）按鈕

將您想要清除的電子郵件線程靜音。 在您的收件箱中，單擊相關主題旁邊的複選框，單擊頂部的省略號圖標並選擇Mute ； 您還可以右鍵單擊桌面上的線程以查看帶有靜音的菜單。 該線程似乎會消失，但即使有新消息進入，它也會保留在存檔中。除非您是直接收件人，或者您搜索它，否則您將不會再次在線程中看到任何消息。

如果您只想將討論靜音一段時間，請右鍵單擊線程以查找Snooze 。 如果您單擊暫停，該消息將從收件箱中消失，並在您指定的時間長度後返回。

如何選擇所有 Gmail 電子郵件

要選擇 Gmail 中標籤中的每封郵件，請單擊左上角的複選框，對嗎？ 幾乎。 選中該框會選擇結果第一頁上的每個對話 - 最多限制為 100 個項目。 如果您想要該標籤下的所有內容（無論是否在頁面上可見），請選中該框並在結果頂部查找顯示Select all X conversations in [Label]的鏈接。

附上

發送附件的第一個技巧：不要忘記附加它們。 值得慶幸的是，如果您的郵件包含“我已附加”或“我已包含”等短語，並且您在未附加任何內容的情況下點擊發送，Gmail 會彈出提醒。

您可以將文件從桌面拖放到 Gmail 郵件中。 除非您將文件拖到合成窗格下方的工具欄中，否則圖像將嵌入到消息中。 每封 Gmail 郵件有 25MB 的限制。 如果您的文件太大，它會轉到 Google Drive，並且收件人會得到一個鏈接。 但是，您最多可以接收 50MB 的附件。

如果您是 Google Drive 的大用戶，附加已經存在的項目不僅輕而易舉，而且不計入 25MB 的限制。 單擊合成窗口工具欄中的“使用驅動器插入文件”圖標以選擇要附加的文件。 這也讓您了解 Gmail 阻止的文件類型，例如 EXE 文件。 （有關更多信息，請參閱如何通過 Internet 發送大文件。）

想為您的 Dropbox 帳戶提供同樣的功能嗎？ 使用 Dropbox for Gmail Chrome 擴展程序。

建立代表

您可以委託其他人共享您的 Gmail 帳戶的控制權，無論他們是公司管理員還是您的重要人物。 在查看所有設置 > 帳戶和導入 > 授予對您的帳戶的訪問權限 > 添加另一個帳戶下設置帳戶。 該人還必須擁有某種形式的 Google 或 Gmail 帳戶——他們的電子郵件地址必須以與您的域名匹配的域名結尾。 如果您轉到上面的路徑並在那裡找到您未授權的代表，請立即更改您的密碼——您可能被釣魚了。

刪除大消息

如果您快用完 Google 免費提供的 15GB 存儲空間，但又不想支付更多費用，請刪除一些消息。 搜索“size:xm”，將 x 替換為數字。 “m”代表兆字節。 任何大小超過 10MB 的郵件都可能帶有一些大附件。 將它們保存到您的硬盤驅動器，而不是 Google 雲端硬盤 - 這是您與 Gmail 共享的空間，因此不會節省空間。

有太多的 Gmail 帳戶？ 查看下面的視頻，了解如何合併它們。