組織起來：停止使用更多電子郵件來對抗電子郵件

電子郵件過載是工作場所的一個巨大生產力問題。 我總是遇到一些抱怨電子郵件的人，說這讓他們不知所措，希望所有湧入他們收件箱的新消息都能關閉。

然而，這些人中的許多人都以這樣一種方式專注於電子郵件，以至於他們最終加劇了問題。 我看到的是人們試圖用更多的電子郵件來對抗電子郵件，這反過來又會產生更多的電子郵件。 因為他們深陷電子郵件的痛苦，他們通常無法清楚地看到正在發生的事情，所以他們不知道他們正在讓事情變得更糟。

我注意到人們在嘗試處理電子郵件超載時會採取幾種方法。

不要將收件箱用作待辦事項列表

使他們的電子郵件問題變得更糟的第一個例子是待辦事項列表，我喜歡這樣稱呼他們。 當郵件包含任務或觸發對已分配任務的記憶時，待辦事項列表者會將電子郵件留在收件箱中。 換句話說，他們使用收件箱作為待辦事項列表。

想想人們通常如何通過電子郵件分配任務。 主題行中很少明確說明任務。 收件人必須打開並閱讀電子郵件才能了解任務的詳細信息。 但更有可能的是，該消息不會包含接收者需要的所有信息，例如截止日期或有關任務的其他詳細信息。 來回交換消息澄清了任務，並且每次發生時都會創建一封新的電子郵件。 簡而言之，電子郵件收件箱是非常糟糕的待辦事項列表。

另一個問題是，待辦事項列表者必須不斷檢查每封收到的郵件，看它是否包含任務，如果不包含，他們會立即刪除郵件。 待辦事項列表最終會不斷地除草。

更糟糕的是，待辦事項列表者已經習慣於查看收件箱中的日常任務，而且他們通常最終會通過電子郵件向自己發送其他想要完成的事情的提醒。

如果電子郵件是個問題，為什麼要以這種方式創建更多電子郵件？

然而，在其中，待辦事項列表者無法看到他們的系統如何使事情變得更糟。 他們經常爭辯說，將收件箱用作待辦事項列表是唯一有效的方法。 但是，如果同一個人對電子郵件感到不知所措，那麼顯然它不起作用。 有一些解決方案，我稍後會介紹它們。

停止發送 Nudgemail

我最近在一次公司務虛會上談到了電子郵件管理。 為了準備這次演講，我與一些員工進行了交談，了解到他們中的許多人正在使用 Nudgemail 管理大量電子郵件，有時每天 1,000 封郵件。 他們認為這是管理流程的一種非常明智的方式。

Nudgemail 是一個免費增值工具，它可以讓您通過設置一個時間重新出現在您的收件箱中作為新郵件來暫停電子郵件。 “基本上”在這裡是一個非常重要的詞。

大多數貪睡功能，例如 SaneBox 或一些最好的電子郵件應用程序中的功能，會在您的收件箱中隱藏原始郵件，然後在您選擇的時間重新顯示為新的未讀郵件。 Nudgemail 的工作方式略有不同。 當您使用它來暫停郵件時，原始電子郵件會保留在您的收件箱中，並且會在您的收件箱頂部顯示一條新消息，並引用原始消息的整個線程。

不要誤會我的意思。 Nudgemail 是一個很好的工具，在某些情況下它是一個很好的解決方案。 任何將收件箱視為信息流而不是需要處理的通信的收集點的人都可以很好地使用它。 但是當工作人員告訴我，他們收件箱中的郵件數量之多使他們無法完成工作，並且他們 20% 的郵件是 Nudgemail 形式的重複郵件，這是一個問題。

就像待辦事項列表者可能會否認他們的系統已損壞的事實一樣，一些 Nudgemail 用戶將其變成了拐杖。 他們如此固守當前的習慣，無法想像出更好的解決方案。

不要這麼快回复

很多時候，回復電子郵件是在不實際推進對話的情況下確認他人信息的一種方式。 想像一下，一位同事通過電子郵件詢問您對演示文稿的看法。 您還沒有查看演示文稿。 根據您的工作場所，快速回复“我不知道。我還沒看過”可能比等待兩個小時直到您查看並形成意見更容易接受。 當您快速回复時，即使消息不是實質性的，您也會產生過多的電子郵件。 如果公司文化推動你採取這種行為，你最好相信其他人也在對你這樣做。

回復電子郵件緩慢的人可能會被視為懶惰或不具備團隊合作精神，即使等待回復電子郵件是一種更合乎邏輯且更有成效的方式。 但它是完全落後的，如果你被電子郵件淹沒，你需要擺脫它。

最終發生的是人們回复消息只是為了推卸責任。 假設 Raj 詢問 Sarah 對某事的看法，她回答說：“不確定。你怎麼看？” 現在球又回到了 Raj 的場上，他有責任回复，只要這樣 Sarah 的收件箱裡會有一條新的未讀消息，提醒她這次要真正回答。

另一個在支持部門（例如 IT）中很常見的例子是，他們會為員工設置一個通用的電子郵件地址來提交幫助票，例如 [email protected] 當員工因為她的電腦壞了而嚇壞了時，並且她需要快速獲得幫助，她可能會忘記通用電子郵件，而是向她在 IT 領域認識的人發送電子郵件。 那個 IT 人員應該解決這個問題嗎？ 忽略電子郵件？ 回复並告訴員工她需要使用正確的 IT 幫助地址？ 抄送她的老闆？ 什麼是正確的做法？

通常，由於恐慌和沮喪而做出的反應只會產生更多的電子郵件（並造成緊張）。 同樣，這是公司文化的一個例子，它創造了對快速響應的期望，這是根本問題。 但是您可以擺脫這種模式而不會擾亂和平，從而減少生成的電子郵件。

電子郵件過多的解決方案

我們如何停止生成過多的電子郵件？ 有些解決方案簡單快捷，個人可以在沒有公司支持的情況下完成。

在前面的示例中，IT 員工可能會通過面對面的對話（或與遠程員工的電話）而不是通過電子郵件回復來將問題扼殺在萌芽狀態。 如果 IT 人員通過電子郵件回复，有需要的同事可能無論如何都不會仔細閱讀它。 請記住，她已經因電腦問題而感到壓力重重。 這聽起來可能技術含量很低，但以冷靜和專業的方式面對面地與同事面對面，將有助於她記住將來提交幫助單的正確協議，尤其是如果 IT 人員解釋了其他優先工作的工作時片刻。 親自解釋還有很長的路要走。

另一種停止為自己生成過多電子郵件的方法是找到好的電子郵件助手工具，以幫助您減少收件箱中的電子郵件，而不是像 Nudgemail 那樣傳播它。 SaneBox（每月約 7 美元）是我推薦的解決方案。 Mailbird 是一個電子郵件客戶端應用程序，帶有貪睡選項和其他可能也有幫助的功能。

停止將收件箱用作待辦事項列表，無論是用於個人任務還是與工作相關的任務。 現在有很多很棒的工具可以更好地分配任務、跟踪它們、更新它們的詳細信息等等，而不依賴於電子郵件。 我喜歡 Todoist，雖然 Wunderlist 也是一個很棒的應用程序。

如果您可以說服您的工作團隊或部門為任務分配選擇更好的工具，那麼您的狀態就會好得多。 除了全面的項目管理應用程序之外，還有其他輕量級、易於使用、設置更快的協作應用程序，它們可能是應對團隊挑戰的更好解決方案。

有關更多信息，請參閱我關於如何減少辦公室電子郵件過載的其他提示。