組織起來：如何使用協作軟件來映射工作流程

在我第一份真正工作的第一天，僱用我的期刊出版公司的最高級別編輯帶我到牆上釘著一張巨大的流程圖。 “這是一篇文章從寫到發表的過程，”她說。 她帶我完成了整個過程，強調了我和我的團隊參與的部分。 那是 2001 年，那時協作軟件還沒有免費提供，但我那天學到的經驗甚至適用於這個 Asana 和 Slack 時代。

每篇期刊文章都裝入一個超大的塑料信封，正面貼有一張紙。 該論文被顏色編碼到該文章將出現的期刊。 我們稱之為工作夾克。 每次文章去到不同的部門，無論是文案編輯校對還是鍵盤部門修改，它的旅程歷史都會記錄在工作夾克上。 當一名員工完成它時，她會通過在跟踪表上寫一行來將其分配給一個新部門。 任何看過工作夾克的人都清楚地知道這篇文章經歷的所有階段以及接下來應該去哪裡。

回想起來，這些工作夾克是當今工作流軟件（如 Asana）的前身和物理表現。 固定在牆上的工作流程圖對我、作為新員工和其他任何入職人員來說都是一個很好的指導。 它讓我清楚地了解了該組織做了什麼以及如何做的。

在當今世界，我們推動無紙化環境並在很大程度上轉向電子文件和文件夾，放棄創建這些類型的工作流程文檔並使其保持最新更容易。 但是對於所有企業甚至愛好者級別的團隊合作項目，記錄您的工作流程非常重要。

示例工作流程

為什麼要記錄工作流程？

為什麼要記錄工作流程？ 有幾個絕對關鍵的原因，包括：

• 它可以幫助企業主和管理者充分思考和理解在業務流程的每個階段會發生什麼，以及為什麼；
• 它可以識別和刪除流程中不必要的步驟；
• 它提醒可能遠離業務某些階段的員工或團隊成員他們為什麼存在以及他們提供什麼價值；
• 這對於入職團隊成員至關重要；
• 這是向潛在同事、客戶和投資者解釋企業如何運作的最佳方式之一； 和
• 它允許團隊更有效地開始使用協作工具。

到最後一點，我已經提到了體式。 Asana 是一個工作流管理工具，有點像類固醇上的待辦事項列表。 它與我在第一份出版工作中使用的工作夾克系統非常相似。 Asana 可讓您跟踪需要完成的任務並推動它們通過流程。 每個任務都有它所經歷的所有步驟或子任務的歷史記錄。 當一個人完成手頭的子任務時，她或他將其分配到下一步，並將其指導給下一步將接手的人或部門。

我之前做過類比，Asana 就像一副紙牌，而項目管理軟件就像棋盤遊戲。 當您打開棋盤遊戲時，您可能會擁有類似棋盤、各種棋子以及如何玩遊戲的清晰規則手冊。 每個玩遊戲的人都同意這些預先確定的規則。 您可以偏離規則，但遊戲的設計目的是讓您在遵守這些規則時獲得最大的樂趣，所以您可以這樣做。

但是，當您玩紙牌時，每個玩牌的人都需要就將玩什麼遊戲以及您將遵循哪些規則達成一致。 你可以玩紅心，也可以玩吐口水。 一些紙牌遊戲以既定規則而聞名，例如德州撲克。 然後還有其他遊戲有變化，例如拉米牌（杜松子酒、純拉米牌、500 拉米牌等），您需要與桌上的每個人一起討論規則，以確保大家都同意怎麼玩。 您還可以選擇在自己的紙牌遊戲中進行發明，您必須將獨特的規則教給所有願意玩的人。

正如我所說，Asana（以及許多其他協作工具；我稍後會給出更多示例）就像一副紙牌。 所以要讓體式發揮作用，每個人都需要知道遊戲是如何進行的，規則是什麼，目標是什麼，以及遊戲如何結束。

看板呢？

看板是更像一副卡片的協作工具的另一個例子。 Trello 是在線看板工具的一個示例。 軟件開發和編程團隊經常以高度指定的、預定的方式使用看板（例如玩德州撲克），而那些將看板用於個人用途的人可以製定他們喜歡的任何規則。

特雷羅

如果您有記錄的工作流程，您可以輕鬆地將該工作流程映射到 Asana。 當您已經擁有記錄在案的工作流程時，開始使用 Asana 會容易得多，因為這意味著您已經從上到下仔細考慮了整個業務或團隊流程。 無論如何，採用 Asana 都需要反複試驗，但如果您之前沒有記錄過您的工作流程，那麼它會變得更加混亂和令人沮喪。

映射工作流

使用工作流軟件，即使整個過程正在進行中，通常也會完成一些事情。 可以完成的通常是您的任務或子任務。

在項目管理軟件中，完成的想法非常不同。 根據定義，項目是在某個日期完成並交付的東西。 但並非所有類型的工作都是項目。 在我工作的期刊出版社，一篇文章在印刷時就完成了。 同樣，每期期刊在交付時都有一個結束日期。 但複製編輯從未完成。 這是正在進行的工作。 它仍然需要被跟踪。 它有具體的任務分配——複製編輯這篇文章——但複製編輯本身沒有結束日期或可交付成果。

映射工作流的過程還涉及準確識別需要明確分配和跟踪的流程或程序。 這種精度和細節水平非常重要。

想想烹飪的食譜。 食譜沒有列出每一個步驟，因為其中許多是暗示或理解的。 食譜不會告訴你打碎雞蛋、清空裡面的東西、扔掉蛋殼，因為“添加雞蛋”已經意味著，列出所有這些步驟變得不必要的麻煩。 同樣，在工作環境中，“編輯文章”可能被理解為“檢查標題，檢查署名，複製編輯文章，並將任何問題留給作者”。

但是，在某些情況下，您可能需要更明確地表達。 我曾經在報紙出版工作，檢查標題、照片說明、頁面底部的日期和頁碼應該是與編輯編輯分開的步驟，因為它們經常被忽略。

換句話說，你必須弄清楚什麼級別的細節是必要的。 步驟太多，使用該軟件的人會忽略該過程。 太少了，可能會發生嚴重錯誤。 可能需要一些試驗和錯誤才能使其正確，但您必須在開始之前做出一些決定。

映射心態

在映射工作流時，您還將花時間弄清楚您的組織如何集體思考。 您的組織對項目、人員或感興趣的主題有什麼看法？ 它與 Asana 以及其他協作工具相關。

Slack 就是一個很好的例子。 Slack 是一個強調拉而不是推送通知的消息傳遞平台，所以這一切都是關於選擇接收您想要接收的消息。 要為這些通知製作好的過濾器，您需要部分依賴頻道。 頻道就像小組一樣，要有效地製作頻道，您必須知道您的團隊如何思考一切。 你是從部門還是項目的角度來考慮的？ 您是從主題還是客戶方面考慮的？ 如果您經營一家房地產公司，您可能會從社區、房地產價值門檻或代理商的角度來考慮。 在創建頻道之前，您需要弄清楚您的團隊的心態，以便它們真正有效地促進團隊合作。

顏色編碼

協作工具通常包括更多組織信息的方法，例如使用顏色編碼、標記，有時甚至是顏色編碼標記。 還記得我之前描述的那些顏色編碼的工作夾克嗎？ 同樣的交易。 如果使用得當，顏色編碼是一種視覺符號，可以立即清晰地傳達信息。 出於這個原因，顏色編碼提高了生產力。 我強烈建議在協作工具中使用顏色編碼，只要您首先確保您了解團隊對於為什麼首先應該對某些東西進行顏色編碼的心態。 哪些信息需要立即傳達，無需言語？ 你必須了解你的團隊的心態才能回答這個問題。

包括文化

在將工作流映射到協作工具之前記錄工作流很重要，理解和映射思維方式同樣重要。 最後一塊是文化。

協作工具反映了公司文化，反之亦然。 建立關於專業性、正式程度以及什麼地方不適合跑題的一般參與規則非常重要。

從員工或團隊成員的角度來看，協作工具經常被用作發洩情緒的地方。 根據我的經驗，無論協作工具是否為他們提供了專門的空間，人們都會表達他們的不滿。 一些組織重視關於工作的公開辯論甚至激烈討論，而另一些組織則認為這會分散注意力並具有潛在危險。

單靠協作工具並不能決定人們是否會在適當的地方發洩和表達異議。 它必須來自公司文化。 擔任領導職務的人需要明確他們是否希望團隊成員在工作範圍內或工作範圍之外提出抱怨和爭論。 誰需要知道何時出現問題？ 團隊成員在表達擔憂或投訴之前是否希望匿名？ 抱怨是為了宣洩還是強調工作和工作流程的潛在問題？ 如果它無論如何都會發生（而且確實如此），最好考慮到它並做出決定，而不是假裝它沒有發生。

其他資源

另一個使繪圖工作流程更容易的資源是思維導圖軟件。 請參閱有關思維導圖如何整理項目管理的這些提示。 如果您處於使用項目管理軟件的早期階段，那麼這四個入門技巧應該會有所幫助。 為了更深入地了解 Asana，閱讀一些使用 Asana 的技巧會有所幫助。