如何用看板組織你的生活

已發表: 2022-01-29

想像一下,有一種方法來管理您的生活,該方法易於使用,使想法和項目井井有條,防止您一次承擔太多事情,並幫助您實現目標。 那是個人看板。

看板是一種組織和跟踪工作的方法。 它始於日本的汽車製造設施,後來在軟件開發人員中流行起來。 它在兩個重要方面不同於其他組織工作的方法。 首先,它看起來不一樣。 要使用看板,我們需要一個看板板或看板應用程序,它可以讓人們以一種新的方式可視化工作。 我將在稍後與幾張圖片一起更詳細地解釋它是如何工作的。 其次,它非常擅長限制任何人在任何給定時間分配的工作量。 通過這種方式,看板非常適合那些傾向於一次承擔太多工作並因此破壞他們的生產力的人。

您可以在個人生活中將看板用於多種用途,例如:

  • 與其他家庭成員共享待辦事項清單

  • 組織婚禮或其他大型活動

  • 進行小組項目(例如協作式功課、激進主義努力或志願者工作)

  • 分類和跟踪任何類型的想法(從晚餐做什麼到你的假期購物清單)

那麼,什麼是看板,它是如何工作的?

婚禮的個人看板

什麼是看板?

看板是一種組織和跟踪工作的方法,通常與一群人一起使用,儘管它可以由一個人私下使用。 我們從一個包含列的板開始。 每列都有一個意義。 我們可以用來理解看板的最簡單的示例是命名列 To Do、Doing 和 Done。 這僅僅是一個例子。 您可以隨意命名列,並根據需要使用它們。

接下來,我們有卡片。 每張卡片包含一個任務。 您將這些卡片放在其中一列的板上。 因此,如果我們要寫下我們今天需要做的所有事情的清單,我們將在“待辦事項”列中有一組卡片,而在其他兩列中沒有卡片。

當我們處理任務時,我們將關聯的卡片移動到最能展示其工作狀態的列。 正在進行的任務進入“執行”列。 任務完成後,它會進入“完成”列。 您可以隨時從“完成”列中清除卡片。

每張卡片可以有更多的細節,而不僅僅是任務名稱。 假設我們在這裡使用看板來管理家務清單。 每個家庭成員都被分配了一些任務。 每個人都在卡片上寫下他們的名字,也許卡片上也有截止日期。 現在,當我們查看板時,我們會看到每個任務分配給誰以及所有任務的狀態。 通過這種方式,我們可以全面了解所有工作的狀態。

關鍵在於:看板為原本根本看不到的東西創建了視覺表示。 它也是交互式的,因為您必須在完成不同階段的工作時移動卡片。

Zenkit 看板

看板還能做什麼?

我們已經知道看板可以幫助我們管理工作並查看整個團隊的工作狀態。 讓我們再想像幾個在家中使用看板的例子,看看它還能做什麼。

通過運動處理想法

看板的另一個好處與將卡片從一列物理移動到另一列有關。 思維不規律的人有時會發現移動想法有助於他們處理信息。

例如,假設您正在計劃一場婚禮。 您可能有一個名為 Pending 的列,您可以在其中放置待確認的任務或依賴於其他任務首先完成的任務。 例如,您可能有創建座位安排圖的任務,但在創建確認的賓客名單之前,您無法完成該任務。 當您將這些任務從一列移到另一列時,它可能會幫助您處理每個任務的狀態,並在精神上掌握接下來必須要做的事情。

關於鮮花的看板

加入更多視覺效果

讓我們暫時堅持婚禮策劃的想法,以展示使用看板的下一個優勢。 大多數看板應用程序都允許您將圖像添加到任務卡中。 用於製作座位安排圖的任務卡還可能包含實際工作圖,以便您對任務及其狀態有一個直觀的提醒。 同樣,您也可以添加婚禮蛋糕或插花的示例圖片,以幫助您從字面上了解這些任務。

防止您承擔過多的工作

使用看板組織工作的一個好處是您可以創建在製品 (WIP) 限制。 WIP 限制是任何人在給定時間可以分配給他們的任務數量的上限。 換句話說,如果 WIP 限制為三,並且您分配了三項任務,則您必須先完成其中一項任務,然後才能接受新任務。

實際上,WIP 限製完成了兩件事。 首先,它可以防止個人被分配比團隊中的其他人更多的工作。 其次,WIP 限制要求您完成分配給您的任務,而不是推遲艱鉅的任務以支持更新、更容易的任務。

一些看板應用程序具有設置 WIP 限制的工具。 兩個例子是 KanbanFlow 和 LeanKit。 一旦一個人達到限制,該應用程序就會阻止他們獲得新的任務。 當您超出限制時,某些應用程序只是通過添加危險信號來提出建議。 WIP 限制也可以是您遵循的非正式規則。 它不一定是工具的功能。

頭腦風暴和整理想法

您當然可以將看板用於跟踪任務之外的其他任務。 在如何使用看板的經典示例中,板上的每一列代表工作流程中的一個階段或步驟。 然而,情況不一定如此。 您可以輕鬆地使用看板應用程序來集思廣益、整理想法,甚至將圖像保存在虛擬插板中(這就像擁有一個私人 Pinterest 板,但沒有來自其他人的內容提要)。

關於餐包的看板

不久前,我正在測試送餐服務。 當我查看其他產品時,我可以輕鬆地為每個產品做筆記,也許可以製作一個電子表格來比較產品。 然而,在用餐時,我發現當我看到它們的照片時記筆記和記住我吃的不同菜餚要容易得多。 所以我用我做的所有飯菜開始了一個看板。 每一列都與一家公司的名稱相匹配,每張卡片代表一頓飯。 我添加了圖片、註釋和食譜鏈接。

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通過這種方式,您可以使用看板來保存有關未來度假目的地的想法(或記錄您過去的假期)。 或者你可以收集你最喜歡的食譜,然後選擇一些放在一個列中,代表你本週每晚的晚餐會做什麼。 天空是使用看板進行頭腦風暴和整理想法的極限。

個人看板的最佳應用是什麼?

看板應用程序很多,其中許多是免費的,或者至少有免費的服務層。 有些比其他更好,這取決於您打算如何使用它們。

Trello 是最受歡迎的看板式應用程序之一,因為它非常易於使用。 出於這個原因,它可能是我將看板用於個人組織(而不是在商業環境中)的首選。 免費版沒有很多功能,但您可以通過“加電”添加您想要的功能。 一些增強功能的示例是日曆視圖、時間跟踪和自定義字段。 免費帳戶每個板都附帶一個電源,而付費帳戶則可以獲得更多。 如果您有興趣使用 Trello 保持井井有條,請參閱我的提示以充分利用它。

Zenkit 是供個人使用的看板應用程序的另一個絕佳選擇。 與 Trello 類似,Zenkit 非常易於使用且高度可定制。 我也喜歡它並不過分以業務為中心。 外觀和感覺輕盈、友好且色彩豐富。

Asana 最初並不是一個看板應用程序(它是一個協作工作管理應用程序),但在過去幾年中,它添加了一個名為 Boards 的功能,以便人們可以根據需要使用看板來管理他們的工作。 Asana 是在一群人中跟踪任務的好工具,特別是如果您使用大量基於文本的信息,例如在任務中編寫清單。

Leankit 具有比許多其他看板式應用程序更多的功能,因此,如果您非常關心 WIP 限制、泳道(即能夠自動將板上的內容不僅分為垂直列,而且還可以水平列),那麼它是一個很好的選擇。 , 和別的。 Leankit 沒有免費的服務等級,但您可以免費試用。

Wrike 是另一個很棒的看板應用程序。 但是,它相當以業務為中心,如果您打算將它用於商業和個人組織,它會成為一個很好的工具。 有一個功能有限的免費服務層,但如果您為高級服務支付訂閱費,它的功能非常豐富。

當傳統的待辦事項列表失敗時,試試看板

如果傳統的待辦事項列表不適合您,我強烈建議您嘗試看板。 我最喜歡看板的地方在於它適合不同類型的人。 如果你是一個非線性思考者,當你一眼就能看到很多信息,或者需要觸覺動作來幫助你處理信息時,你的工作效果最好,那麼看板可能適合你。