井井有條：如何將您的工作和個人文件分開

像我這樣的信息工作者經常在周末查看我們的工作電子郵件。 或者，如果那是我們最有效率的時間（或者如果我們在項目上落後），我們可能會在深夜在家中進行重要的演示。 我們同樣傾向於在工作時回复個人信息，或者在辦公室複印機上掃描家庭保險文件。 知識工作者通常喜歡這種靈活性，但如果您不注意如何將工作和個人文件分開，您可能會給自己和您的數據帶來麻煩。

工作和生活之間灰色地帶的危險行為可能會使敏感數據面臨風險。 例如，雖然許多人可能會在辦公室到處掃描個人文檔，但您不會想要掃描任何敏感的東西，因為除非您是 IT 主管，否則您不知道多功能打印機的保存位置它掃描的文件的副本。 它們可能位於掃描儀本身的硬盤驅動器上，也可能保存到不安全的共享服務器上。

此外，為了保持工作與生活的某種平衡，當你在另一個時鐘上做某項工作時，有一些提示會提醒你是有幫助的。 假設您在家庭度假三天后正在處理一些電子郵件。 您可能會欣賞自己擁有處理任何緊急事務的靈活性和機會，但您可能還想回到與孩子一起享受 Splash Mountain 的樂趣。 通過一些簡單的策略來分離您的個人和工作文件，當您享受個人時間時，您永遠不會沉迷於工作太久，反之亦然。

分隔您的文件

分離工作和個人文件的主要技巧是將它們分開。 將特定的東西放在專門的地方不僅可以創造秩序，還可以創造確定性。 它適用於物理世界和數字世界。 如果你總是把鑰匙放在右邊的口袋裡，把手機放在左邊的口袋裡，你永遠不會在夾克里尋找這些東西中的任何一個。

對於數字文件，原理相同，但實際情況略有不同。 您可以將所有工作文件保存在一個文件夾中，將個人文件保存在另一個文件夾中，但它們是否存在於同一服務器、計算機、應用程序或移動設備上？ 你想要他們嗎？

有時我們將工作文件與個人文件分開是為了保持界限，這樣當我們應該與家人和朋友共度時光時，我們就不會陷入工作中，或者我們不會在完成報稅的同時我們準時。

多年來，我制定了一些策略來幫助我劃分我的工作和個人文件，以便它們滿足以下條件：

• 他們總是分開的
• 無論我在哪裡，它們都可以訪問，但是
• 在家庭模式下訪問工作文件和在工作模式下訪問家庭文件對我來說有點不方便。

為不同的事物使用不同的接口

首先讓我們談談數字文檔，例如文字處理文檔、電子表格、演示文稿、PDF 和圖像。

我發現將文檔分開但可訪問的最簡單方法是將它們存儲在在線同步服務中，並對不同類型的信息使用不同的服務。 我使用 Dropbox（Dropbox 每月 9.99 美元）來存儲、備份和同步我的個人文件，我依靠 Google Drive（Dropbox 每月 9.99 美元）工作。 除了這兩項服務之外，還有很多選擇，您可以在 PCMag 的最佳在線存儲服務列表中閱讀。 但關鍵是首先將您的文件分成兩個不同的服務。

為什麼我不選擇我最喜歡的存儲服務並創建兩個不同的帳戶，而不是使用兩個不同的服務？ 擁有不同的界面有助於我保持工作和個人文件之間的界限。

如果我查看 Google Drive Web 界面，我會覺得自己在工作。 但是，如果我在度假時盯著 Google Drive，我的腦海中就會響起鈴鐺，提醒我我正在工作，而我應該在泳池邊閒逛。 但是，如果我周末在 Dropbox 周圍工作，整理我的個人照片，我的大腦不會給我同樣的“你在工作”的信號。 隨著時間的推移，我在每個界面和我在該界面中所做的事情之間建立了強大的關聯。 對我來說，明確工作與生活的界限更為重要，因為我在家辦公。 當我在辦公樓裡全職工作時，我使用了類似的策略來達到同樣的效果。

在您的操作系統和主題中創建視覺提示

一些存儲服務，例如那些與您的操作系統緊密集成的存儲服務，看起來根本不像任何東西（除非您使用 Web 應用程序）。 它們不一定具有獨特的界面。 另一種你可能在沒有意識到的情況下進行劃分的方法是在工作和家庭中使用不同的操作系統。 如果您在辦公室有一台 Windows 機器，而在家裡有一台 Mac，那麼當您在家中使用 Mac 進行辦公室工作時，您可能已經體驗到了同樣的超感知感。

另一個問題可能是您在工作生活和個人生活中使用一些相同的工具，因為您喜歡它們。 您不想選擇兩種不同的工具或界面。 你想使用你最喜歡的一個。 例如，我的一些朋友使用 Slack（Dropbox 每月 9.99 美元）進行個人交流，他們也在工作中使用 Slack。 在這種情況下，我建議您更改兩個 Slack 帳戶的主題（即配色方案），以使它們看起來不同。 您將很快將一種配色方案與工作聯繫起來，並將一種配色方案與私人私人聊天聯繫起來。

按瀏覽器劃分

劃分工作並創建視覺提示以提醒您正在做的工作類型的另一種選擇是在工作中堅持使用一種瀏覽器，在家裡使用另一種瀏覽器。 視覺提示可能更微妙，但你仍然會養成啟動 Chrome 的工作習慣和 Firefox 的個人資料的習慣。

使用兩個單獨的瀏覽器來保持您的 Web 歷史記錄分開也是有益的。 例如，您可能對清除瀏覽器緩存中的工作文件更加警惕，因為它們包含敏感的公司信息，但您實際上可能希望保留您的個人 Web 歷史記錄，以便您可以快速查找幾天前訪問的站點（反之亦然）反之亦然）。

使用電子郵件客戶端應用程序對您有利

在移動電話上，無論您是否在工作和家庭中使用相同的電子郵件服務（例如 Gmail），都可以輕鬆地將工作電子郵件與個人電子郵件區分開來。 解決方案：使用不同的電子郵件客戶端。

Gmail 有一個獨立的應用程序，但您不必選擇它作為您用來訪問 Gmail 的應用程序。 在 iPhone 上，您可以使用股票郵件應用程序。 或者在任何類型的手機上，您都可以安裝與 Gmail 配合使用的第三方電子郵件客戶端應用程序，例如 Boxer（Dropbox 每月 9.99 美元）或 Inboxcube（Dropbox 每月 9.99 美元）。

我喜歡為工作和個人電子郵件使用單獨的應用程序。 我從擁有兩個不同的接口中獲得了同樣的好處。 另外，當我試圖不沉迷於工作時，我可以退出並關閉工作電子郵件，同時讓我的個人電子郵件更容易訪問，反之亦然。

您可能只是非常喜歡一個電子郵件客戶端應用程序，並且希望將它用於您的工作和個人電子郵件。 使用許多應用程序，您可以對多個帳戶進行身份驗證並隨意在它們之間切換。 但是，它提供了您實際上可能不想要的易用性。 你失去了擁有兩個不同界面的好處，你也失去了退出應用程序的能力，無論你現在想讓哪個賬戶不那麼誘人。 為了您自己的心理，也許您希望您的技術對用戶不太友好。

分隔以實現更好的工作與生活平衡

如果您需要在工作和個人生活之間建立更清晰的界限，將數據劃分到不同的應用程序、服務、操作系統和瀏覽器中會大有幫助。

有兩個不同的虛擬空間供您訪問您的文件，這可以創建提示、關聯和進入障礙，可以幫助您最大限度地減少在休息時間的工作或在工作時做個人家務，同時仍然允許您在工作時完成它們必要的。