井井有條：如何在年底前趕上您的費用報告

已經接近年底了。 當會計部門收到一封新電子郵件時，您正在辦公桌前安靜地工作。 你在主題行中大聲喘息，你所有的同事都轉過頭來看看出了什麼問題。 當您承認直到此刻，您完全忘記提交費用報告時，您的臉頰漲紅了。 電子郵件說截止日期是今天。 從你臉頰傳來的熱量變成了一種恐懼感，沿著你的胸膛一直流到你的胃裡。 你的公司欠你幾百美元，每年的這個時候，你真的可以使用它。 不要驚慌！ 這些簡單的步驟可以幫助您控制開支。

一些組織使提交費用報告變得非常容易，即使他們遲到了。 例如，擁有與費用報告系統相關聯的公司信用卡有很大幫助，但並不是每個人都有這種奢侈。 因此，深吸一口氣，並按照以下步驟盡快提交您的逾期費用報告。

請注意，本文的大部分內容也適用於自僱人士，他們必須在年底索取收據才能申請營業費用稅收減免。

1.詢問真正的截止日期是什麼時候以及您是否可以延遲提交

根據您的組織設置其財政年度的時間以及處理應計項目的方式，提交費用報告的截止日期可能已經過去。 但這並不一定意味著提交收據為時已晚。 聰明的人會按時完成。 如果有人告訴你截止日期是周五結束，那麼真正的截止日期很可能是周一早上或更晚。

向會計人員或您的老闆詢問有關費用報告的真正截止日期的明確詳細信息，以及如果您錯過了是否可以做任何事情。 經常有。 如果您可以延遲提交，請對幫助您的人保持友善和親切，並向後彎腰以準確交付他們的要求。 詳細一點。 請記住，他們是在幫您一個忙。 盡你所能通過讓他們的工作更輕鬆來回報它。

2.查看收據規則

如果您以前提交過費用報告，您可能知道提交收據的基本規則。 但是你知道細節嗎？ 在費用發生很久之後提交費用報告時，您可能會丟失一些收據。 查明是否有政策，例如僅要求超過 10 美元的費用收據。 還要詢問您是否可以通過提供突出顯示行項目的信用卡對帳單來顯示付款證明。 這些詳細信息可以在您準備費用報告的時間上大有不同。

3. 列出項目和日期

到了真正開始創建逾期費用報告的時候，粗略列出您需要申報的主要費用，例如您購買的物品、旅行和客戶款待。 如果您只申請一件物品或一次旅行，請跳過此步驟。

如果您列表中的項目是事件，例如客戶訪問或會議，請記下日期。 然後在事件下方，為每一天創建一個條目，如下所示：

第十屆會議：6 月 1 日至 3 日
6月1日
6月2日
6月3日

4. 可視化您的費用

在匯總與旅行或活動相關的費用時，我發現首先列出最大的費用（例如機票、酒店和出勤費）然後嘗試回憶或重新想像每天以支付較小的費用是有幫助的。 在每天條目下方執行此操作。

我喜歡為可能的費用做一個粗略的大綱，然後在我記得它們時填寫（步驟 5-7 包括一些技巧，用於在你記憶失敗時填補空白）。 大綱應包括與您的日期相關的盡可能多的這些要點：

• 起始位置。 你在哪兒睡的？ 您在這個地方是否有任何費用，例如 Wi-Fi 費用？
• 當地旅遊。 你有沒有去任何地方，如果有，你是怎麼到那裡的（汽車、出租車、汽車服務、公共交通）？ 你怎麼回來的？ 如果要求每英里的駕駛費用，距離是多少？
• 膳食。 你在哪裡吃早餐、午餐和晚餐？ 您是否購買了任何飲料，包括瓶裝水和咖啡，或零食？
• 補給品。 您是否需要在一天中購買任何預期或意外的東西？
• 結束位置。 你在哪裡結束了你的一天？ 你在那裡付了什麼錢？

通常只是問自己這些問題可以幫助您回憶起您可能忘記的費用。

5.翻閱收據

如果您有一疊收據，現在翻閱它們並將它們與您創建的大綱相匹配。 我不先做這一步是有原因的。 有時，收據會以一種忽略一天中部分時間的方式重塑我們的記憶。 例如，假設您查看收據並看到您在咖啡店吃了一頓快餐，然後在會議場所吃了午餐。 您現在對這兩個事件有了生動的回憶，並準備好進入下一張收據。 但你的記憶可能忽略了兩個地點之間的 15 美元優步車程，僅僅是因為你沒有實體收據來觸發記憶。 當我們沒有觸發器時，很容易忘記細節。

6. 掃描你的日曆

日曆可以包含更多提醒，幫助您創建準確的費用報告。 當您填寫您的一天時，打開您的日曆並掃描它以驗證旅行日期和重大事件。 某些條目可能會觸發您對費用以及缺少費用的記憶。 例如，如果業務夥伴在您旅行的一天向您發送了一份晚餐的日曆邀請，並且她支付了費用，那麼您不必擔心尋找當晚用餐的收據。

7.細讀薄荷

尋找丟失費用的另一個好地方是 Mint。 Mint 是一款個人理財應用程序，可將您的所有財務交易整合到一個可搜索的網站和應用程序中。 使用 Mint，您可以按日期過濾所有信用卡和借記卡費用，這可能有助於發現您忘記的費用。 在我之前給出的關於 Uber 收據的示例中，您可以通過在 Mint 中搜索日期來找到信息，這將更容易在您的電子郵件中找到真實的收據。

您還可以在 Mint 中將標籤添加到行項目交易中，如果您全年都為業務費用這樣做，您可以輕鬆找到您需要申請的所有費用。

我之前提到過，如果您找不到收據，您可能會詢問是否可以提交一份信用卡對帳單副本，其中突出顯示該行項目的費用。 同樣，Mint 會在這里為您提供幫助，因為它會告訴您您使用了哪張信用卡。

8. 不要忘記小費和停車

容易忽略的兩類費用是小費和停車費。 以現金支付的小費，例如給酒店清潔人員和服務員的小費，從不附帶收據。 停車費也可能是現金，沒有收據。 但它們加起來，如果你做了它們，就值得聲稱。