井井有條：甘特圖入門的 5 個簡單步驟

在開始一個新項目之前，有一個路線圖、對所有必要步驟的某種清晰概述以及這些步驟需要發生的順序是有幫助的。 這基本上就是甘特圖。 該項目是個人項目（例如在房屋後面添加甲板）還是商業項目（例如建立新網站）都沒有關係。 你得知道

• 你何時何地開始，
• 一路上的所有步驟以及它們需要多長時間，
• 誰負責每一步，
• 這些步驟需要發生的順序，以及
• 項目何時完成。

甘特圖以工程師和顧問亨利甘特命名，他在 1910 年代開發並使用了甘特圖，是項目從開始到結束的可視化。 它們是一種極為常見的生產力工具，並且是許多項目管理服務的關鍵部分。 事實上，優秀的 TeamGantt（Software Advice 售價 14.95 美元）服務甚至得名於圖表。 在本文中，我將解釋什麼是甘特圖、它們的作用以及人們如何使用它們，並提供開始使用它們的五個步驟。

什麼是甘特圖？

“甘特圖是完成項目所需步驟的可視化，”LiquidPlanner 首席項目經理 Kayvon Ghaffari 解釋說（Software Advice 售價 14.95 美元），當我最近請他分享一些關於開始使用甘特圖的見解時圖表。 LiquidPlanner 是一款獲得編輯選擇獎的項目管理和工作場所協作應用程序，它強調甘特圖。

Ghaffari 提醒我，一個項目不同於其他類型的工作。 “一個項目是一組有開始和結束的工作，而創建該項目的完成是一組任務，”他說。 甘特圖專門用於項目，而不是正在進行的工作。 他們是關於幫助你從頭到尾的，所以重要的是有結束。

甘特圖

甘特圖從左到右，從上到下閱讀。 （參見上圖來自 TeamGantt。）x 軸是時間。 圖表在項目啟動時開始，在項目交付時結束。 運行 y 軸的長度是任務，儘管它們只是在一個列表中。 它們在 y 軸上的確切位置無關緊要，儘管它們往往按時間順序排列。

“一項任務包含三個組成部分：它是什麼，需要多長時間，以及誰來做，”加法裡說。 在甘特圖上，每個任務都用一個條形表示。 條的長度顯示任務將花費多少時間。 任務欄通常是顏色協調的，指示哪個人或部門負責完成任務。 至於“什麼”，任務名稱通常出現在欄上，或者在您單擊它時變得可見。

除了顯示項目的所有任務以及它們需要多長時間之外，甘特圖還顯示順序和依賴關係。 換句話說，它們顯示了任務需要發生的順序，以及一件事是否必須在另一件事之前發生。 為什麼這麼重要？

甘特圖有什麼作用？

“甘特圖清楚地表明你不能同時做所有事情，”Workfront 的產品戰略主管 Chris Savoie 說。 他以建造樹屋為例。 您可以同時購買釘子和木頭，但在將木頭釘入樹之前，您必須先切割木頭。

甘特圖顯示任務之間的依賴關係，通常用一條線連接它們。

依賴項

在加入 Workfront（與 LiquidPlanner 一樣，它是一種用於工作場所協作和項目管理的工具）之前，Savoie 與聯合空間聯盟（United Space Alliance）以及美國宇航局的約翰遜航天中心（Johnson Space Center）一起參與了一些高度複雜的項目。 他提到，雖然排序和依賴關係對於即使是簡單的項目（例如建造樹屋）也很重要，但它們對於大型、長達數年的項目（例如建造國際空間站）至關重要。

甘特圖做的另一件事是幫助組織或項目負責人管理資源。 “僅僅因為一項任務的存在並不意味著有人可以自由地去做，”加法裡說。

使用甘特圖，您可以輕鬆查看人員或部門何時被安排處理任務，以及他們何時空閒。 “你需要能夠考慮人們的日程安排以及一天中有多少小時，”他補充道。 甘特圖創建了一種查看時間、任務和資源的有效方式。

甘特圖入門

一旦您對甘特圖是什麼以及它們為何有用有了深入的了解，您就可以開始為自己的項目製作它們。 這五個步驟將幫助您開始。

1. 選擇一個模板或從頭開始構建一個
通常，當您開始新的甘特圖時，您可以選擇使用模板或從頭開始。 對於項目管理軟件提供的模板，模板可能來自外部來源，也可能來自您自己過去的項目。

使用您自己以前的工作來創建模板的好處之一是您通常可以從過去發生的事情中學到很多東西。 該模板不僅會提供有關任務和排序的信息，還會提供有關任何任務是否比預期花費的時間更長的信息。

2. 標記你的里程碑
大多數用於創建甘特圖的軟件都具有添加里程碑的功能。 里程碑是指示項目階段已完成的標記。 例如，在構建網站時，鎖定線框是一個典型的里程碑。

從頭開始構建甘特圖時，在添加任何任務之前繪製所有里程碑通常很有幫助。 列出所有里程碑有助於將項目分解成更小的部分，這些更小的部分比一次性的整個項目更容易概念化。

3. 添加任務、序列事件和創建依賴項
下一步是添加任務、排​​序事件並創建依賴項。 添加任務時，請務必查看歷史報告或與將完成任務的人員交談，以準確估計需要多長時間。

在對事件進行排序時，請記住，多個任務可以同時執行，但不能由同一個人執行。 在網站構建中，一個人可以處理線框圖，而另一個人可以為原型收集示例內容。 但是線框設計師不能同時創建情緒板。

僅在列出所有任務並將它們按正確順序放置後才添加依賴項，並小心處理它們。 “真正讓你感到困惑的是，如果你進入甘特圖的一半，發現任務 12 不再依賴於任務 5，”Savoie 說。 他補充說，初學者應該非常小心，除非他們確定這樣做是正確的，否則不要刪除依賴項，因為如果他們創建了一長串事件，那麼將它們恢復是非常困難的。

4. 關注你的資源
“任務需要按照正確的順序進行，然後你需要控制誰可以完成這些任務，”Ghaffari 解釋說。 如上所述，僅僅因為有任務要做並不意味著有人可以自由地去做。

Ghaffari 指出，他公司的甘特圖軟件不允許超額預訂，這意味著如果某人已經同時被分配到不同的任務，LiquidPlanner 將不會讓您將某人分配給任務。

甘特圖不僅可以幫助您查看資源是否超額預訂，還可以幫助您查看更正後對項目進度的其餘部分的影響。

5. 合作
“讓人們明白甘特圖不是魔法非常重要，”加法裡說。 “僅僅因為你已經計劃了一些事情，並不意味著它與現實有任何關係。”

確保甘特圖與現實保持一致的方法是通過協作。 通常，甘特圖軟件是大型項目管理或工作場所協作包的一部分。 團隊中的每個人都應該有能力至少看到圖表，如果不能更新任務和其他提供給它的信息的話。 這樣，如果受託人提前完成任務，並且她有權更新她的進度以標記任務完成並更正估計時間，那麼她也可以幫助其他受讓人提早完成任務。 或者，她也可以將自己標記為可用資源，以幫助完成其他任務，直到她下一次安排的任務。

Ghaffari 這樣總結協作的力量：“如果甘特圖是在真空中，誰知道它是否準確？如果它是協作的，那麼它就內置了檢查，它更有可能反映現實。這就是甘特圖的價值所在。甘特圖大放異彩。”

不要過分依賴甘特圖

Ghaffari 和 Savoie 都告訴我，他們使用甘特圖來規劃和檢查項目，但他們不喜歡在其中管理日常工作。 “通常這是一個計劃，而不是執行計劃，”薩瓦說。

Savoie 還指出，初學者可能沒有意識到人們很少（如果有的話）一次查看整個甘特圖，因為它們通常很大。 “你需要一個廣告牌來打印它，”他說。

根據 Ghaffari 的說法，“構建甘特圖並不是最終目標。它是任務計劃和排序的可視化。甘特圖可以幫助人們了解計劃的運作方式。”

如果您對甘特圖感興趣，那麼您通常也可能對項目管理感興趣。 有關保持項目正常運行的一些出色的附加提示，請查看我的 4 個項目管理入門提示以及我關於如何改善溝通以實現更好的項目管理的建議。