如何僅在 Outlook 中獲取某些電子郵件的警報？

已發表: 2020-08-11

如果您將 Outlook 配置為為多個帳戶獲取和管理您的電子郵件，並且還為新電子郵件啟用桌面警報，那麼您將始終在新電子郵件到達時收到通知——無論新電子郵件是否為重要郵件都無關緊要。 因此，例如，如果您在 Outlook 中操作私人和企業電子郵件帳戶，則將一個帳戶的郵件優先於另一個帳戶的郵件是有意義的。

在本指南中，我們打算向您展示如何將 Outlook 通知僅限於 Windows 10 上的重要電子郵件。例如，如果您使用私人電子郵件接收廣告和新聞通訊，則可以指示 Outlook 停止顯示此帳戶的桌面警報因為通知根本沒那麼重要。

如何在台式計算機上管理 Outlook 警報

公平地說，源源不斷的電子郵件通知可能會擾亂任何人的思路。 如果您不想關閉 Outlook 中所有新電子郵件的通知 - 特別是如果您需要在重要的工作/業務消息到達後立即繼續查看它們 - 那麼您可以將 Outlook 配置為僅通知您有關重要電子郵件的信息。

對於幾乎所有情況，您都可以利用一些有用的程序來強制 Outlook 正常運行（按照您希望的方式）。

如何禁用新郵件警報：

如果您厭倦了看到新郵件並且根本不想收到通知，那麼您可以禁用新郵件警報。 不過，這裡的舉動是極端的，我們不建議這樣做。

  1. 這些是禁用新郵件警報必須經過的說明：
  • 首先，您必須在計算機上打開或運行 Outlook 應用程序。
  • 假設 Outlook 窗口現在在您的 PC 屏幕上，您必須單擊“文件”菜單。
  • 從顯示的列表中，單擊選項。
  • 在選項屏幕上，您必須檢查左窗格中的列表，然後單擊郵件。

您現在將被定向到“郵件”選項卡。

  • 現在，您必須找到消息到達部分（如果必須向下滾動）。
  • 看到顯示桌面警報參數後，您必須單擊其複選框以禁用它。
  • 現在，您必須單擊“確定”按鈕以確認並返回 Outlook 的主屏幕。

如果您做的一切正確，Outlook 將記錄新配置並停止提醒您有關新電子郵件的信息。

  1. 如何禁用特定電子郵件帳戶的警報； 如何為除一個電子郵件帳戶之外的所有帳戶啟用警報：

如果您希望 Outlook 停止提醒您有關特定電子郵件帳戶中的新電子郵件（例如您的私人電子郵件），那麼此處的過程適合您。

按照以下說明將 Outlook 配置為停止顯示特定電子郵件帳戶的通知（同時允許其他帳戶的通知）：

  • 首先，您必須在 PC 上運行或打開 Outlook 應用程序。
  • 一旦 Outlook 窗口出現在您的屏幕上，您必須查看其左上角，然後單擊文件。
  • 從顯示的列表中，您必須單擊管理規則和警報。
  • 現在，您必須單擊新規則。

Outlook 將彈出規則嚮導窗口。

  • 在這裡，您必須單擊對收到的消息應用規則（模板之一）。
  • 現在，您必須轉到 Condition。 單擊下一步。

Outlook 現在會彈出另一個提示。

  • 再次單擊“是”按鈕繼續執行任務。
  • 現在，在“操作”列表下，您必須單擊“顯示桌面警報”。
  • 單擊下一步。
  • 現在，您必須選擇或指定例外。 選擇通過指定帳戶除外。
  • 在這裡，您必須檢查框的底部並單擊此處的指定鏈接。
  • 最後，您必須單擊 Finish 確認並激活您剛剛創建的新規則。
  1. 如何僅為某些電子郵件帳戶啟用警報：

如果您希望 Outlook 為某些電子郵件帳戶（您認為最重要的帳戶）發送通知，那麼您可以配置電子郵件客戶端來準確執行此操作。 如果您只想查看兩個或更多帳戶的通知，則此過程適合您。

執行以下步驟以指示 Outlook 僅顯示特定帳戶的通知：

  • 首先，您必須在計算機上運行或啟動 Outlook 應用程序。
  • 一旦 Outlook 程序窗口出現，您必須檢查其左上角，然後單擊文件。
  • 現在，從出現的菜單中，您必須單擊新規則。

Outlook 將啟動“規則嚮導”窗口。

  • 單擊對我收到的消息應用規則模板以繼續。
  • 現在，假設您在條件部分，您必須選擇通過指定帳戶參數。
  • 在這裡，在框的底部，您必須單擊指定的鏈接。
  • 現在，您必須選擇要查看警報的帳戶。
  • 單擊下一步。
  • 現在，您必須選擇顯示桌面警報操作。
  • 最後，要確認事情並啟用您創建的規則，您必須單擊完成。

如果您做的一切正確，那麼您將只會收到您指定的電子郵件帳戶的警報（僅此而已）。

  1. 如何僅獲取重要電子郵件的 Outlook 通知； 當涉及特定發件人時如何獲取電子郵件警報：

在這裡，我們打算向您展示如何將來自特定發件人的電子郵件標記為重要，並將 Outlook 配置為僅顯示來自該發件人的郵件的警報。 如果您不想打擾來自其他發件人或郵箱的電子郵件，建議的設置很有用。

按照以下說明強制 Outlook 僅在郵件來自特定發件人時提醒您：

  • 首先，您必須啟動或打開計算機上的 Outlook 應用程序。
  • 出現 Outlook 窗口後，您必須導航到其左上角，然後單擊文件。
  • 從靠近窗口左角的菜單中，您必須單擊選項。
  • 假設您現在在 Outlook 選項屏幕上，您必須檢查靠近左窗格的列表，然後單擊郵件。
  • 現在，您必須找到消息到達部分。 在那裡，您必須取消選擇所有參數（如果需要，單擊它們的複選框）。
  • 單擊確定按鈕（靠近窗口底部）。

現在，您必須繼續為來自特定發件人的重要電子郵件創建規則。 繼續這些說明：

  • 假設您在 Outlook 應用程序窗口中，您必須單擊規則（靠近顯示的頂部）。
  • 從出現的列表中，您必須單擊管理規則和警報。

Outlook 現在將顯示“規則和警報”對話框或窗口。

  • 假設您在“電子郵件規則”選項卡上（默認情況下），您必須單擊“新規則”按鈕。

現在將彈出規則嚮導對話框。

  • 單擊“當我收到某人的消息時播放聲音”框 - 如果您需要此功能。 選擇一個模板框。
  • 現在，您必須單擊“人員或公共組”鏈接。 在這裡，您必須選擇要將其電子郵件標記為重要的發件人。
  • 點擊“播放聲音”。 在這裡，您必須選擇您喜歡或需要的聲音。
  • 最後，您必須單擊“完成”按鈕。

如果您返回到“規則和警報”對話框或窗口，您必須單擊那裡的“確定”按鈕（以保存您剛剛創建的規則）。

現在，如果您正確執行了上述步驟，那麼您只會收到來自標記發件人的消息的警報，並且會播放指定的聲音。

  1. 如何僅獲取重要消息的通知； 如何僅在涉及特定主題時獲取電子郵件警報：

如果您希望 Outlook 根據特定主題顯示重要電子郵件的通知，那麼您可以配置電子郵件客戶端來精確執行此操作。 在這裡，我們打算向您展示如何根據已知主題將某些電子郵件標記為重要，並強制 Outlook 記錄這些內容。

按照以下說明強制 Outlook 根據特定主題顯示新電子郵件的警報：

  • 首先，您必須在計算機上啟動或運行 Outlook 應用程序。
  • 一旦 Outlook 窗口出現，您必須查看其左上角，然後單擊文件。
  • 檢查靠近窗口左角的菜單，然後單擊選項。
  • 出現 Outlook 選項屏幕後，您必須檢查靠近左窗格的列表，然後單擊郵件。
  • 現在，您必須找到消息到達部分。 在那裡，您必須取消選擇所有參數（單擊它們的複選框 - 如果您需要刪除標記）。
  • 單擊確定按鈕（在窗口底部）。

此時，您必須繼續創建新規則，將某些電子郵件（基於主題）定義為必須顯示通知的重要消息。 繼續執行以下步驟：

  • 在這裡，假設您返回 Outlook 主屏幕，您必須單擊“規則”（靠近顯示頂部的選項）。
  • 從出現的列表中，您必須單擊管理規則和警報。

現在將彈出規則和警報對話框或窗口。

  • 在電子郵件規則選項卡下，您必須單擊新規則按鈕。

Outlook 現在將彈出規則嚮導對話框或窗口。

  • 在從空白規則開始下，您必須單擊對我收到的消息應用規則。
  • 現在，您必須單擊“下一步”按鈕。
  • 假設您現在在第二個規則嚮導對話框或窗口中，您必須這樣做：
  1. 單擊主題中包含特定單詞的框（以選擇此參數）。
  2. 單擊特定單詞的框（以選擇此參數）。
  3. 現在，您必須使用電子郵件主題的特定單詞或短語填充“搜索文本”對話框。
  4. 單擊“添加”按鈕，然後單擊“確定”按鈕進行確認。
  5. 單擊下一步按鈕。

在這裡，假設您在第三個規則嚮導對話框或窗口中，您必須單擊播放聲音框（以選擇此參數）。

  • 在第 2 步下，您必須單擊聲音鏈接。
  • 最後，您必須單擊“完成”按鈕以匯總內容並保存您的工作。

如果您返回“規則和警報”對話框或窗口，則必須單擊“確定”按鈕。

好吧，如果您正確執行了上述任務，那麼 Outlook 將只會為主題中包含指定單詞或短語的新電子郵件顯示警報和播放聲音。

  1. 如何在 Outlook 中編輯規則：

您可能已經註意到，在上述操作中，我們使用 Outlook 中的規則功能來配置郵件客戶端以某種方式運行。 通過規則，您可以指示 Outlook 僅提醒您有關特定電子郵件帳戶的某些郵件、顯示某些類型郵件的通知等。

在這裡，我們打算向您展示如何修改、刪除規則，甚至暫時關閉它們。

例如，如果您想強制 Outlook 顯示“新郵件警報”對話框來代替“桌面警報”對話框，則必須執行以下操作：

  • 首先，您必須在計算機上啟動或運行 Outlook。
  • 出現 Outlook 窗口後，您必須轉到窗口頂部，然後單擊主頁（其中一個選項卡）。
  • 在移動部分周圍，您必須檢查並單擊規則。
  • 從出現的列表中，您必須選擇管理規則和警報。

Outlook 現在將顯示“規則和警報”對話框。

  • 假設您在電子郵件規則選項卡上，您必須單擊更改規則（以查看可用選項列表）。
  • 單擊編輯規則設置。

此時，“規則嚮導”對話框的第一個屏幕將顯示可用於為傳入電子郵件定義規則的條件列表。 在之前的程序中，我們指示您進行某些選擇。 如果您想更改您現在正在處理的規則的條件，那麼您必須現在這樣做。 否則 – 如果您不打算進行更改 – 您必須單擊下一步。

同樣，您可以在列出可用於定義傳入消息規則的條件的屏幕上進行更改。 例如，您必須單擊“顯示桌面警報”以選擇此參數的框，然後單擊“下一步”繼續操作。

如果您希望 Outlook 顯示更有可能引起您注意的警報，則必須向下滾動操作列表，然後單擊“在新項目警報窗口中顯示特定消息”框（以選擇此參數） .

如果要自定義出現在“新郵件警報”對話框或窗口下的消息，則必須單擊特定消息鏈接，該鏈接通常位於第 2 步的框下方。將出現“警報消息”對話框或窗口現在起來。 現在，您必須填寫指定警報消息下的文本框，然後單擊確定按鈕保存您的工作。

如果要引入新的例外或刪除現有的例外，則必須單擊下一步。 這樣，您就可以訪問異常列表並進行所需的更改。

例如，如果您想更改規則名稱或更改出現在“規則嚮導”對話框的最後一個屏幕上的其他選項，則必須單擊“下一步”（再次在“例外”屏幕上）。 如果這是您打算進行的唯一更改，您現在可以單擊“完成”按鈕（在“操作”屏幕上）以確認並保存您所做的更改。

任務結束時，規則嚮導對話框將自動關閉。 您可能會返回到“規則和警報”對話框。 在那裡，您可以單擊“確定”關閉窗口。 如果您想立即運行剛剛處理的規則，則必須單擊立即運行規則（電子郵件規則選項卡頂部的選項）。

在這裡，假設您在 Run Rules Now 對話框中，您可以單擊 Select rules 參數（將其選中），單擊您要立即運行的規則的複選框，然後單擊 Run Now。 Outlook 應用程序現在應該可以運行規則。

但是，“立即運行規則”對話框或窗口不會自動消失。 您必須單擊關閉才能將其關閉。 同樣，您必須單擊“確定”以關閉“規則和警報”對話框或窗口。 後者也不太可能自動消失。

好吧，如果您做的一切正確，那麼“新郵件警報”對話框或窗口現在將開始在頂部顯示您的自定義消息。

小費：

由於您來這裡是為了學習如何在 Outlook 中對新電子郵件的警報進行嚴格控制——這意味著你不希望不必要的通知分散你的注意力——我們可以放心地假設生產力在你的優先級列表中很高。 因此，我們建議您獲取 Auslogics BoostSpeed。

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