高管見解：這需要開會嗎？

在這篇文章中：

• 公司如何適應並蓬勃發展，轉向遠程和混合工作
• 如何營造更健康的職場文化
• 為什麼像 TechSmith 這樣的公司正在試驗異步工作流

根據皮尤研究中心 2022 年的一項研究，自 COVID-19 大流行的早期階段以來，每 10 個可以遠程完成工作的美國工人中就有 6 個繼續在家工作。 CSC 是一家位於特拉華州威爾明頓的法律合規諮詢公司，是自大流行開始以來選擇不返回辦公室的眾多公司之一。

進入遠程工作中心不久，CSC 企業技術高級用戶體驗工程師 Mark Tarone 注意到在定期安排的狀態更新期間屏幕上滿是空白的凝視。

“在這次會議上沒有討論，沒有辯論，也沒有必須做出的決定，”Tarone 說。 “我們會在那裡坐 30 分鐘，你會看到人們走神。”

解決方案？ 邀請項目經理創建視頻和屏幕截圖，讓團隊成員可以在實時更新之前查看 - 並在 10 分鐘或更短的時間內自行查看。 這消除了一些全團隊遠程會議，並開始轉向更加異步的工作時間表。

“人們興高采烈——這是一場巨大的勝利，”Tarone 說。 在接受埃森哲 4 月份發布的未來工作研究調查的 9,000 多名全球員工中，驚人的 83% 表示他們更喜歡至少在部分時間遠程工作。

Tarone 和其他對遠程工作溝通有深刻見解的高管於 2022 年 6 月召開虛擬會議，就工作場所溝通的發展動態進行了深思熟慮的討論。 對話由 Crain's Content Studio 主持，它是 Crain's Detroit Business 的營銷講故事部門，與總部位於密歇根的 TechSmith 合作，TechSmith 是屏幕捕獲和屏幕錄製軟件的全球領導者。

在虛擬對話中，高管們一致認為，高效的混合工作模式需要有意識地轉變公司的整體溝通策略。

TechSmith 表示：“我們將繼續看到越來越少的人關注‘核心工作時間’，更多地關注‘隨時隨地’的思維方式，這種思維方式具有個人靈活性，並創造了一個讓員工和團隊感到有能力做最好工作的環境。”首席執行官溫迪·漢密爾頓。

圓桌會議參與者

構建數字工具箱

Matthew Dyer 是 Netflix 的開發者教育主管，自一年多前加入公司以來，他一直在遠程工作。

他將其團隊的溝通最佳實踐描述為由同步和異步工具的組合支持。

“Netflix 的大部分繁重工作都發生在 Google 文檔的評論部分，”他說。 “通常，我做的第一件事就是瀏覽評論，因為我知道那是所有實際對話發生的地方。”

異步工作流，例如使用 Google Docs，允許員工在方便時進行連接。 或者，同步平台需要團隊成員在特定時間登錄並參與。

“根據公司的規模、公司的業務、文化——甚至員工所在的位置，你可以擁有不同的通信技術棧，”數字服務提供商學習體驗高級總監伊麗莎白皮爾斯說任務我們。 “如果你有一家 200 人的公司，那麼對你有用的東西就不會為一家擁有 200 萬員工的公司工作。”

Workforce Communication 的聯合創始人兼戰略合作夥伴 Jesse Lahey 是語音消息應用程序 Voxer 的常客，該應用程序允許異步電話呼叫。

“對於我們很多人來說，感覺手機重 100 磅，”Lahey 說。 “如果我接電話或打電話給某人，我可能會陷入 30 分鐘的對話中。 但能夠按下一個按鈕，留下一條語音消息，然後在合適的時候得到回复，這對他們來說會加快很多對話。”

Mutual Trust Life Insurance Company 新業務和金融服務運營總監 Francine Dubicki 表示，她的團隊使用基於雲的內容管理和文件共享工具 Box 來保持 Mutual Trust 的全球員工保持聯繫並“在同一頁面上”，儘管在不同的時區。 Dubicki 表示，她還經常依靠 Snagit 創建帶有詳細屏幕截圖的用戶文檔，以及創建帶有標註氣泡和有趣圖形的鼓舞人心的電子郵件。

“我們非常喜歡在必要時使用這些異步工具，我們將繼續尋找這些合作機會，無論是新軟件還是更多地了解我們已有的軟件，”Dubicki 說。

技術工具箱提示

• Google Docs：基於文字的協作文檔
• Box：基於雲的內容管理和文件共享
• Snagit ：屏幕截圖和錄製工具； 通過圖像、GIFS 和視頻創建視覺交流
• Voxer：語音消息、一鍵通通信
• Camtasia：用於創建、編輯和共享視頻的多合一視頻編輯和屏幕錄製

反思會議

Reclaim.ai 在 2021 年進行的一項研究發現，專業人士平均每週工作時間的一半以上（21.5 小時）都花在會議上。 在 Covid 之前，專業人士每週花大約 14.2 小時開會。 自大流行開始以來，僅一對一簽到一項就增加了 500%。

根據哈佛商業評論的“混合工作場所”洞察報告，虛擬會議激增的一個潛在因素是“需要監控和觀察人們，以便感覺工作在進步”。 作者最終將這種“需要”歸因於過時的朝九晚五、同步完成工作的辦公室思維與越來越偏遠的員工隊伍之間的衝突，在這種情況下，每個員工的工作都按照自己的時間表進行。

這些會議中有多少可能是電子郵件、視頻消息或協作共享的文檔？

“我們試圖讓人們問自己，'這需要開會嗎？' 在發送會議邀請之前，”總部位於克利夫蘭的保險公司 Oswald Companies 的董事總經理兼高級副總裁 Catherine Kosin 說。 “我們希望加強這一想法的一種方式是 Outlook 的自動默認設置，要求用戶在發送日曆請求時包含具有預期會議結果的議程。”

Kosin 和她的團隊還實施了全公司範圍內的“週五不開會”政策，主要用於內部會議。

TechSmith 要求團隊成員優先考慮 7 月份的異步工作，從而採取措施減少會議數量。 漢密爾頓說，公司在過去幾天或幾週內測試了“不開會”，但許多員工將他們的約會推遲到第二天。

“我們正在嘗試查看‘異步優先’的重點是否有助於我們和我們的團隊成員更好地評估何時需要開會，”她說。

Walker-Miller Energy Services 的首席人事和文化官 Kimika Garrett 說，她經常取消不必要的會議。

“當我在 2 月份加入 Walker-Miller 時，我每個星期五都會停下來，”加勒特說。 然而，她補充說，一些週五的會議確實會根據具體情況列入她的日程安排。

Netflix 試圖通過啟動“緩慢的八月”來給所有員工一個夏末假期，這意味著取消 2021 年的定期會議。根據戴爾的說法，影響是不均衡的。

“因為像開發人員這樣的其他人都在埋頭苦幹，我們那些從事工具支持的企業工程人員有更多的工作要做，”Dyer 解釋說。 “這可能不是你必須在公司層面強制執行的事情。”

溝通，溝通，溝通

雖然清晰的溝通是構建令人滿意的工作場所文化的基石，但這些專家認為，同時使用同步和異步工具對於適應不同的溝通偏好至關重要。

“我們今天有六代人在工作，他們每個人都以不同的方式接收數據，”Kosin 說。 “我們不能將所有內容都製作成視頻，也不能將所有內容都製作成電子郵件。”

例如，如果 Oswald Companies 的領導者計劃通過市政廳網絡廣播與員工溝通，他們可能會隨後發佈時事通訊，Kosin 解釋說，“這樣那些不喜歡聽或不喜歡在鏡頭前的人可以在以後參考這些信息”

皮爾斯說她相信傳遞信息三次，每次都以不同的方式傳遞。 例如，在全體團隊會議之後可以發送一封摘要電子郵件，然後是一段短視頻。

“我們在勞動力中有不同的世代，我們也有不同的學習方式，”Lahey 說。 “有些人是讀者； 有些人需要視覺上的東西，有些人是聽覺學習者。”

Garrett 還強調了異步工具的強大功能，它有助於改善整個團隊的溝通——尤其是那些在異地工作的人。

“我的現場工作人員無法參加午餐和學習，或者無法在電腦前使用，因此我需要確保以有效的方式定制、精心設計和提供溝通，”Garrett說。

皮爾斯補充說，嘗試不同的溝通技巧和工具是構建工作場所溝通策略的關鍵部分。 她說，高流失率或參加人數稀少的公司活動（虛擬或其他方式）通常是溝通中斷的跡象。

工作正在進行中

人們現在已經習慣了在家工作，而不是與五天的通勤時間作鬥爭。 隨著遠程和混合工作機會在全球範圍內不斷擴大，提高靈活性是當今人才大戰中的一項競爭優勢。

在 Walker-Miller，Garrett 正在擴大她的團隊在 Walker-Miller 主要站點位置之外尋找某些職位的範圍。 她說，她還專注於更廣泛的人才庫搜索，超越性別和種族的多樣性，包括退伍軍人和退休人員。

從人力資源的角度來看，Garrett 專注於改變現有的招聘實踐觀念，並通過尋找人才來發揮創造力。

Dubicki 解釋說：“我們已經看到無需面對面交流和協作的能力——甚至無需同時在線——對人才招聘和保留以及生產力的影響有多大。” “工作實踐在不斷發展，如果我們想繼續建設我們的團隊，我們的思維也必須如此。”