電子郵件永遠不會消亡。 以下是如何讓它變得更好

我們都討厭電子郵件，對嗎？ 然而，TechSmith 的一項新調查顯示，這是我們工作中大部分溝通發生的地方。

儘管依賴電子郵件，但調查受訪者對電子郵件的低效率有很多看法。 當被問到組織中有效溝通的最大障礙是什麼時，人們的回答如下：

• 「每天收到太多電子郵件。 我們不一定有時間閱讀所有內容。”
• “來回發送電子郵件效率非常低，可能會導致錯過最後期限。”
• “人們還沒有閱讀他們的電子郵件。”

那我們為什麼要這樣對待自己呢？ 研究表明，如果電子郵件要繼續存在，我們必須更有效地使用它，這樣我們才能實現收件匣為零。

在這篇文章中，我們將介紹為什麼電子郵件無處可去，為什麼它如此難以正確處理，以及您可以採取的簡單步驟（帶有示例！）以確保人們真正閱讀您的郵件。

工作的未來是異步的

新的研究表明，視訊訊息等非同步格式正在成為會議的受歡迎替代品。

獲取見解

為什麼電子郵件無處可去

電子郵件成為大多數商業通訊的主要內容是有原因的。 與召開會議相比，這是一種更快、更有效的資訊交流方式，讓您可以輕鬆地與組織內部和外部的人員聯繫。

電子郵件還提供決策、請求和其他有用資訊的書面記錄，以便日後存檔和參考。

是什麼讓電子郵件難以正確傳送

要發送成功的電子郵件，您必須有效地傳達您的訊息。 否則，當人們尋求澄清時，您將面臨誤解或來回資訊的衝擊。 電子郵件會產生更多電子郵件。

或者更糟的是，人們根本不會閱讀您的電子郵件。

不幸的是，電子郵件基於文字的性質使得正確處理變得具有挑戰性。

電子郵件缺乏非語言提示

當您聽不到某人的語氣或看不到他們的面部表情和肢體語言時，很容易誤解他們想說的話的意圖。 原本友善的訊息可能會無意中顯得嚴厲或消極。

不是每個人都擅長寫作

有效的電子郵件溝通依賴強大的寫作技巧。 並不是每個人都有能力以書面形式清晰簡潔地表達自己的想法，這可能會導致混亂或溝通不良。

文字牆？ 下一個！

有些事情是很難用文字來解釋的。 為了避免潛在的誤解，人們往往會透過提供過多的背景或澄清來進行過度補償。

沒有人有時間在工作日閱讀一篇五頁紙的文章。 要么人們會因為長度太長而跳過你的信息，要么你的要點會在混亂中丟失。

透過圖像和影片更快地傳達您的訊息

Snagit 讓您可以輕鬆捕捉螢幕、新增上下文並在任何地方共享。

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發送更好電子郵件的 5 種簡單方法

您似乎無法阻止每天堆積在收件匣中的大量電子郵件。 事情是這樣的，如果您花時間改進您的電子郵件遊戲並發送更清晰、簡潔的訊息，這將有助於減少不必要的來回，從而騰出一些寶貴的時間。

1.快速切入主題

如果您發送電子郵件是因為需要有人採取行動，請從一開始就說清楚。 避免冗長的介紹有助於確保您的請求或截止日期不會在混亂中迷失。

如果您認為上下文會有幫助，請在表達主要觀點後添加它。 如果您的收件者需要，他們可以選擇繼續閱讀，如果他們不這樣做，您不會浪費他們的時間。

2. 保持簡短

您還希望電子郵件盡可能簡短，不要遺漏必要的詳細資訊。 當然，這是一種平衡行為。 嘗試在開始輸入之前花一點時間來清楚定義電子郵件的目的。 你想讓對方做什麼？ （如果涉及截止日期，請不要忘記註明！）

用最大字數挑戰自己。 根據 Boomerang 的說法，電子郵件的最佳長度約為 50-125 個字。

3. 為了清晰起見，加入視覺效果

這句話怎麼說來著？ 一張圖片勝過千言萬語？ 這是真的！ 讓電子郵件更清晰簡潔的簡單方法是結合附註釋的螢幕截圖、圖表或資訊圖表等視覺效果來解釋概念或簡報流程。

高達 97% 在工作交流中使用圖像的人發現它很有效。 他們報告說，圖像可以減少誤解並節省時間。

無論您是想解釋流程還是提供專案回饋，都不要輸入解釋，而是截圖！ 使用 Snagit 等螢幕擷取工具，您可以擷取您所引用的幻燈片或應用程序，並使用箭頭或標註等註釋來添加上下文。

4. 建立你的電子郵件

一點點格式化會有很大幫助！ 透過將訊息分成簡短的段落，避免出現令人生畏或難以閱讀的大塊文字。 如果您需要概述流程或步驟，請使用編號清單以使收件者更容易閱讀。

5. 發送視頻

當您需要分享不值得開會但又很難在電子郵件中傳達的訊息時，您會怎麼做？ 您發送視訊訊息！ 甚至不讓我開始所有可以用視訊代替的會議。

如果您很難傳達自己的訊息，但又無法在對方的日曆上找到時間，請嘗試錄製快速、非正式的視訊訊息。
當您與某人交談過程步驟或您對他們項目的反饋時，只需錄製您的螢幕（當然，我們推薦 Snagit）。 然後，您可以透過電子郵件發送視訊鏈接，以便人們可以在適合的時間觀看。 不需要開會或閱讀小說。

電子郵件不一定是可怕的

現在你就擁有了！ 改變溝通方式似乎是一項艱鉅的任務，但往往是一些小事帶來最大的改變。 首先嘗試其中一種方法，看看會發生什麼！

使用 Snagit Connect Bundle 減少不必要的來回操作

使用 Snagit 捕獲螢幕並添加上下文，然後使用 Screencast 在任何地方共用。

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