電子郵件禮儀：12 個規則和有用的提示

電子郵件禮儀並不是我們生來就知道的。 然而，感覺除了我們之外的每個人都知道專業電子郵件的不成文規則。

幸運的是，一旦你了解了主要情況，這些規則並不難。 我們在這裡為您提供一些技巧，讓您脫穎而出。 我們保證，以一種好的方式！

因此，無論您是專業電子郵件通訊的新手還是只是想快速刷新，本指南都適合您。 畢竟，發送電子郵件永遠不應該是令人難以承受的事情。

讓我們了解電子郵件最佳實踐，以便您只需幾個步驟即可提升您的專業溝通水平。

什麼是專業電子郵件禮儀，為什麼它很重要？

簡而言之，電子郵件禮儀是您為專業溝通而撰寫電子郵件的方式。 電子郵件的不同方面有不同的目的，這就是我們在本指南中介紹的內容。

出於多種原因，電子郵件禮儀很重要。 首先，它為溝通定下了基調，體現了你的專業。 一封寫得不好的電子郵件可能會導致誤解，甚至破壞關係。

此外，適當的禮儀可以提高溝通的效率和效果，從而建立更好的關係和結果。

電子郵件無疑是職場溝通的首要溝通管道，因此如果您想成功，了解禮儀非常重要。

重要的不言而喻的電子郵件禮儀規則

讓我們回顧一下正確溝通應遵循的最重要規則。

專業電子郵件地址

這個很容易。 建立帳戶時，請使用帶有您姓名的電子郵件地址。 我知道我們年輕時都有過一段尷尬的經歷，我們永遠不想再出現。 如果您仍在使用它，讓我們創建一個新的！

適當且資訊豐富的主題行

您的主旨行是電子郵件的簡介。 或者，您的收件人將首先閱讀的內容。 保持這一內容簡短、簡潔且資訊豐富。

例如，工作申請電子郵件的良好主題行應該是：「銷售助理職位申請」。 請注意，主題行包括職位名稱“銷售助理”和目的“申請”。 收件者將確切地知道您要伸出援手的目的 - 這就是目標！

專業致詞和結束語

正確的稱呼總是像「你好，早安，親愛的，等等」之類的問候語，後面跟著他們的名字。 盡可能加上「Mrs、Ms、MR、Dr 等」前綴。

如果您不知道他們的名字，不用擔心，只需打個招呼即可。 並且不要忘記在稱呼後加上逗號。

您的結束語和簽名也將成為標準。 根據上下文，以「此致」、「此致」或「謝謝」等結束語結束電子郵件。

然後，使用您的姓名或個人化電子郵件簽名區塊簽署您的電子郵件。

正確的語法和拼寫

這一點很明顯，但可能是最難遵守的。 我們最好的建議是仔細檢查您的用詞並遵循標準語法規則。 Outlook 和 Gmail 具有拼字檢查器，但 Grammarly 等更高級的工具確實可以將您的寫作提升到一個新的水平。

保持專業的語氣，不要過度使用感嘆號。 我們知道，如果沒有它們，很難給人留下友好的印象，但請謹慎使用它們。 他們很快就會變得勢不可擋。

保持簡潔

沒有人願意浪費時間瀏覽一封又笨又長的電子郵件。 您的電子郵件收件者可能只在您的郵件上花費很少的時間。 這使得快速切入主題變得非常重要。

在開頭行中說明電子郵件的目的。 跟進一些額外的信息，並在一個時間範圍內結束它。 這使得每個人的溝通都變得非常容易和有效率。

不要讓附件堵塞收件匣

大文件是電子郵件收件匣最糟糕的惡夢。 它們可能會擾亂收件者收件匣的速度和效率。

明智的選擇是透過連結共享大型附件。

Screencast 是一款第三方應用程序，可為您的所有圖像和影片建立唯一的連結。 然後，您可以發送該連結而不是大附件本身。

此外，您還可以就附加的圖像或影片開始對話。 加入評論、反應並繼續在一個空間中進行協作。

相信我們，您的收件者會感謝您沒有放慢他們的收件匣速度。

立即與 Snagit 輕鬆溝通

Snagit 讓您可以輕鬆地為電子郵件創建和分享引人入勝且易於理解的視覺效果！

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全部回覆

全部回復是一個很棒的工具，但它也可能是個可怕的工具。 我們的建議是…謹慎使用它。 請記住，當您回覆全部時，您就回覆了全部。

線程中的每個人都會收到您的電子郵件，這是大眾訊息傳播的絕佳工具。 然而，它對於解決具體的、個人化的問題並不是一個很好的工具。

你可能不知道的最佳實踐

在這一點上，商務電子郵件禮儀似乎更可行一些。 或者說我們希望如此。 在本節中，我們將介紹一些電子郵件禮儀技巧，這些技巧將超越您的預期改善您的溝通。

及時回覆

嘗試在收到電子郵件後 24 小時內回覆您的電子郵件。 但有時，我們知道這是不切實際的。 相反，請使用艾森豪威爾方法優先考慮電子郵件的重要性。

避免使用電子郵件傳遞機密訊息

使用安全的訊息傳遞平台或面對面的對話來獲取任何機密資訊。 儘管電子郵件通常是私人的，但它們並非萬無一失。 俗話說：安全總比後悔好。

使用視覺傳達避免長牆文字

這是一個真正的遊戲規則改變者。 嘗試透過視覺效果來分享訊息，而不是冗長乏味的電子郵件。 對於您的收件人來說，這將更加有效且不那麼無聊。

事實上，TechSmith 最近的一項研究發現，98% 在工作中使用影片的受訪者表示，影片以多種方式影響其資訊的有效性，其中包括減少誤解、提高參與度和節省時間。

圖片

透過發送圖像，您可以輕鬆展示流程、提供回饋和共享數據。 當溝通變得清晰並且在視覺效果的幫助下蓬勃發展時，溝通會變得更加容易。

另外，螢幕截圖非常容易拍攝。 使用 Snagit 等螢幕截圖工具，您可以捕獲螢幕，並在需要時添加有用的註釋。 無論您需要標註重要細節、使用步驟工具來突顯流程，或是使用更多功能，Snagit 都能滿足您的需求。

完美編輯擷取的內容後，透過唯一的連結分享您的螢幕截圖。 然後，將其貼到您最喜歡的訊息傳遞平台中。 我們猜測是透過電子郵件發送的！

影片

當您需要為自己或您的團隊提供快速演示或教學時，影片是絕佳的工具。 透過 Snagit 的畫中畫錄製和螢幕繪製功能，您可以提升任何電子郵件。 只需按下錄音按鈕，其他一切都會變得簡單。

就像螢幕截圖一樣，您可以透過共享唯一連結透過電子郵件發送您的影片。

與 Snagit 分享您的螢幕截圖和螢幕錄製

使用 Snagit 輕鬆建立、編輯資訊並與任何人分享資訊！

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使用電子郵件過濾器和資料夾保持井井有條

最後，保持井井有條！ 電子郵件在我們每天收到的通訊海洋中迷失了。 而且您不能將所有這些都標記為已標記，這也會讓人感到困惑！

相反，創建資料夾以保持井井有條。 閱讀完電子郵件後，只需將其歸檔到適當的資料夾中即可。 這樣您就永遠不會丟失電子郵件，並且每當您需要其中的資訊時都可以快速查閱。

它改變了你的溝通方式，也改變了你的工作方式。 不再浪費時間。

綜上所述…

因此，發送專業電子郵件並不那麼困難。 有些約定肯定很難記住，但這就是本指南的全部內容。 需要的時候可以隨時參考，沒人會知道！