完美溝通的 12 條電子郵件禮儀規則

您不必成為撰寫電子郵件的專家。 但是，在編寫電子郵件時需要考慮很多事項，尤其是對於商務通信而言。 以下是一些電子郵件禮儀規則，請牢記您的專業信息。

電子郵件字段

為您的電子郵件填寫字段似乎很簡單，但這些提示可能會讓您避免一些尷尬，同時對您的收件人有所幫助。

仔細檢查收件人的地址

如果您曾經因為依賴電子郵件應用程序的“智能”建議而將電子郵件發送給錯誤的人，那麼您就會知道這有多尷尬。

只需一分鐘即可仔細檢查收件人的姓名和電子郵件地址。 如果您有一個將電子郵件地址轉換為收件人姓名以供顯示的應用程序，只需單擊該箭頭或將光標懸停在姓名上即可快速查看。

輸入簡潔的主題行

您在電子郵件中包含的主題行應該簡潔而有意義。 這使您的收件人一眼就能看到電子郵件的確切內容。 他們甚至可能按照內容的重要性來閱讀他們的電子郵件，這就是主題行的來源。

盡量使主題行簡短但重要。 使它成為您的消息包含的內容的簡明摘要。

必要時包括抄送和密件抄送

並非您郵件的每個收件人都屬於“收件人”行。 您可以使用抄送字段複製需要電子郵件作為參考的其他人，或使用密件抄送字段複製他們但將他們的電子郵件地址保密。

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為您要向其發送消息的人以及您需要他們執行的任何操作保留“收件人”字段。 對於只需要知道消息的其他人，無論您是否隱藏他們的電子郵件地址，請改用抄送和密件抄送行。

消息正文

顯然，電子郵件的正文是您包含信息的地方。 但有一些技巧需要記住，它們可以成就或破壞這一信息。

添加問候語

在撰寫商務電子郵件時特別重要的是添加問候語。 以“親愛的”、“你好”或類似的詞語適當地開始您的消息，然後是收件人的姓名。

沒有什麼比一封沒有問候語的電子郵件更能說明“我太著急了”。

使用易於閱讀的字體

雖然將您的消息字體切換為不同或獨特的字體很誘人，但對於實際閱讀電子郵件的人來說，這並不總是最佳選擇。

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使用易於閱讀的默認字體，例如 Arial 或 Times New Roman。 這些經典字體不僅是大多數電子郵件客戶端的標準字體，而且它們比腳本更易於閱讀，比過於隨意的選項更專業。

包括簽名

與取消問候語類似，不在電子郵件上簽名會讓人覺得不專業。 在結束時，您應該包括收件人需要的基本詳細信息。

電子郵件簽名各不相同，但可以包括您的全名、公司、職位、電話號碼、網站和社交媒體鏈接。 無論您的簽名中有所有這些詳細信息，還是只有您的名字，請務必將其添加到消息的末尾。

語氣和專業

除了填寫電子郵件字段和撰寫郵件正文的基礎知識外，還要考慮您的用詞。 你想用全部大寫來強調一個點嗎？ 你應該加入一點諷刺幽默嗎？ 讓我們進行更深入的探討。

注意大寫和格式

使用全部大寫、粗體文本或下劃線來強調您的文字可能很誘人。 但是信息中過多的這些內容會破壞目的，並可能傳達出攻擊性的信息。

盡量避免全部大寫。 您不希望您的收件人感覺好像您在對他們大喊大叫。 並僅在必要時謹慎使用粗體、斜體和下劃線等字體格式。

將幽默和表情符號保持在最低限度

雖然大多數人偶爾會喜歡一點幽默，但它並不總是在電子郵件中佔有一席之地。 原因是，收件人看不到您的肢體語言或聽到您的竊笑。 在書面交流中，幽默有時可能會讓人覺得不恰當甚至令人反感，即使你不是那個意思。

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除了消除幽默，盡量不要在電子郵件中過度使用表情符號。 雖然笑臉或豎起大拇指在聊天或短信中可能是有益的，但它們可以在商務電子郵件中傳達不專業的語氣。

添加必要的附件

我們都至少做過一次。 我們告訴收件人我們正在向他們發送文件，然後忘記附上它。 在點擊“發送”之前花點時間確保您已經包含了所有必要的附件。

此外，某些電子郵件服務（如 Gmail 和 Microsoft Outlook）提供提醒您遺忘附件的功能。 充分利用這些有用的工具，這樣您就不必在收到另一封包含文件和道歉的郵件後跟進您的電子郵件。

禮貌溝通

一些電子郵件禮儀規則並非一成不變，但可以簡單地表現出禮貌、體貼和樂於助人。

考慮針對移動設備的簡明消息

隨著越來越多的電子郵件在移動設備上查看，請在撰寫電子郵件時考慮到這一點。 去掉不必要的詞，開門見山。 沒有什麼比在需要連續滾動的手機上打開充滿文本的電子郵件更糟糕的了。

安排在工作時間內發送

如果您使用許多電子郵件客戶端提供的方便的電子郵件安排功能，請考慮安排發送時間。 在工作日結束時甚至在午夜發送電子郵件都不是一件好事。

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嘗試將電子郵件安排在工作日和工作時間，除非您有令人信服的理由不這樣做。

縮短冗長的網址

禮貌的最後一個提示是關於您在電子郵件中包含的鏈接。 類似於為移動查看器編寫較短的消息，您可以在包含鏈接時執行相同的操作。 考慮使用像 Bitly 這樣的 URL 縮短器或鏈接到文本。

與其讓鏈接在您的郵件中佔用太多空間，不如縮小其大小並仍然獲得指向您的收件人的鏈接。

希望這些電子郵件禮儀規則中的一些是您計劃用於您自己的業務消息的規則。 如果您確實發送了一封想要收回的郵件，請查看如何在 Outlook 中撤回電子郵件或如何在 Gmail 中取消發送郵件。