如何從 Outlook 中的服務器下載所有電子郵件？

Outlook 是 Microsoft Exchange Server 用戶的主要電子郵件界面。 它與服務器同步以快速方便地獲取和發送電子郵件。 無論您的電子郵件客戶端是 Outlook.com、Hotmail 還是 Gmail 等第三方，您都可以輕鬆設置帳戶並開始發送所有這些工作電子郵件。

由於它們是您的電子郵件，因此您當然希望能夠隨時打開它們。 無論您寫郵件已經過了幾個月，您都可以依靠 Outlook 顯示您需要的任何電子郵件。 或者你可以嗎？ 事實證明，事情並沒有那麼簡單。 默認情況下，Outlook 不會顯示所有內容：您的大部分電子郵件都保留在 Microsoft Exchange Server 上，而 Outlook 中只有一部分可供您使用。

如果您使用的是 Outlook 2019、2016、2013 或 Outlook for Office 365，則無法在不更改收件箱設置的情況下即時訪問舊電子郵件。 儘管如果您願意，您的電子郵件將永遠保存在服務器上，但您可能希望還擁有本地副本會很方便。 但是，按照 Outlook 的設置方式，它將長達 12 個月的電子郵件下載到本地磁盤。 如果您需要閱讀早於該日期的電子郵件，則必須採取適當的措施來強制 Outlook 從服務器下載它們。

為什麼 Outlook 有電子郵件下載限制？

您可能想知道為什麼會出現這種情況。 這是因為 Microsoft Office 在安裝到您的系統時會進行一些智能設置。 它會檢查您的所有硬件並進行必要的調整，以使程序在系統上以最佳方式運行。 對於 Outlook 和企業電子郵件，它在您的硬件上執行的檢查用於設置下載參數。

顯然，它試圖提供幫助，但該程序可能會變得多管閒事。 在檢查您的硬盤以驗證剩餘空間後，它會自動調整確定本地保留多少電子郵件的時間限制。 可用的磁盤空間越多，下載的電子郵件月數就越多。 根據以下公式進行計算：

• 如果可用磁盤空間高達 64 GB，最多 12 個月的電子郵件會自動下載到您的計算機上。
• 如果可用磁盤空間介於 32 GB 和 64 GB 之間（不包括任何一個數字），三個月的電子郵件會自動下載到您的計算機上。
• 如果磁盤上的可用空間量小於 32 GB，則計算機的本地存儲中僅保留一個月的電子郵件。

您可能想知道為什麼大驚小怪，為什麼不能將設置設置為“下載所有電子郵件”或類似的東西。 實際上，與流行的看法相反，電子郵件會佔用大量存儲空間。 那些過著忙碌的電子郵件生活的人經常發現發送和接收的電子郵件都佔用了大量空間。 如果您不監控磁盤使用情況，您可能會在醒來時發現您的所有空間都已被您的商務信函佔用。

微軟也知道這一點。 這就是為什麼 Office 旨在自動調整存儲參數，例如 Outlook 的默認本地電子郵件存儲限制。 通常，這沒關係； 您可能對過去幾年的電子郵件不太需要。 此外，無論設置如何，您仍然可以在本地訪問您的任務、日曆約會和聯繫人。

請記住，此設置的效果取決於您使用的電子郵件客戶端類型。 如果您使用 Microsoft 的本土電子郵件服務提供商之一，例如 Hotmail、Outlook 或 0365，則該設置確實會影響本地可用電子郵件的數量。 同樣的原則適用於大多數流行的商業電子郵件服務。 但是，如果您碰巧使用了 Gmail、Yandex 或 Yahoo 等公共服務提供商，則無需擔心，因為該設置不會產生任何影響。 您在 Microsoft Exchange Server 上的所有電子郵件都會在您計算機的內部存儲中存儲一個本地副本。

如何讓 Outlook 從服務器下載所有電子郵件

這裡的服務器自然是指Microsoft Exchange Server。 一些企業購買許可證以在本地託管 Exchange 服務器，而另一些企業則求助於第三方 Exchange 即服務服務器提供商。 Exchange Online（由 Microsoft 自己託管的服務的雲版本）的受歡迎程度也在增加。

無論使用何種 Exchange 模式，其主要功能都保持不變：在計算機之間發送電子郵件的消息傳輸代理。 通過電子郵件客戶端（在本例中為 Outlook）在兩端讀取消息。

從本質上講，通過使用 Exchange，您曾經發送和接收的所有電子郵件都會永久存儲在 Exchange Server 上。 當然，您的電子郵件的永久保留取決於個人帳戶的雲存儲限制和帳戶的持續使用等因素。 關鍵是在正常情況下，您仍然可以看到您的電子郵件，包括真正舊的電子郵件，即使它們沒有存儲在您的計算機上。

那麼，如何將所有電子郵件從服務器下載到 Outlook？ 如果您希望在 Outlook 中查看所有電子郵件，有兩種方法。

方法 1：使用 Outlook 中的“更多”鏈接

Outlook for Office 提供了一種簡單的方法來擴展文件夾中顯示的電子郵件數量。 假設您已長期維護帳戶或擁有較長的電子郵件歷史記錄，該應用程序通常只會顯示最近的電子郵件。 但是您可以強制 Outlook 下載所有 IMAP 電子郵件，或者至少顯示它們。

當您在 Outlook 中的收件箱或已發送文件夾中並向下滾動時，您很快就會到達所顯示電子郵件的末尾。 在那裡，您將看到一條消息，通知您可以單擊鏈接查看更多消息：

服務器上此文件夾中有更多項目

單擊此處查看 Microsoft Exchange 上的更多電子郵件

單擊“單擊此處查看 Microsoft Exchange 上的更多電子郵件”鏈接後，Outlook 會將該文件夾的其餘電子郵件下載到您的計算機。 這僅在您有互聯網連接時才有效。 此外，僅下載特定文件夾的電子郵件。 因此，如果您在“已發送”文件夾中，您只會收到您曾經發送過的所有電子郵件。

如果您進行郵箱搜索，此原則適用。 當您鍵入搜索查詢並顯示結果時，如果有大量與搜索詞匹配的電子郵件，您可能會在結果頁面底部看到以下內容：

顯示最近的結果…

更多的

單擊“更多”鏈接會下載與您的搜索查詢匹配的其餘電子郵件。

如果您希望一目了然地查看某個文件夾中的所有電子郵件，您可以通過 Outlook 的 Web 應用程序登錄您的帳戶。 這會將您帶到您帳戶的 Microsoft Exchange Server 界面，您可以看到那裡存儲的所有內容。

方法 2：更改 Outlook 中的“郵件保持離線”設置

這是確定 Outlook 在您的計算機上保留多少個月的電子郵件的設置。 請記住，這僅在使用 Microsoft 電子郵件客戶端或認可的企業電子郵件服務提供商時有效。 您甚至可以增加或減少保留郵件的數量。 您還可以告訴 Outlook 將每封電子郵件保存在本地。

據微軟稱：

Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013 和 Outlook for Office 365 提供 1、3、6、12 或 24 個月或全部選項。 Outlook 2019、Outlook 2016 和 Outlook for Office 365 提供 3 天、1 周和 2 週的附加選項。

事不宜遲，以下是您需要做的：

• 啟動 Outlook 應用程序。
• 前往“文件”選項卡。
• 選擇帳戶設置下拉選項。
• 當選項展開時，選擇帳戶設置。
• 在“帳戶設置”窗口中，選擇“電子郵件”選項卡。
• 如果您在 Outlook 中有多個帳戶，它們將顯示在此處。 選擇您要調整其設置的設置，然後單擊更改按鈕。
• 將顯示更改帳戶對話框。 確保選中使用緩存 Exchange 模式複選框。
• 將“郵件保持離線”滑塊移動到所需的年數、月數、天數或週數。 （如果滑塊顯示為灰色，您的管理員可能已阻止您更改設置。）
• 單擊下一步按鈕。
• 將出現一個彈出窗口，要求您確認配置更改。 單擊確定。
• 單擊完成並重新啟動 Outlook。

您應該很快會在 Outlook 底部看到一條消息，通知您“您的文件夾是最新的”。 這僅在 Outlook 完成從 Microsoft Exchange Server 下載所有郵件後才會出現。

僅在有足夠存儲空間時才選擇全部選項。 您的設置應與磁盤上的空間量相匹配。 如果您選擇將所有電子郵件下載到空間有限的磁盤，問題是不可避免的。 我們建議您先從存儲中刪除所有不需要的項目以釋放更多空間。

當然，您可能會發現很難決定從您的存儲中刪除什麼，所以我們在這里為您提供幫助。 您是否知道除了系統上的明顯文件外，還有一些垃圾文件除了增加您的存儲使用量之外毫無用處？ 當然，您想擺脫它們，但找到它們的位置可能是一個問題。

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