如何創建培訓手冊：使其變得簡單的步驟和工具

遲早，每個公司或組織都需要創建培訓手冊。 通常，他們需要創建多個手冊來涵蓋內部和外部培訓需求。

在內部，培訓手冊幫助所有員工在工作過程中保持高效和高效。

在外部，培訓手冊是客戶教育、培訓以及最重要的是滿意度的關鍵內容。

但是，如果您像我一樣，“培訓手冊”一詞會讓人聯想到一個單調的心理畫面。 一本厚厚的、企業外觀的小冊子，封面裝訂平淡。 也許它上面有一些庫存圖像，或者它只是一個堅實的封面上的標題。

所以，首先，讓我們從我們的腦海中抹去那幅畫。 舊的小冊子格式仍然在世界上佔有一席之地（例如您汽車的手套箱），但現在有更多選擇。 今天的培訓手冊看起來或功能都不像過去的培訓手冊。 任何人都可以創建一個。

在這篇文章中，我們將介紹如何編寫出色的培訓手冊以及創建它時的一些選項。

培訓手冊的目的是什麼？

儘管傳統培訓手冊的包裝發生了變化，但其崇高的目的始終如一。

培訓手冊是一組用於提高工作、流程或任務執行質量的說明。 公司使用培訓手冊進行現場、遠程、按需和及時培訓。 一些常見的應用包括：

• 入職新員工
• 推出新的軟件和系統
• 新的協議或流程文檔
• 共享標準作業流程
• 客戶培訓和教育
• 產品說明和信息

公司創建員工培訓手冊以提高組織生產力並確保每個人都擁有在工作中表現出色所需的工具和信息。

另一方面，公司和組織也創建了支持其客戶的培訓手冊。 當某些功能派上用場時，他們會教授如何使用他們的產品，並演示關鍵的工作流程。

客戶教育培訓手冊可幫助用戶充分利用他們的購買。 它們是關鍵資源，每家成功的公司都提供它們。

最好的培訓手冊是易於理解的信息指南。 他們使用相關的示例和圖像以清晰的語言闡述概念。 如果做得好，一份好的培訓手冊就會成為員工和經理或客戶和客戶值得信賴的資源。

如何編寫培訓手冊

編寫出色的培訓手冊可能令人生畏，但並非必須如此。 通過正確的方法，您可以快速從大綱轉到生產，並為您的同事或客戶（無論您的受眾是誰）提供有用且易於使用的資源。

就是這樣。

第 1 步：定義您的受眾

當您開始編寫培訓手冊時，第一件事就是知道您是為誰編寫的。 為此，請了解人們何時、何地以及如何訪問您的培訓內容。

要了解您的聽眾，您可能會提出並回答以下問題：

• 什麼會將它們帶到您的培訓手冊中？
• 他們的專業水平如何？
• 他們在什麼行業工作？
• 他們有多少時間？
• 他們是否偏愛書面或視覺內容？
• 您是否需要注意語言或文化參考？

回答這些問題有助於您調整內容的大小。 通過了解受眾技能水平、背景和內容偏好等信息，您可以構建內容以滿足他們的期望和需求。

很容易跳過這一步，告訴自己你對你的聽眾有一個隱含的理解。 而且，雖然您可能會這樣做，但花一些時間充實它並使圖片清晰聚焦將幫助您製作真正解決受眾問題的培訓內容。

第 2 步：規劃您的內容

一本很棒的培訓手冊很容易瀏覽。 第一次遇到它的人可以輕鬆地發現他們需要的信息，並且回訪用戶能夠快速找到特定的內容和主題。

您可以通過戰略性地規劃您的內容來確保您的培訓手冊就是這種情況。 簡而言之，這意味著佈置所有培訓材料並以合乎邏輯的方式組織它們。

您可以使用不同的主題來組織和分類培訓手冊中的主題。 您可以通過以下方式組織它們：

• 高級主題的初學者
• 要做的工作
• 產品特點
• 使用頻率
• 受觀眾歡迎

對於簡短的一次性培訓內容，這可能是一個快速過程，或者如果您要創建綜合指南，則可能需要更多時間。

如果您確實有很多主題，請考慮將它們分組並使用標題和子部分在您的手冊中創建邏輯流程和組織。 使用此結構在最終手冊中創建目錄。

第三步：確定內容呈現格式

您了解您的觀眾，並且您知道您想要什麼封面，所以現在是時候確定您將如何展示您的內容了。

在許多情況下，會有理想的方式來交付您的內容。 弄清楚它是什麼需要考慮你的觀眾和你的內容。 您有多種交付方式。 培訓手冊的常見交付媒介包括：

• 知識庫文章
• 視頻教程
• 在線課程
• PDF 指南
• 印刷指南書或小冊子

當涉及到您的聽眾時，請考慮他們的背景。

• 他們在使用本培訓手冊時在哪裡？
• 他們可以使用哪些工具和資源？
• 他們將無法訪問什麼？
• 他們有多少時間？

諸如此類的問題會告訴您，視頻、交互性和特定評估策略等內容是否是包含在您的培訓材料中的可行技術。

同時，有些主題更適合視頻，而另一些則更適合文字和圖像。 如果您要展示需要在行動中看到的複雜過程，您可以考慮使用視頻。 如果您正在處理許多離散的、簡單的序列，那麼使用圖像支持的書面格式可能是理想的。

一件好事是，今天的培訓手冊通常是在線提供的。 您可以將不同的格式合二為一，並提供豐富的媒體支持內容。

第 4 步：開發您的內容

此時，您已準備好開始開發您的內容。

對於基於視頻的培訓手冊

如果您正在為培訓手冊創建視頻，那麼您可以開始故事板、腳本、錄製和編輯視頻。

如果您以前從未創建過視頻，請不要氣餒採用這種方法。 TechSmith Camtasia 是專業視頻創作者使用的出色工具，但對於初學者來說很容易上手。 還有大量很棒的教程可以讓您立即進行創作。

此外，我們還提供 TechSmith Academy，這是一個免費資源，從有抱負的創作者到高級創作者，每個人都可以在這裡找到入門和提陞技能所需的所有資源。 查找有關培訓、視頻創作等大量主題的內容。

用於基於文本和圖像的培訓手冊

將使用書面文本和圖像構建的培訓手冊可能看起來已經過時，但事實並非如此。 在許多情況下，這將最適合您的受眾和您的內容。

如果您的手冊涵蓋基於計算機的過程，請捕獲每個步驟的屏幕截圖。 或者，對於現實世界的過程，展示過程的照片或圖形插圖是理想的。

為清晰註釋圖像

屏幕截圖和圖像通常需要進行一些調整才能真正理解它們的意思。 通常這意味著添加註釋，如箭頭、形狀和其他標註。 另一個不錯的方法是刪除或隱藏敏感或不必要的信息。

使用 Snagit 中的繪圖和編輯工具來編輯您的圖像，以便它們傳達正確的信息，並模糊或刪除不必要或敏感的信息。

編輯您的所有圖像以準備將它們包含在您的培訓手冊中。

第 5 步：組裝並交付您的手冊

現在是創建培訓手冊通常變得乏味的時候。 將圖像添加到模板、文檔或其他來源的過程涉及格式設置問題、圖像大小問題以及其他類似的、不可預見的挑戰。

在這種情況下，一個簡單的解決方案是從 Snagit 中的模板創建。 這使您可以在一個快速過程中選擇要包含在手冊中的圖像、添加文本、排列順序以及選擇外觀。

Snagit 附帶了許多專業模板供您選擇，您可以在 TechSmith Assets for Snagit 中找到更多免費和高級模板和其他資源。

這是一種很好的使用方法，因為您可以承擔需要涵蓋的每個流程或任務，並創建手冊的單獨部分。

然後，您可以將每個文件保存為 PDF 或圖像以供共享、編譯成完整的指南或單獨發佈在公司內部網中。

當然，製作單獨的獨立文檔可能不是正確的方法。 在這種情況下，您可以考慮使用 Zendesk 或 MadCap Flare 等工具來創建知識庫支持中心或幫助文件文檔。

如果您正在創建在線知識庫，您應該能夠同時使用視頻、圖像和書面內容。 因此，發揮創意並製作涵蓋受眾可能需要的所有內容的內容。

第 6 步：跟踪反饋並更新您的內容

創建培訓手冊的最後一步是徵求反饋並保持更新。

如果您與聽眾互動，請聽取他們對您提供的幫助的反饋。 根據他們所說的，看看是否有需要擴展的主題或尚未涵蓋的主題。

與往常一樣，系統將發生變化，產品和功能將更新，您的內容將需要更新以保持相關性和有用性。 確保保留所有工作的源文件，以便您可以輕鬆返回並進行更新。

結論

培訓手冊不再需要像以前那樣厚重、枯燥。 人們習慣於在線學習，與模擬信息源相比，他們通常更喜歡在線學習。

在線培訓手冊也比紙質手冊更容易訪問和瀏覽。 它們是可搜索的，並允許用戶為特定頁面添加書籤，以便輕鬆快速地訪問常用內容。

使用此處共享的正確工具和流程，您可以為同事或客戶創建出色的培訓手冊。

編者註：本文最初於 2019 年 7 月發布，並於 2020 年 9 月更新，以確保准確性和全面性。