認識上下文切換，工作場所的頭號生產力殺手

對於我們大多數人來說，我們的工作日從啟動我們的手機和電腦開始，這樣我們就可以檢查我們的電子郵件，趕上 Slack 消息，並查看我們的任務列表。 打開不同的應用程序並在多個工具之間切換有很多。

所有這些在不同工具、任務和資源之間來回切換的過程稱為上下文切換，它佔據了我們大量的工作時間——大部分時間我們甚至都不知道。 我們已經習慣了上下文切換，它看起來很正常，但它的成本很高。

在這篇文章中，我們將看看：

• 什麼是上下文切換以及我們為什麼這樣做
• 上下文切換的代價
• 如何防止上下文切換

什麼是上下文切換？

直到最近，術語上下文切換還專門指計算機存儲一個進程狀態以便稍後返回的過程。 這使我們能夠相當無縫地從一個應用程序或程序切換到另一個應用程序或程序。

上下文切換現在已經進入我們描述人類行為的語言，指的是我們傾向於從一項任務轉移到另一項不相關的任務。

當我們在查看我們的電子郵件收件箱、檢查我們的日曆和接聽客戶電話之間跳躍時，我們正在上下文切換。 多任務處理是我們傾向於用來描述上下文切換的另一個詞，儘管這兩個詞確實存在差異。

我們最終對計算機的了解是，它們在切換任務時很吃力。 越來越明顯的是，情境切換確實需要付出代價，因為它也適用於人類行為。

為什麼我們總是“上下文切換”？

儘管我們知道上下文切換不是最有效的工作方法，但我們仍然一直在這樣做。

這是因為上下文切換已成為現代勞動力中不成文的期望。 持續的緊迫感和不斷打擾我們的通知，以及零星會議的盛行，都讓我們養成了上下文切換的習慣。

我們有一種錯誤的緊迫感

無論有意與否，快速響應在工作場所經常得到回報。 這就產生了這樣一種感覺，即要想成功，你必須有一種緊迫感。

許多這種感知到的緊迫感都圍繞著 Slack 或 Teams 等消息應用程序發送的通信。 當收到指示新消息的通知時，很難動搖需要立即響應的感覺。

無論我們自己設定期望還是其他人為我們設定期望，很容易看出快速反應的價值如何帶來緊迫感，從而導致習慣性的上下文切換。

我們不斷收到通知

研究表明，70% 的美國人在收到通知後 5 分鐘內查看手機，平均每個人每天收到 65-80 條通知，很明顯，這是我們日常生活中持續存在上下文切換的主要原因。

通知本身並不是天生的壞事，但挑戰在於它們具有令人上癮的品質。 當我們收到通知時，我們的大腦會接收到多巴胺的激增，這是我們有條件追逐的東西。

儘管您可能不會立即響應您收到的每條通知，但即使是識別、處理和決定針對每條通知採取適當行動的行為也是一種上下文切換。

我們參加了太多不必要的會議

在《2021 年會議的未來報告》中，我們了解到員工每個月在非生產性會議上花費 31 個小時，平均每週參加 11-15 次會議。

以這種速度在會議之間跳來跳去意味著很難找到深入、專注的工作所需的長時間不間斷的時間。

人們可以通過每週發起“無會議日”來克服這種專注時間的障礙，這些日子專門用於專注的工作。

保護您的時間的一種方法是每周啟動“無會議日”。 另一個是重新考慮是否真的需要召開定期會議。

上下文切換的成本是多少？

上下文切換的高成本是一個非常真實的事情，但我們繼續定期進行。 它已經成為我們習以為常的事情，以至於我們常常甚至沒有意識到我們正在做這件事。

從表面上看，它似乎很無辜——在您正在撰寫的博客文章上點擊發布之前快速回复該電子郵件有什麼不好？ 在會議期間回答 Sally 關於 Slack 的問題可能不是什麼大事； 你可以在睡夢中回答這個問題！

但實際上，上下文切換的成本很高。 所有這些看起來沒什麼大不了的小轉變真的加起來了。 當然，上下文切換會對您的工作效率產生負面影響，但上下文切換對人腦的影響實際上遠不止於此。

我們在工作中的感受會受到這種行為的負面影響，加州大學爾灣分校完成的一項研究證明了這一點。 該研究調查了我們在工作中的感受，發現在反復中斷僅 20 分鐘後，壓力、沮喪、工作量、努力和壓力顯著增加。

這是有問題的，因為我們的日常生活經常被打擾。 根據 The Anatomy of Work Index，超過三分之一的員工對持續不斷的通知 ping 感到不知所措。

它還為我們提供了一些驚人的統計數據，說明上下文切換在我們的生活中是多麼普遍。 在電子郵件和視頻通話方面，與一年前相比，分別有 42% 和 40% 的人花在這上面的時間更多。 52% 的受訪者表示，他們在一年多前的虛擬會議期間同時處理多項任務，50% 的受訪者認為有必要立即響應通知。

當您查看代際差異時，這些上下文切換統計數據會變得更加明顯。 千禧一代和 Z 世代報告稱，他們比整體員工感到不知所措。

上下文切換的代價可能包括生產力下降、注意力持續時間短、時間浪費和倦怠。

生產力下降

在任務之間來回切換會降低我們的工作效率也就不足為奇了——你可能經歷過這樣的日子，你接觸了很多很多任務，但到一天結束時還沒有完全完成一個任務。

人類的大腦根本無法應對我們強加給他們的大量上下文切換——根據 The Workgeist Report '21，45% 的員工表示上下文切換會降低他們的工作效率，而 43% 的員工表示頻繁在應用程序和工具之間切換是很累。

注意力持續時間短

當您進行上下文切換時，您的全部注意力不會跟隨您。 當你從一個任務切換到下一個任務時，你的一些注意力會留在原來的任務上，其餘的注意力會跟著下一個任務。

正如您可以想像的那樣，隨著越來越多的轉換發生，您剩下的注意力會大大減少。

這就是為什麼您會發現自己在進行最近的活動時會插話提醒您之前的任務——您還沒有完成這些任務。

你的注意力現在分散在你接觸過的所有任務上，而不是專注於手頭的任務。 上下文切換不是人類大腦的設計目的，它也不是生產力的理想選擇。

浪費時間

加州大學歐文分校的研究人員在 2005 年進行的一項研究表明，中斷後平均需要 25 分 26 秒才能完全恢復工作。

當我們將該數字應用於典型工作日中經歷的中斷次數時，留給我們的就是每天浪費時間的實際小時數。 時間花在沒有做任何有成效的事情上，而是試圖從我們中斷的地方繼續。

上下文切換也有時間成本，這與行為導致的壓力和疲勞有關，並導致效率低下和重做。

上下文切換會造成太多任務和中斷的惡性循環，再加上由於工作量造成的壓力和績效不佳。 當我們停留在這個循環中時，我們會繼續浪費時間。

在極端情況下：倦怠

我們的工作記憶是完成工作的必要組成部分，但它有一個限制。 我們腦子裡一次只能保存這麼多信息，而且當我們每天都在上下文切換時，我們一直在測試這個限制。

如果您曾經發現自己多次重讀同一封電子郵件以掌握其中包含的信息，那麼您很可能經歷過腦霧現象。 這是指當上下文切換達到不健康水平時人腦所經歷的精神疲勞的一種方式。

頭痛、失去動力、感到筋疲力盡和疲倦都是倦怠的跡象。 當上下文切換在我們的日常生活中變得過於普遍時，這些症狀很容易開始蔓延。

如何防止職場情境切換？

上下文切換本身並不是壞事。 發生某種程度的上下文切換實際上是一件好事，這是一種解脫，因為它幾乎不可能從我們的生活中根除。

好消息是你可以實施策略來幫助確保你所做的上下文切換是必要的，而不是基於虛假的緊迫感或其他常見的罪魁禍首。 這裡有一些嘗試！

為一天創建“焦點邊界”

練習時間阻塞

在不間斷工作的情況下，專注時間至少為兩小時。 很難在定期彈出的通知和中斷中獲得這段時間。

一個好的策略是阻止你的時間。 瀏覽您的日曆並為所有事情確定專門的時間。 將檢查電子郵件和參加會議等膚淺的任務分塊放在一起，將需要更深入、更專注的任務放在一起。 它是“萬物皆宜，萬物各得其所”的日曆版本。

一些電子郵件客戶端和工作場所日曆甚至可以在您的日曆上自動安排專注時間塊。

設置“主題日”

如果您是一名經理，或者您的角色要求您在多個團隊中工作，以這種特定方式佔用您的時間似乎令人生畏。 如果是這樣，主題日可能是幫助您管理情境切換的不錯選擇。

使用主題日方法，您可以為一周中的每一天分配一個功能、目的或重點。 重要的是要確保以適合您特定需求的方式進行設置——這裡不一定有一個適合所有人的答案。

如果您花兩天時間進行團隊合作，花一天時間進行創造性的獨立項目，花一天時間進行管理，您的一周是否會過得很好？

也許 Dan Sullivan 的自由日、焦點日和緩沖日模型等主題適合您。 嘗試幾種方法，看看哪種方法最適合您的獨特情況。

全天練習單一任務

只有當您可以訓練自己在足夠長的時間內堅持一項任務以進入一段專注的工作時，設置您的時間表以減少上下文切換的成本才有效。 這當然是可能的，但需要有意識地養成習慣。

可以支持您處理單一任務的一些習慣是：

• 消除乾擾
• 設置計時器（從小處著手）
• 首先擺脫能量消耗和“幾乎完成”的任務

你不能期望在一夜之間完全扭轉一個壞習慣，比如不必要的上下文切換，但你可以採取措施通過養成新的支持習慣來改善它。

擺脫“注意力殘留”

為了將注意力完全投入到一項新任務中，您必須實際完成最後一項任務。 如果你還沒有，你的部分注意力將停留在那個未完成的任務上。

剩下的粘性部分就是所謂的“注意力殘留”，事實證明它不利於開始新任務。

那麼如何擺脫“注意力殘留”呢？ 您可以嘗試將相似的任務批處理在一起——人腦在相似任務之間進行上下文切換的難度較小。

在切換任務時使用內置的例程和儀式也很有幫助——這些可以作為大腦的緩衝器，並向其發出明確的信號，表明是時候切換檔位了，這可以減少“注意力殘留”。

定期休息以充電

我們在一天中都有精力充沛和精力不足的時候，您可能會注意到，當您處於精力不足的時期時，您的思緒會走神。 這會讓您面臨意外上下文切換的風險，但您可以阻止它！

在一天中短暫休息將有助於保持精力充沛並專注於工作。

除了標準的午餐和喝咖啡休息時間外，全天進行短暫的休息是保持精力充沛和專注於工作的好方法。

微休息可以看起來像幾分鐘的伸展運動、繞著街區走一圈，或者看一段有趣或溫馨的視頻。

然而，結合休息是保持精力充沛和思想遠離不必要的上下文切換誘惑的好方法。

在一天結束時脫離工作

上下文切換及其對人腦的影響不僅僅存在於您的工作日範圍內。

如果您在一天結束時沒有很好地脫離工作，您的大腦將很容易停留在發生的活動、未完成的事情以及明天等待您的任務上。 這會讓您感到精疲力竭，無法集中註意力迎接第二天的工作。

為確保您在一天結束時徹底休息並為明天的任務休息和恢復體力，可以嘗試一些例程和技巧。

有些人發現通過將相關的後續步驟添加到他們的日曆或待辦事項列表來組織一天結束時未完成的工作是一種有用的方法，可以阻止持續運行的待辦事項列表在他們的腦海中佔據一席之地小時。

其他人發現看看未來幾天和分配給他們的工作，可以幫助他們做好準備，並能夠在一天結束時有效地結束工作。 儘管如此，其他人已經開始簡單地承認工作日已經結束，並發現這非常有效。

找到一種適合你的方法並練習，直到它成為一種習慣。

控制通知

擺脫不必要的通知

您真的需要手機和桌面發送給您的所有通知嗎？ 可能不是——而且可能有一些你現在只是簡單地忽略了。

瀏覽您擁有的每個應用程序並評估是將通知保持打開狀態、完全關閉它們還是調整通知樣式以減少干擾是一個好主意。

讓我們以 Slack 為例。 關閉應用程序的所有通知可能不是一個好主意，但肯定有一些渠道不需要推送通知。

在更多社交渠道上屏蔽通知，並在直接消息和特定於項目的渠道中保持通知可以大大減少干擾，同時還可以讓您了解需要實時接收的詳細信息。

用你所有的應用程序完成這個練習可以在你的一天中創造很多美好的寧靜，並顯著減少不必要的上下文切換。

利用“請勿打擾”模式

如果完全關閉通知讓你有點緊張，但你仍然想避免上下文切換的高成本，“請勿打擾”模式可能會很適合你。

有了這個功能（在 Android 和 iPhone 上都可用），而不是從整體上使來自特定應用程序的通知靜音，您可以將所有通知靜音一段時間。

如果您正在嘗試我們之前討論的時間限制策略，您可以選擇在需要深度和專注工作的時間段期間使用“請勿打擾”模式，並且請放心，您認為必要的任何通知仍會通知您你在今天剩下的時間裡。

計劃檢查通知的時間

就像您可能會安排時間查看您的電子郵件一樣，安排時間查看您的通知可能會有所幫助。 這種方法減少了通知引起的即時分心，因為你知道你有專門的時間塊來檢查它們。 將這段時間實際記入您的日曆很重要。

最好記下您需要跟進或立即採取行動的任何內容，這些內容來自您的通知檢查。

依賴你的記憶當然可能是錯誤的，但它也需要一些注意力來擔心記憶——因為我們的整個目標是盡量減少伴隨上下文切換的注意力分散，不寫下這些新任務會適得其反。

上下文切換常見問題解答