您需要了解的驚人 SharePoint 列表提示和技巧

無論您是大型組織還是小型組織，SharePoint 都是一項服務，任何人都可以使用它來提高業務效率。 有了這個站點，您可以輕鬆地管理信息並與其他員工毫不費力地共享信息。 如果您對如何使用 SharePoint 的各種功能沒有適當的了解，那麼要充分發揮該平台的潛力可能是一項艱鉅的任務。 因此，我們決定寫一篇文章與您分享一些 SharePoint 列表技巧。 你很高興認識他們嗎？ 當我們很高興分享我們的知識時，讓我們開始吧。 此外，您還將學習 SharePoint 列表示例。

您需要了解的驚人 SharePoint 列表提示和技巧

我們已經詳細展示了有關 SharePoint 列表示例和 SharePoint 列表提示和技巧。

關於 SharePoint

2001年由微軟首次推出，是一個信息管理和共享平台。 它幫助組織創建站點來存儲數據並與員工共享數據。 您可以使用 SharePoint 創建多種類型的網站，例如團隊網站、通信網站、經典網站等。最好的是它帶有一些 Office 365 版本。 此外，您可以將其作為獨立服務購買。

但是，您可能在一家 IT 公司工作，卻從未聽說過這個內容管理平台。 這是因為許多小型組織不使用此工具，而是用其他 Microsoft Office 應用程序代替它。 但這並不能改變 SharePoint 強大的事實。 它有可能滿足您的大部分要求。 它使用工作流來提供協作工具，如列表、庫、數據庫等。

與其他 Microsoft 應用程序不同，它不會經常更新。 儘管如此，SharePoint 仍然具有現代外觀並且非常安全。

關於 SharePoint 的事實

• 全世界有超過1億人使用此協作工具。
• 全球近50 % 的頂級公司（包括財富 500 強公司）都使用 SharePoint 來滿足其日常需求。
• 微軟是一個相當大的組織，每年賺取數十億美元的收入。 但是您知道嗎，SharePoint 每年的總收入接近 20 億美元。
• 另一個有趣的事實是，Microsoft 每天有 10,000 個新的 SharePoint 用戶。
• 在這個現代時代，需要的一項技能是編碼。 然而，並不是每個人都喜歡編碼，而且您的許多員工可能不知道如何編碼。 因此，通過使用 SharePoint 的簡單拖放功能，任何人都可以在不編寫任何代碼的情況下構建網站。
• 您可以在 3 種不同的模式下使用此工具：內部部署、雲和混合。 因此，它不僅功能強大而且靈活。

現在，進一步閱讀以了解 SharePoint 列表提示。

在獲得大部分重要問題的答案後，就該學習 SharePoint 在線列表提示和技巧了。

1.將數據導出到Excel

SharePoint 列表的功能之一是數據的高級圖形表示功能。 因此，如果您在 SharePoint 列表中管理數據並需要使用圖形表示功能，則必須將數據導出到 Excel。 這是因為圖形表示在 SharePoint 列表中不可用。 導出到 Excel 是一項非常方便的功能，您應該使用它來節省寶貴的時間。 這是幫助解決您的查詢的第一個提示，SharePoint 列表提示。 讓我們知道第二個技巧。

2.使用過濾能力

SharePoint 列表的主要吸引力之一是過濾器選項。 通過過濾，您可以在幾秒鐘內輕鬆找到您一直在搜索的信息。 但是，如果沒有此過濾器選項，該操作可能需要數小時才能找到。

3. 與其他 Microsoft 365 應用集成

您可以將 SharePoint 列表與其他辦公應用程序集成，這是一個強大而方便的功能。 為了提高效率，您可以將該列表與 Power Apps、Power Automate 和 Power BI 集成。 這是 SharePoint 列表技巧的第三個技巧。 現在讓我們繼續下一個提示。

4.設置權限

權限是一項使 SharePoint 更有利可圖的功能，並且是許多其他列表軟件的更好解決方案。 最好的是你可以自定義權限。 如果某些員工不需要使用編輯選項，您可以只為他們提供必要的權限。 這不僅方便，而且降低了新員工刪除重要信息的風險。

5. 簡單是關鍵

SharePoint 列表技巧的下一個是它的簡單性。 但不要誤會。 它仍然是一個強大的工具。 但是，如果許多人不知道如何正確使用每個工具並使事情變得複雜，他們可能會以復雜的方式使用它。 因此，我們建議您不要這樣做，並列出尊重極簡主義的清單。 你如何製作簡約的清單？ 答案很簡單。 了解功能以及如何以正確的格式正確維護信息。

另請閱讀： Microsoft 365 Copilot：Office 應用程序的新 AI 助手

SharePoint 列表限制

學習 SharePoint 列表提示後，讓我們了解它的局限性。 您應該牢記 SharePoint 列表的某些限制。 它們如下所述：

• 30 、 000 、 000是您可以添加到 SharePoint 列表的最大項目數。 但是，您可能會說這已經足夠了。 是的，如果組織很小，那麼只有這個說法是正確的。 但如果它是財富 500 強公司之一，我們不確定這是否足夠。
• 250 MB 是列表的最大大小限制。 如果您想添加附件而不僅僅是用單詞填充列表，這可能會受到限制。
• 您可能想對某些用戶隱藏某些列。 但不幸的是，在 SharePoint 列表中無法執行此操作，這對某些用戶來說可能是一個主要缺點。
• 如果你想為某些用戶隱藏一些列表視圖，那也是不可能的。
• 如果列表中有數千個文檔或項目，某些用戶在搜索列表中的特定項目時可能會遇到閾值錯誤。
• 在列表中，可以使用通用選項名稱，如新項目、編輯項目、簽入和簽出。 但是您不能根據需要自定義菜單。

閱讀下一節以了解 SharePoint 列表示例。

SharePoint 列表示例

現在讓我們為您提供一些 SharePoint 列表示例，以加深您對此事的理解。

1.課程示例列表

在課程示例列表中，我們可以存儲課程的各種數據。 輸入課程名稱、講師姓名、描述、課程費用和課程類型等詳細信息。

2.假期清單

在這種類型的列表中，您可以跟踪有關員工休假的詳細信息。 輸入員工姓名、離職原因、離職日期、總期間、批准與否等詳細信息。

3.項目管理

如果你在經營一家公司，那麼你就會有一個項目。 此外，要有效地管理該項目，您可以使用 SharePoint 中的列表。 可以放在項目管理列表中的詳細信息是項目名稱、開始日期、結束日期、分配給、預算和持續時間。

4. 招聘名單/追踪

如果您是 HR，那麼這份清單將有很大幫助。 使用招聘跟踪器，您可以跟踪候選人資料、面試日期、申請狀態等。您可以添加的一些詳細信息包括候選人姓名、職位、申請日期、面試日期、招聘人員姓名、候選人電子郵件地址、經驗和技能。

5.員工調查表

要經營一家成功的公司，您需要優秀的員工。 我們知道很難找到優秀的員工。 然而，你知道什麼更難嗎？ 為了留住他們！ 如果你想經營一家成功的公司並保持成功，那麼聽取員工的建議和抱怨是必要的。 為此，您可以維護一個調查列表。 您可以在該列表中包含詳細信息：姓名、日期、薪水、健康福利、工作文化、績效反饋、工作機會等。

另請閱讀：如何解決不允許 SharePoint 編輯 Web 部件的問題

SharePoint 列表與 SharePoint 庫

獲得有關 SharePoint 的必要信息後，讓我們了解 SharePoint 列表和庫之間的一些差異。

SharePoint 列表是否優於 Microsoft Excel？

答案取決於用途。 如果你想要一個簡單且靈活的軟件體驗，那麼你可以使用列表，這是一個更好的選擇。 如果你想要一些強大的功能，比如圖表，Excel 是更好的選擇。 當我們在這裡討論 SharePoint 時，讓我們了解一些使它比 Excel 更好的東西。

• 它易於使用，您不必花費數月時間來學習 SharePoint 列表的功能。
• 它可以輕鬆地與其他 Microsoft 365 應用集成，這使其比電子表格更加靈活。
• 就像在亞馬遜上購物一樣，您可以使用列表中的高級篩選功能輕鬆找到正確的信息。
• 在 Excel 中，用戶可以下載一個特定的文件，將數據輸入其中，然後通過電子郵件將其發送給他們的老闆。 這種方法不僅費力，而且容易出錯。 但是，在列表中，用戶可以更改數據，並且只有一個版本。 沒有副本，也沒有管理多個文件的麻煩。
• 在 Excel 中，您無法優化每個用戶的權限。 您必須授予所有權限或不授予任何權限，這可能會導致刪除重要單元格、格式問題等問題。但是，您可以在列表中選擇要授予員工的權限。

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我們希望這篇關於SharePoint 列表提示的文章對您有所幫助。 我們還共享了一些其他信息，可幫助您獲得有關 SharePoint 列表示例的更多知識。 如果您仍有疑問，請不要忘記使用評論部分，我們的團隊會處理您的問題。 您也可以在評論中提出新的主題，我們將為此專門寫一篇文章。 將我們的網站保存到您的書籤以供將來參考。 感謝您閱讀。