製作具有專業外觀的文檔的 8 個 Microsoft Word 技巧

您可能已經知道，Microsoft Word 為您提供了大量工具來編寫和格式化大多數類型的文檔。 但是您應該使用這些功能中的哪些來創建具有專業外觀的文檔？ 這裡有幾個有用的提示。

為工作選擇合適的字體

無論您是創建商業文檔還是大學論文，都應選擇易於閱讀的字體。

如果您打算打印文檔，您可以選擇襯線字體，如 Times New Roman 或 Georgia。 顧名思義，襯線字母有襯線，您可以稱之為翅膀或尾巴，使字體看起來更華麗。 這些在印刷品上看起來很好。

對於數字文檔，請選擇無襯線字體，而不是 Arial 或 Calibri。 這些字體樣式沒有襯線（翼或尾），這使得它們在計算機或移動設備屏幕上更容易閱讀。

要更改字體樣式以及大小和顏色，請前往功能區的“主頁”選項卡和“字體”部分。

要更改所有文檔的默認字體，請使用右下角的小箭頭打開字體啟動器。

進行選擇，選擇“設置為默認值”和“確定”。

適當調整邊距

如果您對邊距有要求，您可以輕鬆地將它們設置為您需要的確切大小。 如果不是，標準是所有四個邊都為一英寸。 根據您創建的文檔類型，您可能需要較小的邊距以容納表格或圖表。 在這種情況下，您可以使用每邊二分之一英寸的窄邊距設置。

要調整邊距，請轉到“佈局”選項卡並打開“邊距”下拉菜單進行選擇。

對於精確尺寸的邊距，請選擇列表底部的自定義邊距。 在頂部輸入測量值，如果您願意，可以包括裝訂線，然後單擊“確定”以保存更改。

請注意，您在 Word 中有自定義邊距的其他選項。 您可以根據頁面方向、頁麵類型使用細節，並將頁邊距應用於整個文檔、特定部分或從一個點向前移動。

選擇正確的行距和段落間距

行距和段落間距會影響文檔的可讀性，因此這是另一個需要牢記的格式設置選項。 您可能需要加倍行距，例如大學論文，但如果不需要，Word 文檔的默認值為 1.15 磅，這適用於大多數文檔類型。

您可以從“主頁”選項卡上的“段落”部分調整間距。 如果您願意，可以選擇文檔中的所有文本或特定文本。 然後，打開行距和段落間距下拉菜單進行選擇。

要自定義間距，請在列表中選擇“行間距選項”。 使用縮進和間距選項卡上的間距部分更改段落前後的點。 然後，您可以使用“行距”下拉框來選擇“單倍”、“雙倍”或其他選項。

在進行更改時，您可以在底部看到預覽。 如果您對自己的選擇感到滿意，請選擇“確定”以應用它們。 您還可以使用“設置為默認值”按鈕為所有未來的文檔保留這些設置。

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調整縮進

同樣，如果您對縮進的顯示方式有要求，我們將向您展示如何調整它們。 但是如今許多文檔都使用左對齊文本。 要分解段落，只需在它們之間插入一個額外的行。

另一方面，您可能需要縮進每個段落的第一行，段落之間沒有額外的間距。 這種類型的佈局稱為首行縮進，例如您會在書中看到的佈局。

轉到“佈局”選項卡並使用“段落”部分中的“縮進”設置來更改當前的縮進。

或者，使用右下角的小箭頭打開段落啟動器。 然後，您可以在縮進和間距選項卡的縮進部分進行調整。 添加您想要的左右縮進，或在右側選擇一個特殊選項，如首行縮進或懸掛縮進。

適合時使用列的格式

專欄在某些類型的文檔（如小冊子和新聞通訊）中佔有一席之地。 如果您正在創建此類文檔，請轉到“佈局”選項卡並使用“列”下拉菜單選擇列數。

對於其他選項，請選擇底部的“更多列”。 然後，您可以使用預設，為每列選擇寬度和間距，並將其應用於整個文檔或僅應用於某些部分。

請記住，只有在您正在撰寫的文檔類型需要時，欄才有用。 這使您的文檔具有報紙風格的外觀，這通常不適用於學校論文、商業計劃書或公司報告。

添加標題以識別部分

如果您有一份冗長的文檔或可以從不同部分受益的文檔，您可以應用標題來識別這些部分。 這不僅有助於在視覺上將文檔分開以提高可讀性，而且對於創建目錄也很有用。

要應用標題，請選擇文本並轉到主頁選項卡。 使用樣式部分中的框選擇標題 1 或標題 2，具體取決於您想要的大小和样式。

您還可以更改標題的顏色。 例如，它可能顯示為藍色，而您想要黑色。 選擇標題並使用文本上方浮動工具欄中或“主頁”選項卡上“字體”部分中的顏色下拉框。

在文本和段落之間放置圖像

也許您正在向文檔中添加圖像。 您可以通過多種方式調整圖像在 Word 中的外觀，其中一種是調整圖像與周圍文本的位置。

例如，您可能有一個小的裝飾圖像，可以放在文字環繞它的地方。 或者，也許您有一個大的解釋性圖像，應該在段落之間獨立存在。

選擇圖像並單擊出現在右上角的“佈局選項”按鈕（僅限 Windows）。

或者，轉到圖片格式選項卡並使用功能區排列部分中的位置和環繞文本下拉菜單。

然後，您可以使用不同的間距選項將文本環繞在圖像周圍，將文本放置在圖像的頂部和底部，或者僅將文本環繞在左側或右側。

要獲得更多選項，請在“佈局選項”彈出窗口中選擇“查看更多”或在“位置”或“環繞文本”菜單中選擇“更多佈局選項”。

對圖像和對象使用對齊工具

使文檔看起來很棒的另一個技巧是對圖像、形狀或對像等內容使用 Word 的對齊工具。 您可以使用僅在您移動頁面上的元素時顯示的對齊指南，或啟用它們後立即出現並保留的網格線。

這兩個工具可以幫助您將物品均勻地隔開並並排放置，以獲得整潔的外觀。

提示：如需幫助移動圖片，請查看我們的如何在 Word 中自由移動圖像。

根據您使用的項目類型，前往圖片格式、形狀格式或圖形格式選項卡。 然後，打開“對齊”下拉框以選擇“使用對齊參考線”或“查看網格線”。 請注意，您不能同時使用兩者。

希望這些建議能幫助您製作出具有專業外觀的 Word 文檔。

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